Czy otrzymam również ryczałt za dojazdy, jeśli korzystam z samochodu służbowego?

Czy otrzymam ryczałt za dojazdy, jeśli korzystam z samochodu służbowego?

Tak, możesz otrzymać ryczałt za dojazdy, nawet jeśli korzystasz z samochodu służbowego do pracy. Należy jednak zwrócić uwagę na kilka szczególnych kwestii:

Dogodna trasa:

Nawet jeśli Twój pracodawca przy obliczaniu podlegającej opodatkowaniu wartości użytkowej bierze pod uwagę najkrótszą trasę, możesz w zeznaniu podatkowym podać dłuższą trasę, jeśli jest ona bardziej dogodna i regularnie z niej korzystasz.

Dopłata za dojazdy do pracy:

Za dojazdy między domem a pierwszym miejscem pracy musisz oprócz prywatnej wartości użytkowej wynoszącej 1% ceny katalogowej dodatkowo opodatkować dopłatę. Wynosi ona miesięcznie 0,03% ceny katalogowej za kilometr. W zamian możesz, jak każdy pracownik, odliczyć ryczałt za dojazdy w wysokości 0,30 Euro lub 0,38 Euro za kilometr jako koszty uzyskania przychodu.

Opodatkowanie przez pracodawcę:

Jeśli Twój pracodawca opodatkowuje samochód służbowy ryczałtem 15%, musisz odjąć ryczałtowo opodatkowaną kwotę od zgłoszonych kosztów uzyskania przychodu. Tylko pozostała kwota może zostać odliczona jako koszty uzyskania przychodu.

Reguła upraszczająca:

Nawet jeśli pracodawca przy obliczaniu wartości użytkowej uwzględnia tylko 180 dni, możesz np. podać 220 dni przy odliczaniu kosztów uzyskania przychodu.

Czy otrzymam również ryczałt za dojazdy, jeśli korzystam z samochodu służbowego?

Czy w okresie próbnym mogę również skorzystać z wyższej diety na pokrycie kosztów podróży?

W niedawnym orzeczeniu Federalny Trybunał Finansowy wyjaśnił, że pracownicy również w okresie próbnym i przy umowach na czas określony nie mogą odliczyć rzeczywistych kosztów dojazdu między domem a miejscem pracy jako koszty uzyskania przychodu w sposób obniżający podatek.

Dojazdy między domem a pierwszym miejscem pracy (do 2013 r.: stałe miejsce pracy) można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu tylko z ryczałtem za odległość w wysokości 30 centów za kilometr (38 centów od 21. kilometra) w jedną stronę. Uzasadnia się to tym, że pracownik jest przypisany do miejsca pracy na stałe i dlatego może dostosować się do stałych tras, np. poprzez tworzenie carpooli, korzystanie z transportu publicznego lub zamieszkanie w pobliżu miejsca pracy.

Ale czy umowa na czas określony lub okres próbny z możliwością wypowiedzenia w każdej chwili nie jest bardziej porównywalna z pracą w delegacji niż ze stałym miejscem pracy? Czy w takim przypadku można odliczyć dojazdy według stawki za podróże służbowe (30 centów za kilometr) i diety?

Obecnie Federalny Trybunał Finansowy orzekł, że również w przypadku umowy na czas określony oraz w okresie próbnym praca w zakładzie nie jest traktowana jako praca w delegacji. W związku z tym dojazdy do miejsca pracy można odliczyć tylko z ryczałtem za odległość, a diety nie mogą być uwzględnione. Stałe przypisanie do miejsca pracy obowiązuje niezależnie od tego, że umowa o pracę jest tylko na czas określony i ustalono okres próbny (wyrok BFH z 7.5.2015, VI R 54/14).

Również w tych przypadkach pracownik jest zatrudniony w siedzibie firmy – stałym zakładzie pracy – swojego pracodawcy, a zatem w stałym miejscu pracy. Pracownik odwiedza to miejsce nie tylko okazjonalnie, ale z pewną regularnością, tj. stale i wielokrotnie. Fakt, że praca tam jest wykonywana tylko przez dwa lata i że pierwsze sześć miesięcy zatrudnienia to okres próbny, nie stoi na przeszkodzie stałemu przypisaniu do siedziby pracodawcy.

