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Gängige Fallen bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungs-Berechnungen

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, den Bruttolohn ihrer Mitarbeiter zur Berechnung der Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-Beiträge in den einzelnen Versicherungszweigen zugrunde zu legen – und das bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze, ab der eine Beitragspflicht entfällt.

Vor dem Hintergrund der seit diesem Jahr gestiegenen Beitragsbemessungsgrenzen besteht in vielen Betrieben die Gefahr, eine entsprechende Aktualisierung der verwendeten automatisierten Lohnsteuer-und Buchhaltungs-Software als auch von integrierten Warenwirtschafts- und Buchhaltungs-Systemen nicht rechtzeitig vorgenommen und entsprechende Updates verpasst zu haben.

Denn obwohl die neuen Steuerprogramme in der Regel schon ab Ende November käuflich zu erwerben sind, werden meist zu Jahresanfang noch einige Aktualisierungen notwendig, sodass ein Update eingespielt werden muss.

So stieg etwa die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze von bislang 56.250 Euro auf 57.600 Euro im Jahr. Arbeitnehmer oberhalb dieser Beitragsgrenze dürfen in die private Krankenkasse wechseln. Dabei beträgt die bundesweit einheitliche Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung seit Jahresbeginn 52.200 Euro jährlich statt bisher 50.850 Euro, beziehungsweise 4.350 Euro statt bislang 4.237,50 Euro im Monat.

Sie gilt für all jene Arbeitnehmer, die zum 31.12.2002 nicht pflichtversichert waren und deren Einkommen dementsprechend über der damaligen Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) lag.

Als Grundlage für die Berechnung werden die Löhne und Gehälter von Arbeitnehmern vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales als Bruttowert zugrunde gelegt. Dabei werden diese Werte mit ihrer Entwicklung vom vorvergangenen Kalenderjahr zum vergangenen Kalenderjahr verglichen und entsprechend angepasst.

Die Bezugsgröße in den westlichen Bundesländern erhöht sich dieses Jahr um 70 Euro auf 2.975 Euro monatlich, die im Osten um den doppelten Betrag auf 2.520 Euro. Für Einkommen oberhalb dieser Grenze müssen keine Beiträge gezahlt werden.

Und in der allgemeinen Rentenversicherung legte die Beitragsbemessungsgrenze um 150 Euro auf 6.350 Euro pro Monat zu, die im Osten auch hier mit dem doppelten Betrag auf 5.700 Euro.

Werden dabei die nötigen Aktualisierungsschritte versäumt, fallen als Konsequenz sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge für Besserverdienende zu niedrig aus. Die Differenz wird sich in der kommenden Betriebsprüfung negativ niederschlagen und zu mitunter nicht unerheblichen Nachzahlungen führen.

Mit Anhebung der Jahresarbeitsentgeltgrenze zum 01. Januar dieses Jahres auf 57.600 Euro kann eine Reihe von Arbeitnehmern, die sich bis dato für eine Freistellung von der Versicherungspflicht entschieden hatten und zu einer privaten Kasse gewechselt waren, auf einen Schlag mit der Erhöhung erneut versicherungspflichtig werden – dann nämlich, wenn sich ihr Jahres-Bruttoentgelt zwischen den beiden Margen bewegt.

In regelmäßigen Abständen – prinzipiell bei jeder Anhebung – laufen Arbeitgeber und Entgelt-Abrechner erneut Gefahr, die veränderten Verhältnisse zu übersehen und keine entsprechenden Vorkehrungsmaßnahmen getroffen zu haben. Versäumte Neu-Anmeldungen bei der Krankenkasse führen zwangsläufig zu unliebsamen, hohen Beitragsnachzahlungen, wenn die Buchungsfehler bei der nächsten Betriebsprüfung aktenkundig werden.

