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GoBD in der Buchhaltung und steuerliche Behandlung von Rechnungen

„Das setze ich von der Steuer ab“, ist ein Satz, der deutlich leichter über die Lippen geht, als er in der Realität umsetzbar ist. Denn: Um eine Rechnung von der Steuer absetzen zu können, muss diese auch entsprechend erstellt worden sein. Eine Herausforderung kann das für beide Seiten sein – für den Handwerksbetrieb, der sich eher um die Ausführung von Aufträgen kümmert, als um die Erstellung von Rechnungen, und für den Endverbraucher, der gar nicht weiß, auf welche Details er mit der Prüf-Brille achten muss. Wichtige Hinweise und Tipps gibt es in diesem Beitrag.

Die GoBD bildet die Grundlage einer rechtskonformen Buchhaltung

GoBD steht als Kurzform für die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Das heißt übersetzt: Die GoBD wurde nötig, weil die Geschäftswelt digitaler wurde und es neue Regelungen brauchte, die die Erfassung und Archivierung von Rechnungen regeln sollen. Für den Gesetzgeber, der die GoBD erlassen hat, sollen diese Grundsätze eine lückenlos nachvollziehbare, fehlerfreie und leicht prüfbare Belegaufbewahrung sicherstellen.

Die Grundlagen, die nach der GoBD einzuhalten sind, folgen diesen wichtigen Hauptfaktoren:

  1. Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen nachprüfbar sein.
  2. Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen vollständig vorliegen.
  3. Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen korrekt sein.
  4. Alle Buchungen müssen zeitnah erfolgt sein.
  5. Alle Buchungen müssen auf Basis unveränderlicher Daten erfolgt sein.

Recherchetipp: Wer mehr Details dazu erfahren will, was sich hinter der normgebenden Abkürzung GoBD verbirgt, der erhält das Originalwerk der GoBD hier zum Nachlesen.

Das bedeutet die GoBD für Unternehmer in der Praxis

Natürlich sind Unternehmer per se sparsam, doch ein Investment in eine Software, die das Schreiben von Rechnungen erleichtert, ist eine Unterstützung, die Zeit spart und unterm Strich deutlich weniger kostet, weil einwandfreie Rechnungen

  • nicht korrigiert werden müssen,
  • schneller bezahlt werden
  • und vom Kunden sowie vom Steuerberater direkt weiter verarbeitet werden können.

Eine rechtskonforme, professionelle Rechnung bedeutet demnach eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. Das Erstellen einer Rechnung nach GoBD-Norm funktioniert mit der passenden Software nach diesem Prinzip: Derjenige, der die Leistung erbracht hat und nun die Rechnung stellt, der fokussiert sich lediglich auf die erbrachte Leistung und den dafür zu erhebenden Rechnungsbetrag.

Die für eine GoBD-konforme Rechnung nötigen Pflichtangaben steuert das Programm quasi in Eigenregie bei. Ein praktischer Nebeneffekt ist die automatische Berechnung der zu erhebenden Umsatzsteuer.

Das Design der Rechnung bestimmt nur der Rechnungssteller – und zwar idealerweise mit Blick auf sein ureigenes Corporate Design. Das sorgt für einen Wiedererkennungswert beim Kunden. Layout, Logo, Kontakt- und Firmendaten werden einmal im System hinterlegt und gelten anschließend direkt als Vorlage für weitere Rechnungen. Ist die Rechnung erstellt, lässt sich diese entweder für den Postversand ausdrucken oder direkt per Mail versenden.

Rechnungen von der Steuer absetzen

Wer als Unternehmer in Deutschland tätig ist, muss nicht nur Rechnungen für seine Kunden schreiben, sondern bekommt auch zahlreiche Rechnungen und muss auch sonst einige Ausgaben tätigen. Hier gibt es jedoch zahlreiche Werbungskosten, die Selbstständige von der Steuer absetzen können – also alle Kosten, die durch die Arbeit entstehen. So können zum Beispiel Rechnungen für den Kauf von Arbeitsmitteln genauso abgesetzt werden wie Bewirtungs- und Fortbildungskosten.

Dienstreisen können entweder als Kilometerpauschale oder als Werbungskosten abgesetzt werden. Beiträge zu Versicherungen können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.

 

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