Die Einzelbewertung beim Firmenwagen kann für Arbeitnehmer einen spürbaren Steuervorteil bringen. Besonders interessant ist sie für Beschäftigte, die ihren Dienstwagen zwar privat nutzen dürfen, aber nur selten zur ersten Tätigkeitsstätte fahren – etwa wegen Homeoffice, Außendienst, Teilzeit oder häufiger Dienstreisen.
Viele Arbeitnehmer versteuern neben der Privatnutzung zusätzlich den pauschalen Zuschlag von 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer. Dabei wird oft übersehen, dass die Einzelbewertung beim Firmenwagen in vielen Fällen zu einer deutlich geringeren Steuerbelastung führt.
Gesetzliche Grundlage: 1-Prozent-Regelung und 0,03-Prozent-Zuschlag
Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt und kein Fahrtenbuch geführt, ist die Privatnutzung grundsätzlich monatlich mit 1 Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil zu versteuern. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kommt zusätzlich ein Zuschlag von 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer hinzu. Grundlage ist § 8 Abs. 2 Satz 3 EStG.
Dieser Zuschlag wird grundsätzlich auch dann angesetzt, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich deutlich seltener zur ersten Tätigkeitsstätte fährt. Das betrifft beispielsweise Arbeitnehmer im Homeoffice, Beschäftigte in Teilzeit, Außendienstmitarbeiter oder Arbeitnehmer mit vielen Dienstreisen.
Einzelbewertung Firmenwagen: So funktioniert die Berechnung
Statt der monatlichen 0,03-Prozent-Regelung kann für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Einzelbewertung genutzt werden. Dann wird jede tatsächliche Fahrt mit 0,002 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer bewertet.
Die Formel lautet:
0,002 Prozent × Bruttolistenpreis × Entfernungskilometer × tatsächliche Fahrten
Die Einzelbewertung beim Firmenwagen lohnt sich vor allem, wenn der Arbeitnehmer im Durchschnitt an weniger als 15 Tagen pro Monat zur ersten Tätigkeitsstätte fährt.
Einzelbewertung Firmenwagen: Beispiel zur Steuerersparnis
Ein Arbeitnehmer nutzt einen Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 30.000 Euro. Die Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte beträgt 60 Kilometer. Tatsächlich fährt er nur an zehn Tagen pro Monat ins Büro.
| Berechnung | 0,03-Prozent-Regelung | Einzelbewertung |
|---|---|---|
| Privatnutzung: 1 Prozent von 30.000 Euro | 300 Euro | 300 Euro |
| Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte | 540 Euro | 360 Euro |
| Geldwerter Vorteil insgesamt | 840 Euro | 660 Euro |
In diesem Beispiel sinkt der monatlich zu versteuernde geldwerte Vorteil durch die Einzelbewertung um 180 Euro.
Voraussetzungen für die Einzelbewertung beim Firmenwagen
Die Einzelbewertung ist nur möglich, wenn die tatsächlichen Fahrten sauber dokumentiert werden. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber monatlich und fahrzeugbezogen mitteilen, an welchen Tagen er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat.
- Die Tage müssen mit Datum angegeben werden.
- Die bloße Anzahl der Fahrten reicht nicht aus.
- Mehrere Fahrten an einem Tag zählen nur einmal.
- Der Arbeitgeber muss die Erklärungen zum Lohnkonto nehmen.
- Ein Methodenwechsel während des Kalenderjahres ist im Lohnsteuerabzug grundsätzlich nicht zulässig.
Maximal 180 Fahrten pro Jahr
Die Einzelbewertung ist auf höchstens 180 Fahrten pro Kalenderjahr begrenzt. Eine monatliche Begrenzung auf 15 Fahrten gibt es dagegen nicht. Entscheidend ist die Jahresgrenze.
Wer bis Ende November bereits 179 Fahrten angesetzt hat, kann im Dezember nur noch eine weitere Fahrt im Rahmen der Einzelbewertung berücksichtigen.
Wechsel in der Einkommensteuererklärung ist möglich
Auch wenn der Arbeitgeber im laufenden Jahr die 0,03-Prozent-Regelung angewendet hat, kann der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung noch zur Einzelbewertung wechseln. Dafür muss er ebenfalls taggenau nachweisen, an welchen Tagen er den Firmenwagen tatsächlich für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte genutzt hat.
Zusätzlich muss der Arbeitnehmer belegen können, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber den Zuschlag bereits versteuert hat. Geeignet sind zum Beispiel Gehaltsabrechnungen oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers.
Homeoffice allein ersetzt keine Aufzeichnung
Eine allgemeine Bescheinigung, dass der Arbeitnehmer überwiegend oder ganzjährig im Homeoffice gearbeitet hat, genügt in der Regel nicht. Die Finanzverwaltung verlangt grundsätzlich eine taggenaue Aufzeichnung der tatsächlichen Fahrten.
Etwas anderes kann gelten, wenn der Arbeitnehmer wirksam und schriftlich für die Zukunft auf die Nutzung des Firmenwagens für Privatfahrten oder Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verzichtet.
Warum der Lohnsteuerabzug besonders wichtig ist
Arbeitnehmer sollten früh prüfen, ob der Arbeitgeber die Einzelbewertung bereits im laufenden Lohnsteuerabzug anwenden kann. Das ist besonders wichtig, wenn der Arbeitslohn noch unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung liegt.
Der Grund: Wird die Einzelbewertung erst später in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt, kann zwar Einkommensteuer erstattet werden. Eine nachträgliche Erstattung zu viel gezahlter Sozialversicherungsbeiträge erfolgt dadurch aber grundsätzlich nicht.
Fazit: Einzelbewertung lohnt sich besonders bei wenigen Bürotagen
Die Einzelbewertung beim Firmenwagen ist für viele Arbeitnehmer eine attraktive Alternative zur pauschalen 0,03-Prozent-Regelung. Besonders Homeoffice-Nutzer, Außendienstmitarbeiter und Teilzeitkräfte profitieren häufig von der günstigeren Berechnung.
Voraussetzung bleibt eine lückenlose Dokumentation der tatsächlichen Fahrten. Wer die Anforderungen erfüllt, kann mit der Einzelbewertung beim Firmenwagen seine steuerliche Belastung spürbar senken und unter Umständen sogar Sozialversicherungsbeiträge sparen.