Uwaga: Wyrok dotyczy stanu prawnego sprzed 2014 r., ale obowiązuje również według nowego stanu prawnego od 2014 r. Teraz w ustawie jest wyraźnie zapisane: „O stałym przypisaniu należy w szczególności mówić, gdy pracownik ma pracować w takim miejscu pracy na czas nieokreślony, na czas trwania stosunku pracy lub dłużej niż 48 miesięcy” (§ 9 ust. 4 zdanie 3 EStG).

Obecnie Federalny Trybunał Finansowy (BFH) orzekł w sprawie umów na czas określony, że „pierwsze miejsce pracy” istnieje, gdy pracownik ma pracować przez czas trwania umowy na czas określony w jednym stałym zakładzie pracy i jest tam przypisany. W związku z tym dojazdy do miejsca pracy można odliczyć tylko z ryczałtem za odległość, a diety nie mogą być uwzględnione (wyrok BFH z 10.4.2019, VI R 6/17). Ponieważ według nowego stanu prawnego od 2014 r. w ustawie jest wyraźnie zapisane (§ 9 ust. 4 zdanie 3 EStG): „O stałym przypisaniu należy w szczególności mówić, gdy pracownik

• na czas nieokreślony,
• na czas trwania stosunku pracy lub
• dłużej niż 48 miesięcy ma pracować w takim miejscu pracy”.

W związku z tym wielu pracowników z umowami na czas określony często nie korzysta z zasad dotyczących kosztów podróży. Ponieważ również zakład pracy klienta może stanowić pierwsze miejsce pracy, pracownicy tymczasowi są również objęci decyzją BFH. Jednak z obecnego wyroku można wyciągnąć również pozytywne aspekty. Ponieważ:

• Jeśli pracownik w ramach umowy na czas określony jest najpierw przypisany do pierwszego miejsca pracy, a następnie do innego miejsca pracy, to przynajmniej to drugie miejsce pracy nie jest już „pierwszym miejscem pracy”.
• Przypadek: Pracownik tymczasowy był zatrudniony w firmie leasingowej od maja 2012 r. Jego umowa o pracę była kilkakrotnie przedłużana, ostatnio do 1 maja 2015 r. Początkowo pracownik był zatrudniony w zakładzie AG w Y. Na pisemne polecenie pracodawcy tymczasowego pracował następnie dla AG w X, i to w czasie trwania umowy o pracę.
• W związku z tym pracownik, zdaniem BFH, podczas swojego jednolitego stosunku pracy był kolejno przypisany do dwóch różnych miejsc pracy. W związku z tym nie mógł być przypisany do drugiego miejsca pracy w X na „cały czas trwania stosunku pracy”. Nie pracował jednak również „na czas nieokreślony” ani „dłużej niż 48 miesięcy”. Z powodu braku pierwszego miejsca pracy pracownik mógł odliczyć dojazdy z domu do zakładu AG w X zgodnie z zasadami dotyczącymi kosztów podróży w wysokości 30 centów za przejechany kilometr.

UWAGA: Jeśli umowa o pracę na czas określony, w tym umowa o pracę tymczasową, zostanie przedłużona przed upływem terminu poprzez samo przesunięcie daty zakończenia przy niezmienionej treści umowy, jest to jednolity stosunek pracy na czas określony. W kwestii, czy przypisanie następuje na czas trwania stosunku pracy, należy zatem odnieść się do jednolitego stosunku pracy, a nie tylko do okresu przedłużenia. Przyznajemy: wyrok BFH i jego skutki nie są łatwe do zrozumienia.

Czy w okresie próbnym mogę również skorzystać z wyższej diety na pokrycie kosztów podróży?

Czy mogę również ubiegać się o zwrot kosztów podróży rowerem?

