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Auswärtstätigkeiten (Schnellerfassung)

Dieser Text bezieht sich auf die Steuererklärung für 2020. Die Version die für die Steuererklärung für 2021 finden Sie unter:
(2021): Auswärtstätigkeiten (Schnellerfassung)



Neuer Übernachtungspauschbetrag für Berufskraftfahrer

2020 wurde ein neuer Übernachtungspauschbetrag eingeführt. Bisher können Berufskraftfahrer, die in der Schlafkabine ihres Lkw übernachten, keine Übernachtungspauschbeträge geltend machen. Gleichwohl entstehen ihnen Aufwendungen für die Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten (Dusche, Toilette) sowie für die Reinigung der Schlafkabine im Lkw (Bettwäsche).

Derartige Ausgaben können Berufskraftfahrer bereits als Reisenebenkosten in geschätzter Höhe steuerlich absetzen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen (BMF-Schreiben vom 4.12.2012, BStBl. 2012 I S. 1249; BFH-Urteil vom 28.3.2012, VI R 48/11).

Ab dem 1.1.2020 wurde eine neue Reisepauschale für Berufskraftfahrer eingeführt, die anstatt der tatsächlichen Kosten geltend gemach werden kann. Die Übernachtungspauschale in Höhe von 8 Euro pro Kalendertag als Werbungskosten kann - zusätzlich zum "normalen" Verpflegungspauschbetrag - steuermindernd angesetzt werden. Der neue Übernachtungspauschbetrag gilt für

  • den An- oder Abreisetag sowie
  • jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden im Rahmen einer Auswärtstätigkeit im In- oder Ausland (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG, eingefügt durch das "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften"). Die Übernachtungspauschale von 8 Euro wird für jeden Kalendertag berücksichtigt, an dem der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag für Auswärtstätigkeit beanspruchen könnte.
  • Der Ansatz dieser Pauschale erfolgt anstelle der tatsächlichen Mehraufwendungen. Wird der neue Pauschbetrag geltend gemacht, ist die Höhe der tatsächlichen Aufwendungen unbeachtlich. Es müssen nur dem Grunde nach tatsächliche Aufwendungen entstanden sein.
  • Es können auch höhere Aufwendungen als die 8 Euro nachgewiesen und geltend gemacht werden (z. B. auf der Grundlage des BMF-Schreibens vom 4.12.2012, BStBl. 2012 I S. 1249). Die Entscheidung, die tatsächlichen Mehraufwendungen oder den gesetzlichen Pauschbetrag geltend zu machen, kann nur einheitlich im Kalenderjahr erfolgen.
  • Üblicherweise handelt es sich bei den Mehraufwendungen um Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern mit Übernachtung anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit, typischerweise in den als Werbungskosten abziehbaren Übernachtungskosten mit enthalten sind. Als Aufwendungen kommen daher in Betracht:
  • Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten, Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten und Autohöfen,
  • Park- oder Abstellgebühren auf Raststätten und Autohöfen,
  • Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.
  • Der Arbeitgeber kann Erstattungen einheitlich im Kalenderjahr entweder bis zur Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Mehraufwendungen oder bis zur Höhe des neuen Pauschbetrages steuerfrei leisten.
  • Die neue Übernachtungspauschale gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für selbstständige Berufskraftfahrer (§ 4 Abs. 10 EStG).

Tipp: Wollen Sie einen höheren Betrag als den Übernachtungspauschbetrag geltend machen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Notieren Sie alle Auslagen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Daraus können Sie dann den täglichen Kostenbetrag ermitteln und diesen auch künftig zugrunde legen, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Nicht zu den Auslagen gehören die Wertbons, die Sie auf Einkäufe anrechnen lassen (BMF-Schreiben vom 4.12.2012).

Verpflegungspauschbeträge ab 2020 erhöht

Aktuell werden ab dem 1.1.2020 die Verpflegungspauschbeträge angehoben, und zwar in Deutschland um 4 Euro bzw. um 2 Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG, geändert durch das "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften").

 

 

(2020): Neuer Übernachtungspauschbetrag für Berufskraftfahrer



Neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge 2020

Für beruflich oder betrieblich veranlasste Auslandsreisen und für doppelte Haushaltsführung im Ausland gelten im Jahre 2020 folgende Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge (BMF-Schreiben vom 15.11.2019, IV C 5-S 2353/19/10010-001).

