Wer seine Steuererklärung nicht oder nicht fristgemäß einreicht, muss damit rechnen, dass das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzt (§ 152 AO). Bei jährlich abzugebenden Steuererklärungen beträgt dieser für jeden angefangenen Monat der Verspätung 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens jedoch 25 Euro. Doch kann auch ein Verspätungszuschlag trotz Erstattung festgesetzt werden? Der Bundesfinanzhof hat diese Frage nun bejaht.
Bei der Festsetzung eines Verspätungszuschlags ist zwischen einer Ermessensentscheidung und einer gesetzlich vorgeschriebenen Festsetzung zu unterscheiden:
- Nach § 152 Abs. 1 AO kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Es muss dabei sein Ermessen pflichtgemäß ausüben. Von einem Zuschlag ist abzusehen, wenn der Steuerpflichtige glaubhaft macht, dass die Verspätung entschuldbar ist.
- Nach § 152 Abs. 2 AO muss grundsätzlich ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden, wenn eine auf ein Kalenderjahr bezogene Steuererklärung nicht innerhalb der dort genannten Fristen eingereicht wurde. Grundsätzlich sind dies 14 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres; für bestimmte steuerlich beratene Steuerpflichtige gelten 19 Monate.
Von dieser Muss-Regelung gibt es jedoch Ausnahmen. Sie greift unter anderem nicht, wenn die Steuer auf null Euro oder einen negativen Betrag festgesetzt wird oder wenn die festgesetzte Steuer die Vorauszahlungen und anzurechnenden Steuerabzugsbeträge nicht übersteigt (§ 152 Abs. 3 Nr. 2 und 3 AO). Das bedeutet: Auch in Erstattungsfällen kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Es muss dann allerdings nach § 152 Abs. 1 AO eine Ermessensentscheidung treffen.
BFH: Verspätungszuschlag trotz Erstattung zulässig
Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein Verspätungszuschlag trotz Erstattung zulässig sein kann. Bei seiner Ermessensentscheidung darf das Finanzamt insbesondere berücksichtigen, ob der Steuerpflichtige bereits häufiger Steuererklärungen verspätet eingereicht hat (BFH-Urteil vom 7.5.2026, Az. V R 26/24). Der Fall: Ein Unternehmer ließ seine Umsatzsteuerjahreserklärung 2020 durch eine Steuerberatungsgesellschaft erstellen. Die Erklärung ging erst am 30.1.2023 beim Finanzamt ein. Zwar ergab sich eine Erstattung von 168,24 Euro. Dennoch setzte das Finanzamt einen Verspätungszuschlag von 125 Euro fest. Der Unternehmer verwies unter anderem auf die besonderen Umstände während der Corona-Pandemie. Das Finanzamt berücksichtigte jedoch, dass bereits die Umsatzsteuerjahreserklärung für das Vorjahr verspätet eingereicht worden war. Die Klage gegen den Verspätungszuschlag blieb letztlich auch vor dem Bundesfinanzhof erfolglos.
Wiederholte Verspätungen dürfen berücksichtigt werden
Nach Auffassung des BFH ist der Verspätungszuschlag ein Druckmittel mit repressivem und präventivem Charakter. Er soll nicht nur eine verspätete Abgabe sanktionieren, sondern Steuerpflichtige auch dazu anhalten, künftige Steuererklärungen fristgerecht einzureichen. Bei der Ermessensentscheidung darf das Finanzamt deshalb insbesondere die Dauer und Häufigkeit früherer Fristüberschreitungen berücksichtigen. Dass sich aus der verspätet eingereichten Steuererklärung eine Erstattung ergibt, schließt einen Verspätungszuschlag nicht aus. Im konkreten Fall durfte das Finanzamt daher berücksichtigen, dass der Unternehmer seine Umsatzsteuerjahreserklärungen wiederholt verspätet abgegeben hatte.
Mindestens 25 Euro für jeden angefangenen Monat
Für Steuererklärungen, die jährlich abzugeben sind, beträgt der Verspätungszuschlag 0,25 Prozent der um Vorauszahlungen und anzurechnende Steuerabzugsbeträge verminderten festgesetzten Steuer, mindestens jedoch 25 Euro für jeden angefangenen Monat der Verspätung (§ 152 Abs. 5 AO). Hat sich das Finanzamt in einem Erstattungsfall ermessensfehlerfrei für einen Verspätungszuschlag entschieden, ist daher grundsätzlich der Mindestbetrag von 25 Euro je angefangenem Monat anzusetzen. Im Streitfall ergab sich so ein Zuschlag von 125 Euro. Für den Veranlagungszeitraum 2020 galten wegen der Corona-Pandemie allerdings besondere verlängerte Fristen. Auch diese hatte der BFH bei seiner Entscheidung berücksichtigt.
Was passiert, wenn aus einer Nachzahlung später eine Erstattung wird? Mit dieser Frage hat sich der BFH in einem weiteren Verfahren beschäftigt (BFH-Urteil vom 7.5.2026, Az. V R 35/24). Das Finanzamt hatte zunächst eine Umsatzsteuerzahllast festgesetzt und den Verspätungszuschlag als verpflichtende Entscheidung nach § 152 Abs. 2 AO erhoben. Während des Klageverfahrens wurde die Steuerfestsetzung geändert: Statt einer Zahllast ergab sich nun eine Erstattung. Dadurch entfiel zwar die Grundlage für die zwingende Festsetzung nach § 152 Abs. 2 AO. Das Finanzamt durfte jedoch erneut prüfen, ob der Verspätungszuschlag im Rahmen einer Ermessensentscheidung nach § 152 Abs. 1 AO weiterhin festgesetzt werden kann. Der entsprechende neue Bescheid über den Verspätungszuschlag wird nach § 68 Satz 1 FGO automatisch Gegenstand des bereits laufenden Klageverfahrens. Die praktische Folge: Eine nachträgliche Steuererstattung lässt einen zuvor festgesetzten Verspätungszuschlag nicht automatisch entfallen. Das Finanzamt muss in einem solchen Fall aber prüfen und begründen, ob der Zuschlag im Rahmen seines Ermessens weiterhin festgesetzt wird.