Wielu pracowników korzysta z roweru do dojazdów do pracy oraz okazjonalnie podczas pracy w terenie. Pytanie brzmi, co w takim przypadku można odliczyć od podatku jako koszty uzyskania przychodu.

Dojazdy między domem a pierwszym miejscem pracy
Te dojazdy można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu za pomocą ryczałtu za odległość w wysokości 30 centów za kilometr (38 centów od 21. kilometra). Rodzaj środka transportu nie ma znaczenia, więc rower również jest objęty ulgą.

Dojazdy do stałego punktu zbiórki
Niektórzy pracownicy nie mają „pierwszego miejsca pracy”, lecz muszą na polecenie pracodawcy stawić się na stałym punkcie zbiórki i stamtąd rozpocząć pracę lub udać się do różnych miejsc pracy. Takie punkty to np. depozyt pojazdów dla kierowców zawodowych, motorniczych, taksówkarzy, maszynistów, konduktorów itp., którzy zawsze przejmują pojazd w tym samym miejscu.

Mogą to być również punkty zbiórki, z których pracownicy udają się pojazdem pracodawcy do odpowiednich miejsc pracy, np. parking, punkt zbiórki w siedzibie firmy przed wyjazdem na budowy. Od 2014 r. można odliczyć dojazdy rowerem do stałego punktu zbiórki za pomocą ryczałtu za odległość w wysokości 30 centów za kilometr (38 centów od 21. kilometra). Od 2014 r. można również ubiegać się o ryczałty na wyżywienie.

Aktualnie Federalny Trybunał Finansowy wydał interesujące orzeczenie w sprawie "dojazdów do punktu zbiórki". Zgodnie z nim: jeśli punkt zbiórki nie jest odwiedzany typowo codziennie, dojazdy tam można odliczyć według stawek za podróże służbowe, a nie tylko za pomocą ryczałtu za odległość (wyrok BFH z 19.4.2021, VI R 6/19). Uprzedzając: wyrok BFH nie jest łatwy do zrozumienia, ale szczególnie pracownicy budowlani, którzy często zmieniają miejsca pracy, powinni dokładnie zapoznać się z jego treścią, ponieważ mogą zaoszczędzić sporo pieniędzy.

• Przypadek: Powód pracuje jako operator maszyn budowlanych. Na poszczególne budowy docierał zgodnie z wewnętrznymi instrukcjami z określonego punktu zbiórki pojazdem zbiorczym pracodawcy. Dotyczyło to zarówno podróży z codziennym powrotem, jak i podróży do innych miejsc pracy, gdzie powód nocował przez kilka dni. Prace na budowach z dala od domu trwały zazwyczaj cały tydzień. Urząd skarbowy uwzględnił dojazdy do punktu zbiórki tylko za pomocą ryczałtu za odległość, podczas gdy powód domagał się stawki za podróże służbowe w wysokości 0,30 EUR za przejechany kilometr. BFH nie wydał ostatecznej decyzji, lecz odesłał sprawę do sądu niższej instancji. Jednak przekazał mu ważne wskazówki.
• Jeśli punkt zbiórki jest odwiedzany typowo codziennie, dojazdy tam można odliczyć tylko za pomocą ryczałtu za odległość. Typowe codzienne odwiedzanie punktu zbiórki nie wystarcza, aby pracownikowi przysługiwał ryczałt za dojazdy. BFH wprowadza dziwne rozróżnienie, które staje się jasne dopiero na drugi rzut oka.
• Typowe codzienne odwiedzanie oznacza, że pracownik ma rzeczywiście codziennie odwiedzać punkt zbiórki, aby stamtąd udać się na budowy. Decydujące są w tym zakresie instrukcje pracodawcy i planowane działania. Pracownik nie musi odwiedzać punktu zbiórki każdego dnia roboczego, ale z taką regularnością, że szkolenia, nieplanowane zadania lub kilkudniowe zadania na budowach z noclegami są wyjątkiem. Kluczowe jest, czy od początku wiadomo, że pracownik ma być zatrudniony tylko na jednodniowych budowach. Może tu również mieć znaczenie struktura firmy pracodawcy.
• Jeśli pracownik jest częściej zatrudniany na kilkudniowych budowach z dala od domu, nie ma typowego codziennego odwiedzania punktu zbiórki pracodawcy. Punkt zbiórki jest odwiedzany tylko typowo w celu dalszej podróży ("codziennie") na budowy. Wtedy koszty należy uwzględnić w wysokości 0,30 EUR za przejechany kilometr. Również w tym przypadku ocena nie opiera się na retrospektywnej analizie, lecz na planowanym przez pracodawcę zatrudnieniu pracownika.

