Fahrtenbuchführung beim Dienstwagen: Diese 7 Regeln müssen Sie kennen

Wer einen Dienstwagen auch privat nutzt, kann durch ein korrekt geführtes Fahrtenbuch Steuern sparen – doch nur, wenn die Regeln der Fahrtenbuchführung beim Dienstwagen exakt eingehalten werden. Fehlerhafte Einträge oder ungeeignete Dokumentationen führen schnell zur Ablehnung durch das Finanzamt. Hier erfahren Sie die wichtigsten Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Was ist die Fahrtenbuchmethode?

Wird ein Dienstwagen vom Arbeitgeber zur privaten Nutzung überlassen, muss der private Nutzungsanteil versteuert werden. Neben der pauschalen 1%-Methode steht hierfür die Fahrtenbuchführung beim Dienstwagen zur Verfügung. Diese ist vor allem dann vorteilhaft, wenn das Fahrzeug selten privat genutzt wird – etwa bei hohem Bruttolistenpreis oder selbst getragenen Kraftstoffkosten.

Doch Achtung: Die Finanzämter prüfen Fahrtenbücher sehr genau. Nur ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch wird steuerlich anerkannt. Die folgenden sieben Regeln helfen Ihnen dabei, die Anforderungen zu erfüllen.

1. Das Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss in gebundener oder geschützter elektronischer Form geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder klar nachvollziehbar sein. Lose Blätter, einfache Notizzettel oder Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen nicht.

BFH-Urteil vom 16.11.2005, BStBl 2006 II S. 410

Tipp: Verwenden Sie handelsübliche Fahrtenbücher oder zertifizierte elektronische Lösungen mit GPS-Funktion und OBD-2-Stecker. Diese erfassen automatisch Start, Ziel und Fahrtdaten. Weitere Pflichtangaben müssen manuell ergänzt werden.

2. Ganzjährige Fahrtenbuchführung ist Pflicht

Ein Fahrtenbuch darf nicht nur stichprobenartig oder für einzelne Monate geführt werden. Die Fahrtenbuchführung beim Dienstwagen muss lückenlos über das gesamte Kalenderjahr erfolgen. Auch eine einmalige Führung für ein Jahr und Übertragung auf Folgejahre wird nicht anerkannt.

3. Zeitnahe Eintragungen sind Pflicht

Alle Fahrten müssen unmittelbar nach Fahrtende eingetragen werden. Eine spätere Übertragung aus Notizen oder Kalenderauszügen genügt nicht – selbst dann nicht, wenn diese zeitnah erstellt wurden.

BFH-Urteil vom 9.11.2005, BStBl 2006 II S. 408

4. Dienstliche Fahrten vollständig dokumentieren

Für jede berufliche oder dienstliche Fahrt müssen folgende Angaben im Fahrtenbuch erfasst werden:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende
• Reiseziel
• Reisezweck (z. B. Kundentermin, Baustellenbesuch)
• Route bei Umwegen

Wird eine dienstliche Fahrt durch eine private Erledigung unterbrochen, muss der Kilometerstand beim Übergang ebenfalls dokumentiert werden.

BFH-Urteil vom 16.03.2006, BStBl 2006 II S. 625

5. Mindestangaben dürfen nicht ersetzt werden

Fehlende Pflichtangaben dürfen nicht durch Kalendereinträge, Outlook-Ausdrucke oder sonstige Zusatzlisten ersetzt werden. Alle relevanten Informationen müssen direkt im Fahrtenbuch enthalten sein.

BFH-Urteil vom 01.03.2012, BStBl 2012 II S. 505

Hinweis: Abkürzungen für regelmäßig aufgesuchte Orte oder Kunden sind erlaubt – vorausgesetzt, sie sind selbsterklärend oder werden in einem beigefügten Schlüssel erläutert.

6. Trennung nach Fahrtzweck ist essenziell

Jede Fahrt muss eindeutig nach ihrem Zweck klassifiziert werden. Unterschieden wird zwischen:

• Dienstliche Fahrten: vollständige Angaben (Datum, Ziel, Zweck, Kilometer)
• Privatfahrten: Angabe der gefahrenen Kilometer genügt
• Fahrten zur Arbeitsstätte: kurzer Hinweis reicht
• Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung: bitte ebenfalls vermerken

Für die Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwand empfiehlt es sich, auch Abfahrts- und Rückkehrzeiten zu erfassen (Hessisches FG, Urteil vom 16.11.1989, 10 K 18/87).

7. Kosten müssen exakt nachgewiesen werden

Die Fahrtenbuchführung beim Dienstwagen setzt voraus, dass alle Fahrzeugkosten durch Belege einzeln nachgewiesen werden. Schätzungen – etwa für Treibstoffkosten – sind nicht zulässig (BFH-Urteil vom 15.12.2022, VI R 44/20).

Ausnahme: Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs für Dienstreisen ist eine Schätzung des Kraftstoffverbrauchs erlaubt – z. B. anhand des durchschnittlichen Verbrauchs und des mittleren Literpreises.

Bei Elektro-Dienstwagen ist die Finanzverwaltung etwas großzügiger: Hier ist eine Schätzung der Stromkosten beim Laden zu Hause unter bestimmten Bedingungen erlaubt (BMF-Schreiben vom 29.09.2020, BStBl 2020 I S. 972).

Fazit

Die Fahrtenbuchführung beim Dienstwagen bietet ein enormes Steuersparpotenzial – vorausgesetzt, sie wird absolut korrekt umgesetzt. Nur wer alle Anforderungen einhält, kann die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs steuerlich anerkennen lassen. Schon kleine formale Fehler können dagegen zu hohen Steuernachzahlungen führen.