Dokumentation der Arbeitszeit: Arbeits- und steuerrechtliche Notwendigkeit

Dokumentation der Arbeitszeit: Arbeits- und steuerrechtliche Notwendigkeit
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Arbeitgeber die die Arbeitszeiten Ihrer Angestellten nicht lückenlos dokumentieren sind in einer rechtlichen Grauzone. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs steigt das Risiko für Unternehmer, dass die fehlende Dokumentation der Arbeitszeit von Angestellten rechtliche Probleme bereitet. Zudem können Abweichungen bei der Arbeitszeit nur mit entsprechender Dokumentation nachgewiesen werden.

Das EuGH-Urteil: Unternehmen müssen Arbeitszeiten vollständig erfassen Der Europäische Gerichtshof hat nun in einem Urteil entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten der einzelnen Arbeitnehmer zu dokumentieren haben. Nur so können die Arbeitsrechte von Beschäftigten in der Europäischen Union laut des EuGH sichergestellt
werden.

Die “Dokumentation der Arbeitszeit” soll den Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer den Arbeitgebern sicherstellen. In Deutschland gibt aktuell jedoch noch keine gesetzliche Regelungen wie die Dokumentation der Arbeitszeit zu gestalten ist. Das EuGH-Urteil enthält aber bereits konkrete Vorstellungen wie die Arbeitszeit dokumentiert werden muss. Das Urteil wird folglich langfristig dazu führen dass internationale Wirtschaftsprüfer die Einhaltung kontrollieren. Diese prüfen in der Regel ob Mindestlöhne eingehalten werden und Steuern
korrekt abgeführt werden. Die notwendige Dokumentation ist also dringlich einzuhalten. Entsprechend rückt die Dokumentation der Arbeitszeit besonders für steuerliche Zwecke in den Vordergrund. Aus steuerlicher Sicht verlangt nämlich auch das Finanzamt eine lückenlosen Dokumentation der Arbeitszeiten. Dies gilt insbesondere wenn Arbeitgeber steuerfreie Zuschläge für Arbeit an Feiertagen oder Wochenenden bezahlen.

Ohne Dokumentation konkret geleisteter Arbeitsstunden kann das Finanzamt die bisher steuerfreien Zuschläge  einkommensteuerpflichtig machen. Die Steuerbehörden beenden im Ernstfall das Arbeitsverhältnis mit dem Ehepartner, wenn ein Unternehmer seinen Ehepartner im eigenen Betrieb beschäftigt und bei den Arbeitsstunden trickst. Das Finanzamt kann im Ernstfall sogar die Betriebsausgaben für Gehaltsaufwendungen verweigern. Formvorlage zur Erfassung der Arbeitszeiten der Angestellten
(entspricht den Vorgaben des EuGH-Urteils vom 14.5.2019)

  • Name des Mitarbeiters
  • Personalnummer des Mitarbeiters
  • Monatliche Zeitabschnitte
  • Tageszeit zu Beginn der Arbeit
  • Uhrzeit zu Beginn der Pause
  • Zeit am Ende der Pause
  • Dauer der Pause
  • Zeit am Ende der Arbeit
  • Anzahl der Stunden ohne Pause

In Deutschland ist es aktuell noch kein Problem, kein automatisiertes Computer-System zur Dokumentation der Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu nutzen. Die Arbeitszeiten können einfach handschriftlich erfasst werden. Die Implementation in der Praxis bleibt also noch dem Arbeitgeber überlassen. Die Vorlage der Arbeitszeitdokumentation ist dann besonders glaubwürdig wenn die eigene Dokumentation der Mitarbeiter übereinstimmt. Besonders wenn sich die Dokumentation dann auch mit den tatsächlich geleisteten Stunden deckt.

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