Dojazdy w ramach pracy w terenie
Jeśli podróże służbowe lub spotkania w terenie odbywają się rowerem, nie można odliczyć ryczałtu. Można jednak odliczyć rzeczywiście poniesione koszty, np. koszty zakupu, rozłożone na okres użytkowania, proporcjonalnie do zawodowego udziału w użytkowaniu. Jednak takie obliczenia są dość uciążliwe.

Lohnsteuer kompakt: Jeśli podróże służbowe odbywają się rowerem elektrycznym, należy rozróżnić, czy rower jest klasyfikowany jako rower (Pedelec) czy jako pojazd mechaniczny (S-Pedelec, E-Bike). Te ostatnie to rowery elektryczne, których silnik wspomaga prędkości powyżej 25 km/h. W takim przypadku można odliczyć ryczałt za podróże służbowe w wysokości 20 centów za km.

Czy mogę również ubiegać się o zwrot kosztów podróży rowerem?

Jak wprowadzić różne trasy po przeprowadzce?

Jeśli w ciągu roku podatkowego zmienili Państwo miejsce zamieszkania z powodu przeprowadzki, zazwyczaj zmienia się również codzienna trasa do pierwszego miejsca pracy.

W takim przypadku muszą Państwo w Lohnsteuer kompakt wprowadzić dwa pierwsze miejsca pracy, aby wprowadzić poprawne trasy, np.:

• "Miejsce pracy, adres stare miejsce zamieszkania"
• Odległość 25 km, 112 dni roboczych, tydzień 5-dniowy
• "Miejsce pracy, adres nowe miejsce zamieszkania"
• Odległość 15 km, 118 dni roboczych, tydzień 5-dniowy

Nie zapomnij również uwzględnić kosztów przeprowadzki w zeznaniu podatkowym!

Jak wprowadzić różne trasy po przeprowadzce?

Co to jest ryczałt za dojazdy?

Na trasy między domem a pierwszym miejscem pracy można odliczyć ryczałt za dojazdy jako koszty uzyskania przychodu, niezależnie od sposobu dotarcia do pierwszego miejsca pracy. Ryczałt wynosi 30 centów za każdy pełny kilometr w jedną stronę lub 38 centów od 21. kilometra.

Do określenia odległości między domem a pierwszym miejscem pracy zasadniczo obowiązuje najkrótsza trasa drogowa. Nie ma znaczenia, jakiego środka transportu faktycznie użyto. W przypadku korzystania z samochodu można wpisać inną niż najkrótsza trasę drogową, jeśli jest ona oczywiście korzystniejsza pod względem ruchu i była regularnie przez Państwa używana na trasie między domem a pierwszym miejscem pracy.

Należy pamiętać, że jako koszty uzyskania przychodu uwzględniana jest tylko najkrótsza trasa w jedną stronę. Nie dotyczy to podróży w obie strony ani wielokrotnych podróży w ciągu dnia.

Ryczałt za dojazdy jest zasadniczo ograniczony do maksymalnej kwoty 4.500 Euro. Jednak w przypadku korzystania z własnego samochodu lub samochodu udostępnionego do użytku (np. samochód służbowy), limit 4.500 Euro nie obowiązuje.

Ryczałt za dojazdy można zastosować na trasie do pierwszego miejsca pracy tylko raz dziennie, nawet jeśli trasę między domem a pierwszym miejscem pracy pokonują Państwo kilka razy dziennie.

