Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue steuerliche Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei beruflich bedingten Auslandsreisen. Das Bundesfinanzministerium hat die Beträge im aktuellen BMF-Schreiben vom 2. Dezember 2024 veröffentlicht. In vielen Ländern ändern sich die Werte – mit Auswirkungen auf die steuerfreie Erstattung und den Werbungskostenabzug.
Was ändert sich bei den Verpflegungspauschalen 2025?
Das BMF-Schreiben vom 02.12.2024 (PDF) listet die neuen Pauschalen für über 180 Länder und Regionen auf. Die Pauschbeträge gelten für:
- Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheiten ab 8 Stunden
- Übernachtungskosten, sofern sie vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden
Hier einige Beispiele für 2025 im Überblick:
| Land / Stadt | Verpflegung 24h | Verpflegung An-/Abreise | Übernachtungspauschale |
|---|---|---|---|
| USA – New York | 66 € | 44 € | 290 € |
| Schweiz – Zürich | 66 € | 44 € | 200 € |
| Frankreich – Paris | 58 € | 39 € | 170 € |
| Großbritannien – London | 64 € | 43 € | 225 € |
| Polen – Warschau | 40 € | 27 € | 120 € |
| Österreich – Wien | 47 € | 32 € | 140 € |
📄 Hinweis: Die komplette Übersicht aller Länder ist direkt im BMF-Schreiben 2025 abrufbar (PDF).
Wer kann die Verpflegungspauschalen 2025 nutzen?
Die neuen Pauschalen gelten für:
- Arbeitnehmer auf beruflich veranlasster Auslandsreise
- Selbstständige, die ihre Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen
- Arbeitgeber, die Reisekosten steuerfrei erstatten
Steuerliche Grundlagen und Kürzungen
Die steuerliche Behandlung der Verpflegungspauschalen richtet sich nach § 9 EStG. Bei Verpflegung durch den Arbeitgeber oder Dritte müssen Kürzungen vorgenommen werden:
- Frühstück: Kürzung um 20 % der 24-Stunden-Pauschale
- Mittag- und Abendessen: je 40 %
Beispiel: Bei einem Pauschbetrag von 60 € für 24 Stunden wären 12 € für Frühstück und je 24 € für Mittag- und Abendessen anzurechnen.
Anwendung der Pauschalen: So funktioniert’s in der Praxis
Für jeden Reisetag gilt der Pauschbetrag des Orts, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Bei mehrtägigen Aufenthalten in einem Land gelten durchgehend die entsprechenden Pauschalen.
Beispiel:
- Abflug aus Deutschland morgens, Ankunft in London am Nachmittag → Es gilt die Londoner Pauschale.
- Rückflug am nächsten Tag abends → Anreisetag- und Abreisetagpauschale von jeweils 43 €.
Tipp: Für kombinierte Reisen mit mehreren Ländern oder Zwischenstopps empfiehlt sich eine exakte Reiseaufzeichnung, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Was gilt bei Inlandsanteilen?
Für Dienstreisen, die auch Inlandsanteile beinhalten, gelten anteilig die deutschen Verpflegungspauschalen, die ebenfalls zum Jahresbeginn 2025 angepasst wurden:
- Bei >8 Stunden Abwesenheit: 16 €
- Bei 24 Stunden Abwesenheit: 32 €
- An-/Abreisetag: 16 €
→ Gesetzesgrundlage: § 9 Abs. 4a EStG
Fazit: Neue Pauschalen 2025 rechtzeitig umsetzen
Mit den neuen Pauschbeträgen ab 1. Januar 2025 sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihre Reiserichtlinien, Abrechnungssoftware und Steuererklärungen anpassen. Wer seine Auslandsreisen korrekt dokumentiert und die aktuellen Pauschalen anwendet, spart effektiv Steuern und reduziert Verwaltungsaufwand.