Viele Arbeitnehmer arbeiten auch von zu Hause aus für ihre Firma, für sie gehört das Home Office längst zum Alltag. Doch wenn es kein eigenes Arbeitszimmer gibt, das tatsächlich nur diesem Zweck dient, ist es kaum möglich, den heimischen Arbeitsplatz steuerlich geltend zu machen. Wann lässt sich der heimische Arbeitsplatz von der Steuer absetzen und welche Kriterien gibt es?

Viele Angestellte haben daheim nur eine Arbeitsecke

Die Zahl der Menschen im Home Office ist in den letzten Jahren im Zuge der Digitalisierung rapide gestiegen. Alleine von 2014 bis 2018 hat sich die Anzahl der Unternehmen, die Home Office erlauben, von 22% auf 39% erhöht.
Dabei sind es nicht nur die kleinen Agenturen, sondern auch immer mehr bekannte Unternehmen, wie z.B. die Raumschmiede GmbH, die unter anderem den Online Shop Betten.de betreibt und ihren Mitarbeitern die Möglichkeit anbietet von zu Hause aus zu arbeiten.
Deshalb gehört ein heimischer Arbeitsplatz in den meisten Haushalten einfach dazu. Hier stehen der Computer, der Drucker und weitere, wichtige Geräte, die für die Büroangelegenheiten gebraucht werden. Meistens wird diese Arbeitsecke im Wohnzimmer eingerichtet, weil hier der meiste Platz ist.

Ein nur teilweise als Büro genutzter Raum, wie eben das Wohnzimmer, darf bei der Steuer jedoch nicht geltend gemacht werden. Dabei ist es unerheblich, wie viel Platz in der Wohnung insgesamt zur Verfügung steht.

Als Büro gelten bei der Steuer nur Räume, die keine sonstigen Möbel enthalten

Um dem Missbrauch fälschlicherweise als Büro deklarierter Räume Einhalt zu gebieten, hatte der Bundesfinanzhof sogar kurzzeitig ein Nutzungszeitenbuch für heimische Büros in Betracht gezogen, was allerdings als wenig zielführend ausgeschlossen wurde. Stattdessen wurde betont, dass die gewerbsmäßige Nutzung eines Raumes anhand seiner Einrichtung erkennbar sein muss. Anerkannt werden nur solche Räume, die büromäßig eingerichtet sind. Das bedeutet, dass sie nur für betriebliche oder berufliche Zwecke geeignet sind, nicht für den privaten Aufenthalt oder die Übernachtung. Wer also ein Sofa in seinem Arbeitszimmer stehen hat, kann bei einer Überprüfung Querelen mit dem Finanzamt bekommen.

Sollte ein gemischt genutztes Arbeitszimmer nicht steuerlich geltend gemacht werden können, obwohl man darin arbeitet, hat das jedoch keinen Einfluss auf die sonstigen Arbeitsmittel wie Schreibtisch, PC etc., die steuerlich geltend gemacht werden können. Der Bundesfinanzhof hat mit seiner Grundsatzentscheidung frühere Urteile bestätigt. Zu dem Urteil kam es nach der Klage eines Immobilieneigentümers, der sein Arbeitszimmer nur zum Teil für die Immobilienverwaltung nutzte.

Wann kann das Home-Office abgesetzt werden?

1. Ein Arbeitszimmer kann nur dann abgesetzt werden, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt. Wenn das der Fall ist, können die gesamten Kosten abgesetzt werden. Selbstständige setzen es als Betriebsausgaben ab, Arbeitnehmer als Werbungskosten.
2. Arbeitet man nur gelegentlich in diesem Raum, hat aber keine adäquate Alternative, dann können Kosten bis zu 1.250 Euro pro Person geltend gemacht werden.
3. Um zu berechnen, welcher Anteil der Gesamtkosten auf das Arbeitszimmer entfällt, muss der prozentuale Anteil des Raums berechnet werden. Dadurch erhält man den Verteilungsschlüssel.
4. Mit Hilfe des Schlüssels kann auch der Anteil der laufenden Kosten berechnet werden, die umgelegt werden können. Dazu zählen etwa Miete, Heizung, Strom und Müllabfuhr.
5. Bei der Einrichtung gibt es keine Begrenzung, wie viel abgesetzt werden darf. Nur höherwertige Güter müssen über eine längere Dauer abgeschrieben werden.

Doppelte Haushaltsführung, nur ein Arbeitszimmer kann abgesetzt werden

Manche Steuerpflichtige haben zwei Wohnsitze und dadurch eventuell auch zwei Arbeitszimmer. Dadurch nutzen sie parallel zwei Arbeitszimmer für ihre berufliche Tätigkeit. Dennoch verdoppelt sich dadurch nicht der Betrag, der geltend gemacht werden kann. Das gilt auch, wenn jemand in einer Wohnung zwei Arbeitszimmer nutzt.

Doppelte Nutzung des Arbeitszimmers

Manche Angestellte, Freiberufler oder Selbstständige nutzen ein Arbeitszimmer für mehrere ihrer Tätigkeiten, also für mehrere Einkunftsarten. Es kann sein, dass das Arbeitszimmer einerseits als Arbeitnehmer und zusätzlich für eine gewerbliche Tätigkeit genutzt wird. Dann muss zunächst einmal ausgerechnet werden, welcher zeitliche Anteil der Nutzung auf welche Tätigkeit entfällt. Auch wenn die Kosten höher liegen als die jährlich zu berücksichtigenden 1250 Euro, bleibt es dennoch bei diesem Höchstbetrag. Die doppelte Nutzung verdoppelt also nicht den Betrag, der geltend gemacht werden kann.

Zusätzliche Büroräume, das Arbeitszimmer kann dennoch abgesetzt werden

Es kommt vor, dass ein Unternehmer zwar externe Büroräume gemietet hat, er dort aber keine vertraulichen Tätigkeiten ausführen kann. Dann kann er sein häusliches Arbeitszimmer in voller Höhe geltend machen.

Flur, Küche und Toilette

Stehen in Räumen wie dem Flur, der Küche und Toilette Renovierungen an, dann können diese nicht geltend gemacht werden. Das gilt auch bei einem kompletten Umbau des Badezimmers. Bad und Flur werden nur privat genutzt. Fallen hier also Renovierungskosten an, so zählen sie nicht zu den allgemeinen Gebäudekosten, die nach dem Flächenverhältnis aufzuteilen und anteilig abzugsfähig sind.
Ein Steuerpflichtiger hatte einmal versucht, durch ein Toiletten-Tagebuch den beruflichen Anteil seiner Nasszelle auszurechnen und geltend zu machen. Er ist damit jedoch vor dem Finanzgericht Baden-Württemberg gescheitert.

Achtung beim Immobilienverkauf

Wer ein Arbeitszimmer geltend macht, dass sich in seiner eigenen Immobilie befindet, für den lauert eine Steuerfalle bei einem Immobilienverkauf. Wird die Immobilie innerhalb der zehnjährigen Spekulationsfrist verkauft, kann es zu einer zusätzlichen steuerlichen Belastung kommen. Der Anteil, den das Arbeitszimmer am Verkaufserlös ausmacht, muss dann wahrscheinlich als privates Veräußerungsgeschäft versteuert werden, weil es nicht als Wohnraum genutzt wurde. Davor kann man sich schützen, indem man rechtzeitig beginnt, den Raum privat zu nutzen.