Kiedy mogę skorzystać z cyfrowego przesyłania dokumentów?
Ab sofort haben Sie in allen Bundesländern die Möglichkeit zur Nachreichung digitaler Anlagen (Nachdigal) an die Finanzverwaltung. Wollte das Finanzamt bisher Belege als Nachweis für angegebene Aufwendungen, musste man diese in Papierform - also per Post - übermitteln.
Sie sollten allerdings keine Belege unaufgefordert übermitteln. Die Finanzverwaltung bittet ausdrücklich darum, Belege nur nach einer Aufforderung durch das Finanzamt einzureichen.
Es besteht übrigens keine Pflicht, die Nachweise elektronisch an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Sie können dem Finanzamt Belege auch weiterhin in Papierform zukommen lassen.
Wichtig: Die Dateien müssen im PDF-Format übermittelt werden, andere Formate sind bislang nicht vorgesehen. Machen Sie also ein Foto von einem Beleg, können Sie dieses beispielsweise nicht im JPG-Format schicken, sondern müssen es in ein PDF umwandeln.
Kiedy mogę skorzystać z cyfrowego przesyłania dokumentów?
Czy urząd skarbowy może w każdej chwili zażądać dokumentów?
Urząd skarbowy wstępnie rezygnuje z przedkładania dokumentów. Jeśli na przykład poniosłeś wydatki po raz pierwszy, do rozpatrzenia zeznania podatkowego może być wymagane przedłożenie dokumentów. Urząd skarbowy zażąda ich od Ciebie w razie potrzeby.
Wymagane dokumenty możesz przesłać do urzędu skarbowego, jeśli zostałeś poproszony o ich dostarczenie. Nawet jeśli nie masz żadnych dokumentów, możesz poinformować urząd skarbowy, że nie posiadasz żadnych dokumentów.
Czy urząd skarbowy może w każdej chwili zażądać dokumentów?
Jak można zastąpić lub poprawić już przesłane dokumenty?
Procedura korygująca dla już przesłanych dokumentów nie jest obecnie przewidziana.
W przypadku przesłania zaktualizowanego dokumentu, odpowiednia sytuacja musi zostać wyjaśniona w polu "Ihre Nachricht ans Finanzamt". Ocena przesłanych dokumentów odbywa się przez pracownika w odpowiednim urzędzie skarbowym.
Jak można zastąpić lub poprawić już przesłane dokumenty?
Czy dokumenty przesłane do urzędu skarbowego zostaną usunięte w przypadku ponownej wysyłki?
Die bereits übermittelten Belege werden durch einen erneuten Versand nicht gelöscht. Vielmehr werden bereits gesendete Belege um die neu übermittelten Daten ergänzt.
Die Bewertung der übermittelten Belege erfolgt dann durch den Bearbeiter bzw. die Bearbeiterin im zuständigen Finanzamt.
Czy dokumenty przesłane do urzędu skarbowego zostaną usunięte w przypadku ponownej wysyłki?
Czy mogę również wystawić dowód wewnętrzny, jeśli brakuje oryginalnego dokumentu?
Odliczenie kosztów bez dowodu – czy to możliwe?
W prawie podatkowym obowiązuje zasada: "Brak księgowania bez dowodu."
Brak dowodu może zagrozić odliczeniu kosztów, ponieważ wydatki służbowe lub firmowe muszą być udokumentowane. Wyjątki dotyczą tylko sytuacji, gdy uznawane są ryczałty na określone wydatki.
Własne dowody są możliwe – ale tylko w wyjątkowych przypadkach
Jeśli brakuje oryginalnego dowodu, można wyjątkowo stworzyć własny dowód. Urząd skarbowy zaakceptuje go tylko w uzasadnionych przypadkach – zwłaszcza gdy:
- wydatek jest służbowy lub firmowy,
- wysokość kosztów wydaje się wiarygodna,
- i nie można uzyskać zastępczego dowodu.
Uwaga: Własne dowody są tylko rozwiązaniem awaryjnym. Im staranniej są przygotowane, tym większa szansa na ich uznanie.
Zawartość własnego dowodu
Własny dowód powinien zawierać następujące informacje:
- Cel wydatku
- Kwota płatności
- Data płatności
- Odbiorca (jeśli znany)
- Data wystawienia dowodu
- Podpis potwierdzający
W przypadku płatności gotówkowych własny dowód powinien być uzupełniony dodatkowymi dowodami (np. kopia listu, wyciąg bankowy, zdjęcie).
Niskie kwoty: Mniej problematyczne
W przypadku niskich kwot do 150 Euro brutto uznanie jest zazwyczaj bezproblemowe – szczególnie przy przelewach.
Typowe przykłady:
- Napiwki
- Opłaty za szatnię
- Zagubiony paragon za przesyłkę
Wyższe kwoty: Zastępczy dowód zamiast własnego dowodu
Im wyższa kwota, tym bardziej szczegółowo urząd skarbowy będzie sprawdzać. W takich przypadkach zaleca się:
- zażądanie zastępczej faktury od dostawcy,
- zanotowanie utraty oryginalnego dowodu na zastępczym dowodzie.
W ten sposób unikną Państwo pytań i zabezpieczą ewentualne roszczenia gwarancyjne.
Ważne dla firm: Brak odliczenia podatku VAT z własnym dowodem
Firmy nie mogą przy własnych dowodach odliczać podatku VAT, ponieważ wymagana jest prawidłowa faktura z wykazanym podatkiem VAT.
Brak poprawy może oznaczać rezygnację z wysokich kwot. Dlatego:
Własne dowody są tylko rozwiązaniem awaryjnym.
Czy mogę również wystawić dowód wewnętrzny, jeśli brakuje oryginalnego dokumentu?
