Das Erstellen von Jahresabschlüssen gehört zu den wohl unbeliebtesten Tätigkeiten eines jeden Geschäftsführers. Jedoch ist es nicht nur Pflicht, sondern kann auch den zukünftigen Geschäftsbetrieb enorm beeinflussen. Häufig wird der Jahresabschluss deshalb an externe Bearbeiter abgegeben. Das kann jedoch, je nach Komplexität, einiges kosten. Es ist durchaus möglich den Jahresabschluss selbst zu erstellen. Doch selbst wenn nicht, sollte jeder in der Lage sein, den eigenen Jahresabschluss zu verstehen und überprüfen zu können. Denn auch Buchhalter machen Fehler. Der Auftraggeber kann für diese Inkorrektheiten durchaus haften und zur Rechenschaft gezogen werden.

Meist werden bei der Erstellung der Jahresabschlüsse die gleichen Fehler gemacht. Im Folgenden werden diese typischen Fallstricke vorgestellt und erklärt, wie sie vermieden werden können.

Erstellungspflicht

Besonders neu gegründete Unternehmen oder Selbstständige, die das erste Jahr schwarze Zahlen schreiben, vergessen häufig die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses. Diese sind jedoch ganz klar im Handelsgesetzbuch geregelt. Prinzipiell müssen alle Kaufleute, und damit auch Kapital- und Personengesellschaften, einen Jahresabschluss erstellen. Davon gibt es jedoch auch eine Ausnahme: Einzelkaufleute, die weniger als 600.000 Euro Umsatz und maximal 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, sind nicht zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Die Summen gelten dann, wenn sie die Grenzen an den jeweiligen Stichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschritten haben.

Vorbereitung

Wer erst nach Ablauf des Geschäftsjahrs an den Jahresabschluss denkt, verkompliziert den Prozess deutlich. Denn dann muss erst einmal viel Zeit und Aufwand in das Zusammentragen der einzelnen Belege und Unterlagen gesteckt werden. Deshalb ist es wichtig im gesamten Zeitraum die Unterlagen direkt so abzulegen, dass sie für den Jahresabschluss bereit liegen. Denn im Nachhinein können keine Aufwandbelege oder Abschreibungen mehr nachgereicht werden.

Zudem sollten die neusten Gesetze und Sonder-Richtlinien geprüft werden. Denn das Verständnis der rechtlichen Grundlagen ist das Fundament eines guten Jahresabschlusses. Wer die Abschlüsse selbst in die Hand nehmen will, der sollte in Erwägung ziehen, eine Ausbildung zum Bilanzbuchhalter zu machen. Denn hier werden nicht nur alle Rechnungslegungs-vorschriften gelehrt, sondern auch, wie man Jahresabschlüsse aufbereitet und auswertet.

Bilanz ist Teil der Steuererklärung

Für bilanzierungspflichtige Unternehmen gehört die Bilanz mitsamt dem Jahresabschluss zur Steuererklärung. Dass alleine zur Erstellung der Bilanz schon eine Ausbildung zum Bilanzbuchhalter existiert zeigt eindrucksvoll, dass die gesamte Steuererklärung ein komplexes Konstrukt ist, welches nicht ohne tiefgreifende Kenntnisse hinreichend gebaut werden kann. Nicht ohne Grund gehen bereits Privatpersonen im normalen Angestelltenverhältnis normalerweise zum Steuerberater.

Rechnungserstellung

Einer der häufigsten Fehler wird bereits vor der Erstellung des Jahresabschlusses gemacht: Falsche Rechnungsstellung. Dabei kann der Fehler auf beiden Seiten Folgen haben. Als Rechnungssteller kann es sein, dass beispielsweise der Vorsteuerabzug entfällt oder keine Umsatzsteuer in der Rechnung aufgeführt ist. Das bedeutet, dass tatsächlich Geld fehlt. Ist der Jahresabschluss jedoch bereits erstellt und die Rechnung längst beglichen, ist eine Änderung dieser nicht mehr möglich.

Das gilt auch wenn eventuell der falsche Steuersatz verwendet wurde. Ist dieser in den Rechnungen zu gering ausgewiesen, kann es sein, dass eventuell nachgezahlt werden muss und zwar inklusive Zinsen.

Auch wer als Kunde eine falsche Rechnung erhält und nicht auf den Fehler aufmerksam wurde, hat eventuell das Nachsehen. Denn fällt bei der Prüfung des Jahresabschlusses dieser Fehler auf, so kann es sein, dass die Rechnung nicht mehr als Betriebsausgabe anerkannt wird. Es lohnt sich also jede einzelne Rechnung ganz genau zu prüfen.