Co to jest ryczałt za dojazdy?

Co to jest pierwsze miejsce pracy?

Pierwsze miejsce pracy to stałe miejsce pracy, do którego pracownik jest trwale przypisany. Przypisanie to następuje zazwyczaj przez pracodawcę na podstawie umów o pracę lub umów służbowych, niezależnie od tego, czy są one pisemne, czy ustne. Nawet bez wyraźnego przypisania praca jest uważana za stałą, jeśli:

• jest nieokreślona („do odwołania”),
• trwa przez cały okres zatrudnienia lub
• trwa dłużej niż 48 miesięcy

w miejscu pracy.

Kilka miejsc pracy

Jeśli mają Państwo kilka miejsc pracy, zakład pracy jest uważany za „pierwsze miejsce pracy”, jeśli:

• zazwyczaj pracują tam Państwo codziennie,
• co najmniej dwa pełne dni robocze w tygodniu lub
• spędzają tam Państwo co najmniej jedną trzecią regularnego czasu pracy.

Inne możliwe "pierwsze miejsca pracy"

"Pierwsze miejsce pracy" może być również:

• stała placówka powiązanej firmy (np. spółki zależnej),
• miejsce pracy klienta, jeśli pracują tam Państwo na stałe,
• placówka edukacyjna, do której uczęszczają Państwo na studia stacjonarne lub pełnoetatowe szkolenie.

Nieuznawane jako "pierwsze miejsce pracy":

• pojazdy, samoloty lub statki (ponieważ nie są stałe),
• domowe biuro (nie jest placówką pracodawcy).

Ryczałt za dojazdy do pierwszego miejsca pracy

Za dojazdy do pierwszego miejsca pracy pracownicy mogą ubiegać się tylko o ryczałt za dojazdy:

• 0,30 EUR za kilometr odległości do 20 km,
• 0,38 EUR od 21. kilometra.

Szczególny przypadek: osoby prowadzące działalność na własny rachunek

W przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek, które pracują na stałe u jednego klienta, Sąd Finansowy w Nadrenii-Palatynacie orzekł, że również one mogą stosować tylko ryczałt za dojazdy (0,30 EUR za kilometr). Koszty podróży nie mogą być w tym przypadku odliczane według stawki dziennej za podróż służbową (0,30 EUR za przejechany kilometr) ani według rzeczywistych kosztów (wyrok z 19 czerwca 2024 r., 1 K 1219/21). Odwołanie jest w toku przed Federalnym Trybunałem Finansowym (sygn. akt VIII R 15/24).

Co to jest pierwsze miejsce pracy?

Jak wprowadzić różne trasy w przypadku zmiany pracodawcy?

Jeśli w ciągu roku podatkowego zmieniłeś pracodawcę, zazwyczaj zmienia się również dzienna odległość do pokonania, a tym samym wysokość ryczałtu za dojazdy.

Jeśli w ciągu roku zmieniłeś pracodawcę, możesz łatwo wprowadzić kilka pierwszych miejsc pracy:

"Pierwsze miejsce pracy u poprzedniego pracodawcy"

• Odległość 30 km, 80 dni roboczych, tydzień 5-dniowy

"Pierwsze miejsce pracy u nowego pracodawcy"

• Odległość 15 km, 150 dni roboczych, tydzień 5-dniowy

Jak wprowadzić różne trasy w przypadku zmiany pracodawcy?

Gdzie wpisuję koszty dojazdu, jeśli korzystałem z różnych środków transportu?

Jeśli dojeżdżasz do pracodawcy różnymi środkami transportu (samochód/transport publiczny/uczestnik carpoolingu), wprowadź je najlepiej jako dwa oddzielne wpisy, np.:

"Pierwsze miejsce pracy, środek transportu samochód"

• Odległość 25 km, 164 dni robocze, tydzień 5-dniowy

"Pierwsze miejsce pracy, środek transportu transport publiczny"

• Odległość 25 km, 66 dni roboczych, tydzień 5-dniowy

Gdzie wpisuję koszty dojazdu, jeśli korzystałem z różnych środków transportu?

