Seit dem 1. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich zwischen inländischen Unternehmern. Viele Unternehmen befinden sich weiterhin in der Umstellungsphase.
Zwar gelten Übergangsregelungen bis Ende 2028, dennoch müssen Unternehmen bereits seit 2025 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Das ist besonders wichtig für den Vorsteuerabzug. Kann eine verpflichtende E-Rechnung nicht ordnungsgemäß empfangen, geprüft oder archiviert werden, kann dies zu steuerlichen Risiken führen.
FAQ E-Rechnung 2026: Was die Bundessteuerberaterkammer erklärt
Die Bundessteuerberaterkammer hat einen umfangreichen Fragen-Antworten-Katalog zur E-Rechnung veröffentlicht. Der aktuelle Stand datiert vom 3. März 2026.
Im Mittelpunkt stehen vor allem praktische Fragen zur Umsetzung der neuen Vorgaben im Unternehmensalltag. Behandelt werden unter anderem:
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen,
- technische und inhaltliche Rechnungsprüfung,
- Kontierung und Zahlungsfreigabe,
- Beanstandungen fehlerhafter E-Rechnungen,
- Erstellung und Versand elektronischer Rechnungen,
- Berichtigungen von Rechnungen,
- Besonderheiten bei Dauerrechnungen, Anzahlungen und Schlussrechnungen,
- E-Rechnungen bei Barzahlungen.
Rechtliche Grundlage der E-Rechnungspflicht
Die rechtliche Grundlage findet sich insbesondere in § 14 UStG. Danach muss eine elektronische Rechnung künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen grundsätzlich nicht. Sie gilt seit 2025 im Regelfall nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, sondern als sogenannte sonstige Rechnung.
Übergangsregelungen entlasten vor allem Rechnungsaussteller
Der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen geschaffen, damit Unternehmen ihre Systeme schrittweise umstellen können. Diese Erleichterungen betreffen jedoch vor allem die Ausstellung von Rechnungen.
Für Rechnungsempfänger gilt: Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Unternehmen sollten daher nicht nur ihre Ausgangsrechnungen, sondern auch ihre Eingangsprozesse prüfen.
Praktische Folgen für Unternehmen
Unternehmen sollten ihre internen Abläufe zur Rechnungsbearbeitung klar organisieren. Dazu gehören insbesondere der Empfang der E-Rechnung, die technische Prüfung, die sachliche Prüfung, die Kontierung, die Zahlungsfreigabe und die revisionssichere Archivierung.
Gerade kleinere Unternehmen sollten dabei nicht nur an die Software denken. Entscheidend ist auch, wer im Betrieb für welche Prüfung zuständig ist und wie fehlerhafte Rechnungen beanstandet werden.
Weiterführende Informationen
Den aktuellen Fragen-Antworten-Katalog der Bundessteuerberaterkammer finden Sie hier: FAQ-Katalog der BStBK zur E-Rechnung, Stand 3. März 2026.
Auch das Bundesfinanzministerium stellt eigene Informationen bereit: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
Fazit: E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat
Die E-Rechnung ist keine reine technische Formalie. Sie verändert die Rechnungsprozesse in Unternehmen grundlegend. Wer E-Rechnungen nicht ordnungsgemäß empfangen, prüfen und archivieren kann, riskiert steuerliche Nachteile.
Der FAQ E-Rechnung 2026 der Bundessteuerberaterkammer bietet deshalb eine wichtige praktische Orientierung für Unternehmen, Steuerabteilungen und Berater.