Bewertung der Unternehmensgröße

Die zu verwendende Buchführung sowie Bilanzierung sind von der Größe des jeweiligen Unternehmens abhängig. So muss vor dem Jahresabschluss eine Bewertung dieser stattfinden. Denn mit der Unternehmensgröße gehen diverse Recht und Pflichten bei der Bilanzierung einher.

Wird die Firma falsch geschätzt, so folgen dementsprechend Verstöße gegen den Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung, da die falsche Bilanzierungsform gewählt wird. Für die Größen-Bewertung sind die jeweiligen Geschäftsführer zuständig. Wird diese Aufgabe nicht ordnungsgemäß oder eventuell gar nicht ausgeführt, so liegt eine Verletzung der Sorgfaltspflicht vor.

Offenlegung der Bilanz

Aus einer Falschbewertung können darüber hinaus außerdem Fehler bei der Offenlegung der Bilanz entstehen. Denn hier gelten je nach Größe unterschiedliche Regeln. So muss beispielsweise ein Kleinunternehmen seine Bilanz nicht gänzlich offenlegen, sondern lediglich an den Bundesanzeiger übermitteln und im Unternehmensregister veröffentlichen.

Wenn also ein Unternehmen zu klein geschätzt wird und die Bilanz nach den obigen Erklärungen behandelt wird, kann es sein, dass keine Bilanz offengelegt wurde, obwohl das Unternehmen eigentlich dazu verpflichtet wäre. Darüber hinaus unterscheiden sich die notwendigen Unterlagen, die an den Bundesanzeiger übermittelt werden müssen. Diese können also bei Falschbewertung der Unternehmensgröße mangelhaft sein.

Sonderbilanzen

Besonders häufig wird bei der Erstellung des Jahresabschlusses die Sonderbilanz vergessen. Diese wird beispielsweise dann benötigt, wenn Rücklagen umgewandelt werden sollen, um eine Kapitalerhöhung zu erreichen. Entweder kann dies durch die Vorjahresbilanz geschehen, oder eben durch eine Sonderbilanz. Diese darf allerdings nicht älter als 8 Monate sein. Darüber hinaus muss sie in einer speziellen Untersuchung geprüft werden und alle Gesellschafter müssen über sie entscheiden.

Aufbewahrungspflichten

Das befriedigende Gefühl den Jahresabschluss erledigt zu haben ist durchaus sehr nachvollziehbar. Auch, dass die Unterlagen so schnell wie möglich von Schreibtisch verschwinden sollen. Allerdings sollten diese auf keinen Fall zerstört werden. Denn das würde gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen. In den meisten Fällen beträgt diese 10 Jahre. Dabei spielt nicht das Datum auf dem Dokument selbst eine Rolle. Viel mehr beginnt die Frist am Ende des Kalenderjahres, in welchem der Jahresabschluss mit Hilfe dieser Unterlagen erstellt wurde.

Dabei sollte auch beachtet werden, dass nicht leserliche Rechnungen als nicht existent gelten. Dies passiert vor allem häufig mit Belegen die auf Thermopapier gedruckt wurden. Es empfiehlt sich also, diese immer direkt nach Erhalt zu kopieren.

Eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht kann hohe Bußgelder zur Folge haben. Sollten bei einer Nachprüfung etwaige Unstimmigkeiten durch fehlende Dokumentation nicht geklärt werden können, kann dies sogar als Steuerhinterziehung geahndet werden.

Unterschriften und Angaben

Es ist zwar keine Pflicht, kann jedoch Ärgernisse vermeiden: Die Angabe der Kontaktperson in der Buchhaltung. Denn sollten Rückfragen bestehen, sollte die Kommunikation möglichst einfach verlaufen, um Missverständnisse schnell aus dem Weg räumen zu können.

Darüber hinaus sollten natürlich die Unterschriften der verantwortlichen Personen nicht vergessen werden. Das Handelsregister legt genau fest, wer den Jahresabschluss unterschreiben muss.

Feststellung

Selbst wenn die Bilanz perfekt und ohne all die oben genannten Fehler erstellt wurde, kann tatsächlich noch etwas schief gehen. Häufig wird schlicht und einfach die Feststellung des Jahresabschlusses vergessen. Hier wird die Bilanz und alle darin enthalten wirtschaftlichen Zahlen und Fakten durch alle Gesellschafter und Geschäftsführer genehmigt. Deshalb muss der fertig erstellte Jahresabschluss so schnell wie möglich an alle Gesellschafter weitergeleitet werden. Hintergrund ist, dass die Verschleppung von Informationen vermieden werden soll.