(2023) Jakie dokumenty są wymagane?

Podstawą rachunku zysków i strat są proste zapisy, które rejestrują wszystkie przychody otrzymane w ciągu roku oraz wszystkie wydatki. Zgodnie z tzw. "zasadą przepływów pieniężnych" przychody operacyjne należy uwzględnić w roku obrotowym, w którym zostały otrzymane, a wydatki operacyjne w roku obrotowym, w którym zostały poniesione.

Unikniesz więc podwójnej księgowości, skomplikowanego rachunku zysków i strat oraz nie musisz sporządzać bilansu ani przeprowadzać inwentaryzacji. Sposób, w jaki zbierasz dokumenty i obliczasz swoje liczby, jest w dużej mierze dowolny.

Nie wystarczy jednak utworzyć jednego wpisu "Przychody operacyjne" i "Wydatki operacyjne". W przypadku większej skali działalności należy te pozycje rozdzielić, najlepiej zgodnie z podziałem w formularzu podatkowym "Anlage EÜR".

Rejestracja przychodów

Nawet jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat jesteś zobowiązany do rejestrowania przychodów osobno dla celów podatku VAT (§ 22 ust. 2 UStG; wyrok BFH z 26.2.2004, BStBl. 2004 II s. 599). Musisz zatem wymienić

• przychody podlegające opodatkowaniu VAT z kwotami netto i odpowiednim podatkiem VAT, rozdzielone według stawek podatkowych (7 %, 19 %),
• przychody zwolnione z VAT.

Oddzielne rejestracje wydatków operacyjnych

Niektóre wydatki operacyjne musisz rejestrować osobno i oddzielnie od pozostałych wydatków operacyjnych, ponieważ tylko wtedy można je odliczyć w ustawowo przewidzianym zakresie (§ 4 ust. 7 EStG). A mianowicie

• koszty reprezentacyjne w 70 %
• prezenty do 35 Euro rocznie na osobę
• koszty domowego biura (tylko jeśli jest to centrum działalności)
• wypłaty i wpłaty, jeśli chcesz odliczyć odsetki powyżej kwoty bazowej 2.050 Euro jako wydatki operacyjne.

Rejestr środków trwałych

W rejestrze środków trwałych musisz na bieżąco rejestrować następujące aktywa wraz z kosztami nabycia lub wytworzenia oraz datą ich nabycia, wytworzenia lub wniesienia (§ 4 ust. 3 zdanie 5 EStG):

• nieamortyzowalne aktywa trwałe, takie jak grunty, udziały, inne inwestycje finansowe, nieamortyzowalne wartości niematerialne.
• amortyzowalne aktywa trwałe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to aktywów o kosztach nabycia lub wytworzenia przekraczających 1.000 Euro netto (przy nabyciu od 1.1.2008).
• określone aktywa obrotowe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to udziałów w spółkach kapitałowych, papierów wartościowych i porównywalnych niewystawionych roszczeń i praw, gruntów oraz budynków w obrocie.

Uwaga: W tym rejestrze środków trwałych muszą być również wpisane wartości księgowe na początku i na końcu roku obrotowego oraz odpowiednie kwoty amortyzacji i ewentualnie specjalna amortyzacja zgodnie z § 7g EStG dla amortyzowalnych środków trwałych (np. samochody służbowe, komputery, meble biurowe itp.).

Kolejny szczególny rejestr jest wymagany dla środków trwałych o niskiej wartości. Te, które zostały nabyte lub wytworzone w okresie od 2010 do 2018 roku, muszą

• do 250 Euro netto (do 2017: 150 Euro) nie muszą być rejestrowane (są amortyzowane natychmiast) i
• od 250,01 Euro (do 2017: 150,01 Euro) do 1.000 Euro netto muszą być rejestrowane na osobnym koncie i amortyzowane jako pozycja zbiorcza przez 5 lat.

Wypłaty i wpłaty

Musisz je rejestrować osobno, jeśli poniosłeś "pozostałe odsetki od zadłużenia" z tytułu kredytów firmowych. W przeciwnym razie odliczenie odsetek od zadłużenia jest ograniczone do odsetek na finansowanie aktywów oraz do dalszych odsetek do kwoty jedynie 2.050 Euro (§ 4 ust. 4a zdanie 6 EStG).

Kwota odliczenia inwestycyjnego

Specjalne rejestracje są wymagane, jeśli chcesz odliczyć kwotę odliczenia inwestycyjnego. Jest to możliwe, jeśli zysk - bez kwoty odliczenia inwestycyjnego - nie przekracza 200.000 Euro.

Domowe biuro

Dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które chcą odliczyć domowe biuro od podatku, obowiązują specjalne obowiązki rejestracyjne zgodnie z § 4 ust. 7 EStG. Obowiązki te dotyczą rejestracji kosztów przypadających na biuro. Dopuszczalne jest jednak oszacowanie tych kosztów i ich udokumentowanie po zakończeniu roku obrotowego lub kalendarzowego na podstawie rocznego zestawienia banku. Dotyczy to również wydatków zależnych od zużycia, takich jak koszty wody i energii.

W odniesieniu do kwot amortyzacji wystarczy je zarejestrować raz w roku, wkrótce po zakończeniu danego roku kalendarzowego lub obrotowego. W przypadku odliczenia rocznej ryczałtu nie obowiązują szczególne obowiązki rejestracyjne zgodnie z § 4 ust. 7 EStG.

Osoby prowadzące rachunek zysków i strat nie podlegają co prawda szczególnym ustawowym obowiązkom rejestracyjnym. ALE: Obowiązek rejestracji może wynikać z ustawy o podatku VAT lub "Zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (w skrócie GoBD)". Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania transakcji bezgotówkowych w ciągu dziesięciu dni. Przychody i wydatki kasowe muszą być rejestrowane codziennie. Informacje nie mogą zostać utracone, dlatego konieczne jest uporządkowane przechowywanie faktur przychodzących i wychodzących oraz systematyczne rejestrowanie płatności. Zwykle odbywa się to poprzez bieżące numerowanie i księgowanie faktur przychodzących i wychodzących, a także ich przechowywanie w specjalnych folderach lub poprzez zapisy elektroniczne. Późniejsze zmiany w księgowości, takie jak anulacje lub korekty, muszą być jasno udokumentowane. Dlatego: Nie rezygnuj z bieżących zapisów, nawet jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat.

Ważne: Jako przedsiębiorca musisz przechowywać wszystkie dokumenty, w tym dokumenty MS-Office, pliki PDF i e-maile, w sposób zapewniający ich integralność. Oznacza to, że późniejsze zmiany w dokumentach elektronicznych, nawet niezamierzone, muszą być wykluczone lub musi być zapewniona możliwość ich śledzenia poprzez pełną historię zmian. Przechowuj dokumenty elektroniczne w systemie zarządzania dokumentami.