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Verpflegungsmehraufwand 2018 – die neuen Pauschalen sind da

Reisen Angestellte für das jeweilige Unternehmen, wird ihnen der Aufwand mit bestimmten Pauschalen erstattet. Hierbei handelt es sich um den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, der zusätzlich zum Gehalt berechnet wird. Die Höhe der Pauschale wird immer wieder angepasst. Die gültigen Beträge für das kommende Jahr haben die Finanzbehörden mittlerweile veröffentlicht. Aber was bedeutet das für Unternehmer und mit welchen Aufwandskosten müssen sie ab dem kommenden Jahr rechnen? Dieser Artikel bietet einen Überblick.

Geschäftsreisen ins Inland

Die gezahlte Pauschale dient dazu, die Mehraufwendungen abzugelten. Seit der Reisekostenreform gibt es allgemein nur noch zwei Pauschalen:

Kleine Pauschale – sie gilt für Geschäftsreisen, die nur zwischen acht und 24 Stunden andauern, ebenso für die An- und Abreisetage im Falle mehrtägiger Geschäftsreisen.
Große Pauschale – ist ein Angestellter für einen vollen 24-Stunden-Tag abwesend, kommt diese Pauschale zum Einsatz.

Generell gilt die Verpflegungspauschale höchstens für einen Zeitraum von drei Monaten. Arbeitet ein Mitarbeiter beispielsweise länger in einer örtlich abweichenden Niederlassung, kann die Verpflegungsmehraufwandspauschale höchstens für drei Monate gezahlt werden.
Reisen Angestellte innerhalb des Landes, ergeben sich für Unternehmer im kommenden Jahr keinerlei Änderungen, da die Pauschalen nicht angepasst wurden. Für inländische Reisen gelten also auch im nächsten Jahr folgende Beträge:

– Kleine Pauschale (zwischen 8 und 24 Stunden) – 12 Euro
– Große Pauschale (Ab 24 Stunden) – 24 Euro.

Auch bei der Übernachtungspauschale ändert sich 2018 nichts, sie bleibt bei einem Pauschbetrag von 20 Euro pro Nacht.

 

Geschäftsreisen ins Ausland

Mitarbeiter, die im Auftrag des Unternehmens Kunden oder Geschäftspartner im Ausland besuchen, erhalten natürlich ebenfalls die Verpflegungspausche. Das gilt gleichfalls für die Angestellten, die in einer ausländischen Niederlassung des Unternehmens eingesetzt werden. Im Gegensatz zu den inländischen Sätzen hat sich bei der Verpflegungsmehraufwandspauschale für Auslandsreisen jedoch etwas geändert:

Länderliste – der Verpflegungsmehraufwand wird für Geschäftsreisen in allen Ländern gezahlt. Die Liste umfasst 180 Länder – erscheint ein bestimmtes Land nicht in der Liste, wird immer der Satz für Luxemburg angenommen. In diesem Jahr wurde die Liste dahingehend angepasst, dass für insgesamt 34 Länder neue Pauschalen gelten. Die gesamte Tabelle mit den Verpflegungsmehraufwänden 2018 findet man auch unter Reisekostenabrechnung.com.
Abweichungen – bei der Berechnung des Verpflegungsaufwands muss darauf geachtet werden, dass die Sätze nicht unbedingt immer für das ganze Land gelten. Reisen in Großstädte werden oft anders abgerechnet als Reisen in ländliche Gebiete.
Drei Sätze – für jedes Land gibt es drei Pauschalen: Aufenthalte von zwischen acht und 24 Stunden, Aufenthalte von mindestens 24 Stunden und Übernachtungspauschalen.

Eine Problematik, die im kommenden Jahr auftritt, ist, dass die Sätze für einige Länder schlichtweg gesunken oder nicht deutlich genug gestiegen sind. Gerade in den Gebieten mit hohen Lebenserhaltungskosten – zu denen in diesem Fall auch die Unterbringung und Verpflegung zählen – sind die Tagespauschalen extrem knapp berechnet. Vor allem die Übernachtungspauschale für Dienstreisen im Ausland ist sehr gering.
Zur Berechnung bei einer eintägigen Reise wird immer der Pauschalbetrag genutzt, der für den letzten Tätigkeitsort wichtig ist. Bei einer mehrtägigen Reise werden folgende Regelungen genutzt:

Anreise – wird auf der Anreise keinesfalls gearbeitet oder eine Tätigkeit ausgeübt, wird die Pauschale des Ortes genutzt, der vor Mitternacht erreicht wurde.
Rückreise – hier gilt der Ort der letzten Tätigkeit im Ausland.
Aufenthalt – hier wird der Ort genutzt, den der Mitarbeiter vor Mitternacht erreicht (besonders für Reisen innerhalb eines Landes mit verschiedenen Pauschalen wichtig).

