(2025)
Welche Aufwendungen bei Dienstreisen erkennt das Finanzamt an?
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten einer Dienstreise (Auswärtstätigkeit) nicht oder nur teilweise, können Sie Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen und Nebenkosten (z. B. Parkgebühren, Gepäcktransport) als Werbungskosten absetzen.
Dienstreise mit privatem Anteil
Wird eine Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt kombiniert, dürfen die Kosten nur anteilig geltend gemacht werden. Beispiel: Zwei Tage beruflich, zwei Tage privat = 50 % absetzbar. Überwiegt der berufliche Anteil deutlich (z. B. 90 %), können die Gesamtkosten anerkannt werden. Wichtig: Eine klare Aufstellung der Kosten ist erforderlich.
Achtung: Vom Arbeitgeber übernommene Kosten (z. B. Flug, Hotel) dürfen nicht zusätzlich angesetzt werden.
Verpflegungspauschalen
Wer über acht Stunden auswärts tätig ist, kann Verpflegungspauschalen geltend machen:
- 14 Euro bei 8–24 Stunden Abwesenheit
- 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit (24 Stunden)
Diese Pauschalen gelten auch bei Fahrtätigkeiten, z. B. für Berufskraftfahrer oder Busfahrer.
Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer
Zusätzlich zur Verpflegungspauschale können Berufskraftfahrer eine Übernachtungspauschale von 9 Euro pro Kalendertag (bis 2023: 8 €) geltend machen – aber nur bei tatsächlicher Übernachtung im Lkw. Das gilt auch für An- und Abreisetage nur, wenn eine Übernachtung im Lkw stattfand.
Rechtliche Grundlage: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG (eingeführt durch das Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität)
Aktuelle Rechtslage: Streitfall zur Pauschale
- Ein Berufskraftfahrer machte 2020 für 220 Tage die Übernachtungspauschale geltend, obwohl er nur an 166 Tagen im Lkw übernachtete.
- Das Finanzamt erkannte nur die 166 Tage an – das Finanzgericht bestätigte dies (Urteil vom 18.06.2024, 2 K 534/22).
- Begründung: Der Pauschbetrag ist nur zulässig, wenn tatsächliche Mehraufwendungen vorliegen – also eine echte Übernachtung im Lkw.
- Die Revision wurde vom Bundesfinanzhof (Az. VI R 6/25) zugelassen. Betroffene sollten vergleichbare Fälle offenhalten.
Hinweis: Alternativ können höhere, tatsächliche Übernachtungskosten angesetzt werden – aber die Entscheidung (Pauschale oder Nachweis) gilt einheitlich für das gesamte Kalenderjahr.