Gleiches gilt jedoch nicht bei einer vorübergehenden Senkung des Arbeitsentgelts, wie sie sich in heutiger Zeit vor dem Hintergrund momentaner Konjunkturflauten und damit verbundenen Tarifvereinbarungen bisweilen in einer steigenden Zahl von Anträgen auf Kurzarbeit niederschlagen kann.

Mit § 6 Abs. 4 Satz 5 SGB wird verhindert, dass sich der versicherungsrechtliche Status des krankenversicherungsfreien Arbeitnehmers in Zeiten ändert, in denen bei fortlaufendem Beschäftigungsverhältnis kein oder ein reduziertes Arbeitsentgelt bezogen wird. So etwa bei eingetretener Arbeitsunfähigkeit, oder während des Bezugs von Entgeltersatzleistungen wie Krankengeld, oder Kurzarbeitergeld. In diesen Fällen wird ein regelmäßiges Arbeitsentgelt in der Höhe zugrunde gelegt, wie es ohne die Arbeitsunterbrechung erzielt worden wäre.

Ein weiterer, häufig anzutreffender Abrechnungsfehler liegt in einer Nichtberücksichtigung der neuen amtlichen Sachbezugswerte in denjenigen Fällen begründet, in denen ein Betrieb seinen Mitarbeitern kostenfreie oder reduzierte Kost und/oder Logis gewährt. Oftmals werden die bewilligten Zusatzleistungen nicht oder nach veralteten Werten in der Lohnsteuer-Abrechnung angesetzt, obwohl sie für die Angestellten ein lohnsteuer- und beitragspflichtiges Einkommen darstellen.

Zur Taxierung von Umfang und Höhe sind die jeweils aktuellen amtlichen Sachbezugswerte heranzuziehen, die für die Abrechnung Rechtsverbindlichkeit genießen. Dabei sind die Sätze für Verpflegungsleistungen zu Jahresbeginn angehoben worden, während die Sachbezugswerte für kostenfreie oder kostenreduzierte Unterkünfte aus 2016 unveränderte Gültigkeit behalten. Sie liegen derzeit bundeseinheitlich bei 223 Euro monatlich.

Beide Kostenpositionen werden jährlich an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Dabei wird den jeweiligen neujustierten Werten der Verbraucherpreisindex für Verpflegung im Bereich Beherbergungs- und Gaststättendienstleistungen herangezogen. Nachdem er im maßgeblichen Zeitraum von Juni 2015 bis Juni 2016 um 1,9 Prozent gestiegen war, wurde eine Neu-Anpassung im Rahmen der „Neunten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung“ auf nun bundeseinheitlich 241 Euro monatlich notwendig.

Eine Nichtberücksichtigung der neuen Sachbezugswerte für kostenlose oder -reduzierte Verpflegung kann sich nicht nur auf falsch berechnete und abgeführte Gesamtsozialversicherungsbeiträge auswirken. Auch wird die Lohnsteuerberechnung nach veralteten Sätzen zwangsläufig inkorrekt ausfallen. Ebenso könnten auch Teilzeitkräfte irrtümlicherweise als versicherungsfreie, geringfügig entlohnte Minijobber veranschlagt werden.

Erhält ein Arbeitsnehmer in 2017 freie Unterkunft und Verpflegung, ist demnach ein Gesamtwert von 464 Euro anzusetzen, der das Steuer- und Sozialversicherungs-Brutto erhöht.

Allerdings muss es sich dabei um eine Unterkunft im Sinne der Sozialversicherungsentgeltverordnung und nicht eine Wohnung handeln. Für sie gilt der ortsübliche Mietpreis als Bewertungsgrundlage.

Ist seine Ermittlung nicht möglich, wird gemäß Paragraph 2 der Sozialversicherungsentgeltverordnung ein bundeseinheitlicher Quadratmeterpreis von derzeit 3,92 Euro veranschlagt. Fehlt gar eine Sammelheizung oder ein Bad, beziehungsweise eine Dusche, gelten 3,20 Euro je Quadratmeter für eine einfache Wohnungsausstattung.

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