Wie ist der Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber steuerlich zu behandeln?
Die Pauschale muss natürlich korrekt auf der Lohnabrechnung angegeben werden, damit sie nicht wie eine schlichte Lohnerhöhung wirkt. Allgemein wird der Verpflegungsmehraufwand wie Reisekosten behandelt, aber es gibt einige Möglichkeiten:

Steuerfreie Behandlung – in diesem Fall wird der einfache Tagessatz genutzt. Dieser ist steuerfrei, sofern er korrekt ausgewiesen ist.
Doppelter Verpflegungsmehraufwand – der Arbeitgeber kann den Verpflegungsmehraufwand verdoppeln. In diesem Fall wird die zweite Summe zu 25 Prozent versteuert.

Wichtig ist, dass die Pauschale in jedem Fall korrekt beziffert wird, da sie auf der Lohnabrechnung in Zeile 21 zu erscheinen hat. Es ist übrigens nicht möglich, weitere Kosten im Rahmen der Reise unter dem Punkt des Mehraufwands aufzuführen. Rechnungen von Geschäftsessen, Mietwagen oder anderen berufsspezifischen Ausgaben im Rahmen des ortsabwesenden Aufenthalts dürfen nicht mit auf diese Weise in die Abrechnung aufgenommen werden.

Für Arbeitnehmer gilt, dass der Verpflegungsmehraufwand zwar als Bruttolohn gilt, aber völlig steuerfrei ist, sofern kein doppelter Satz gezahlt wurde. Sollte der Arbeitgeber selbst keinen Verpflegungsmehraufwand zahlen, kann ein Arbeitnehmer natürlich die ihm entstandenen Kosten geltend machen:

Werbungskosten – ist ein Arbeitnehmer tatsächlich beruflich unterwegs, können die Kosten als Werbungskosten in der nächsten Steuererklärung geltend gemacht werden.
Was dazu gehört – in diesem Fall beinhalten die Werbungskosten sämtliche Ausgaben, die mit der beruflichen Reise im Zusammenhang stehen: Übernachtung, Fahrtkosten, Nebenkosten.
Verpflegung – der Arbeitnehmer kann ebenfalls nur die Sätze des gerade gültigen Verpflegungsmehraufwands geltend machen. Zusätzliche Ausgaben, die mit der Nahrungsaufnahme zusammenhängen, können nur geltend gemacht werden, wenn es sich um ein Geschäftsessen handelt.

Einfacher ist es natürlich, wenn der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand direkt über die Lohnabrechnung zahlt. In diesem Fall bekommt der Mitarbeiter die Ausgaben auch zeitnah erstattet und muss nicht, wie im Falle der Angabe in der Steuererklärung, ein Jahr auf die Erstattung warten.

 

Fazit – die Änderungen beim Verpflegungsmehraufwand halten sich 2018 in Grenzen

Die neuen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, die ab 2018 gelten, sind zwar teilweise erhöht worden, in anderen Bereichen sanken sie jedoch. Die Gründe hierfür sind nicht immer klar ersichtlich, da gerade in Ländern oder Städten, in denen die Lebenserhaltungskosten ohnehin hoch sind, die Pauschalen nur wenig angehoben – oder gar gesenkt wurden. Dennoch ist diese Regelung für Mitarbeiter nützlich, da sie die Möglichkeit haben, steuerfrei und zeitnah die zusätzlichen Ausgaben, die durch ihre Dienstreise anfallen, zurückzuerhalten. Für den Arbeitgeber ist die Regelung des Verpflegungsmehraufwands relativ einfach abzurechnen, doch muss er ebenfalls dafür Sorge tragen, dass der Mitarbeiter mit den Tagessätzen auch tatsächlich auskommt.

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