Jak uwzględnia się koszty dojazdu w przypadku carpoolingu?

Jeśli na codzienną drogę do pracy tworzone są wspólne dojazdy, każdy uczestnik wspólnego dojazdu może skorzystać z ryczałtu za odległość.

Objazdy w celu odbioru i odwiezienia pasażerów nie są uwzględniane przy obliczaniu odległości. Dla kierowcy koszty przejazdu można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu w nieograniczonej wysokości. Natomiast dla pasażerów maksymalna kwota odliczenia jest ograniczona do 4.500 Euro.

Jak uwzględnia się koszty dojazdu w przypadku carpoolingu?

Jak prawidłowo wpisać koszty dojazdu, jeśli zmienia się liczba moich dni pracy?

Poprawne wpisanie kosztów dojazdu przy zmianie dni pracy

Jeśli w ciągu roku zmienia się liczba dni pracy w tygodniu, należy odpowiednio podzielić koszty dojazdu w zeznaniu podatkowym. Oto przykład, jak dokonać wpisów:

1. Rejestracja różnych okresów pracy

Jeśli w jednym roku miał Pan/i tydzień pracy 5-dniowy, a później 6-dniowy, należy utworzyć dwa wpisy dotyczące kosztów dojazdu:

• Okres z 5-dniowym tygodniem pracy:
  
  • Odległość: 15 km, Dni pracy: 115 dni, Uwagi: 5-dniowy tydzień pracy
• Okres z 6-dniowym tygodniem pracy:
  
  • Odległość: 15 km, Dni pracy: 140 dni, Uwagi: 6-dniowy tydzień pracy

2. Ryczałt za dojazdy

Ryczałt za dojazdy wynosi 30 centów za kilometr. Od 21. kilometra obowiązują wyższe stawki:

• 2021: 35 centów od 21. kilometra
• Od 2022: 38 centów od 21. kilometra

3. Podanie dni urlopu i choroby

Aby prawidłowo uwzględnić ryczałt za dojazdy, należy podać rzeczywiste dni pracy. Urząd skarbowy może również zażądać informacji o dniach urlopu i choroby.

4. Home office i zaświadczenie od pracodawcy

Jeśli pracował/a Pan/i w home office, można ubiegać się o 6 Euro dziennie jako koszty uzyskania przychodu (maks. 1.260 Euro rocznie). W takim przypadku nie można wpisywać kosztów dojazdu. W wielu przypadkach wymagane jest również zaświadczenie od pracodawcy potwierdzające dni pracy.

5. Nieprzekraczalne granice urzędów skarbowych

Urzędy skarbowe akceptują następujące przejazdy bez dowodu:

• 5-dniowy tydzień pracy: 220 do 230 przejazdów
• 6-dniowy tydzień pracy: 260 do 280 przejazdów

Te nieprzekraczalne granice nie są jednak prawnie wiążące. Służą jedynie jako orientacja i nie ma prawnego roszczenia, że urząd skarbowy automatycznie je zaakceptuje.

Jak prawidłowo wpisać koszty dojazdu, jeśli zmienia się liczba moich dni pracy?

Czy mogę odliczyć wynajęty parking w celach służbowych?

Normalnie koszty parkingu są objęte ryczałtem za dojazdy. Jeśli jako pracownik wynajmujesz parking w pobliżu miejsca pracy, nie powstają żadne koszty uzyskania przychodu podlegające odliczeniu. Koszty parkingu (opłaty parkingowe, koszty parkingu) są objęte ryczałtem za dojazdy.

Jak zawsze, istnieją jednak wyjątki: Jeśli w ramach podwójnego gospodarstwa domowego, pracy w delegacji, z powodu (udokumentowanej) niepełnosprawności lub nieuniknionych okoliczności nie możesz zrezygnować z parkingu, możesz odliczyć udokumentowane i uzasadnione wydatki od podatku.

Czy mogę odliczyć wynajęty parking w celach służbowych?