Bei einer Auswärtstätigkeit oder doppelten Haushaltsführung im Ausland gilt Folgendes:

  • Die länderspezifischen Verpflegungspauschbeträge kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen oder der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Es ist nicht möglich, die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten geltend zu machen.
  • Die länderspezifischen Übernachtungspauschbeträge dürfen seit 2008 nicht mehr als Werbungskosten abgesetzt werden, gleichwohl darf der Arbeitgeber sie steuerfrei erstatten. Abziehbar sind nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Übernachtungskosten.

Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschbeträge am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) Folgendes:

  • Bei der Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
  • Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

 

(2020): Neue Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge 2020



Was kann ich als Reisenebenkosten absetzen?

Neben den Fahrtkosten, den Übernachtungs- und Verpflegungspauschbeträgen können Sie auch weitere Kosten absetzen, die Ihnen im Zusammenhang mit der Auswärtstätigkeit entstanden sind. Dazu zählen unter anderem:

  • Parkgebühren, Mautgebühren, Garagenmiete
  • Telefongebühren für berufliche Gespräche
  • Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen
  • Gepäckaufbewahrungsgebühren
  • Kosten für den Ankauf von Devisen und Verlust beim Rückkauf
  • Schadensersatz infolge von Verkehrsunfällen
  • Schäden an Reisegepäck
  • Diebstahl von Gegenständen (beruflich genutzte Gegenstände, private Gegenstände, die zu beruflichen Zwecken mitgenommen wurden, notwendige persönliche Reisegegenstände)

Nicht erstattet wird der Verlust von Geld oder Schmuck.

Für viele Reisenebenkosten gibt es keine Belege. Sie können diese trotzdem in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Fertigen Sie dafür einen Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendung an und reichen diesen ein.

Tipp

Sollten Sie den genauen Betrag eines Postens nicht kennen, schätzen Sie diesen. Viele Finanzämter erkennen einen geschätzten Betrag in plausibler Höhe an.

(2020): Was kann ich als Reisenebenkosten absetzen?



Was alles kann ich bei Auswärtstätigkeit absetzen?

Aufwendungen im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sind als Werbungskosten absetzbar. Dazu zählen

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungspauschbeträge,
  • Übernachtungskosten,
  • Reisenebenkosten.

Im Gegensatz zu Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten werden Verpflegungspauschbeträge bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten stets nur für die ersten drei Monate derselben Auswärtstätigkeit berücksichtigt.

(1) Fahrtkosten: Die Fahrten sind absetzbar mit den tatsächlichen Kosten oder bei Benutzung des eigenen Pkw mit der Dienstreisepauschale (30 Cent je Fahrt-km).

(2) Verpflegungspauschbeträge: Sie betragen 14 Euro bei einer Abwesenheitsdauer zwischen 8 und 24 Stunden sowie 28 Euro bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden. (Bis 2019 galten 14 Euro bzw. 28 Euro) Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte - und zwar von der Hauptwohnung, nicht der Wohnung am Einsatzort. Fahrtzeiten sind einzubeziehen.

(3) Übernachtungskosten: Absetzbar sind nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Kosten. Seit 2014 werden diese Kosten anerkannt in den ersten 48 Monaten in unbeschränkter Höhe, danach nur bis zu maximal 1 000 Euro im Monat. Diese Begrenzung gilt nur in Deutschland, nicht jedoch im Ausland.

(4) Reisenebenkosten: Absetzbar sind auch verschiedene kleinere und größere Nebenkosten, die im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit anfallen. In Betracht kommen Fahrtkosten am Zielort, z.B. für Taxi oder Mietwagen, Autobahngebühren oder Fährkosten, Parkgebühren, Trinkgelder, Auslagen für Telefonate und beruflichen Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern.

AKTUELL wurde ab dem 1.1.2020 eine neue Reisepauschale für Berufskraftfahrer eingeführt: Sie können eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 EUR pro Kalendertag als Werbungskosten absetzen - und zwar zusätzlich zum "normalen" Verpflegungspauschbetrag. Dies gilt für den An- oder Abreisetag sowie jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden im Rahmen einer Auswärtstätigkeit im In- oder Ausland (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG, eingefügt durch das "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften").

(2020): Was alles kann ich bei Auswärtstätigkeit absetzen?



Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer "ersten Tätigkeitsstätte" beruflich tätig werden.

Eine Auswärtstätigkeit ist "vorübergehend", wenn Sie voraussichtlich wieder an Ihre erste Tätigkeitsstätte zurückkehren und dort Ihre Arbeit fortsetzen werden.

  • Ein Arbeitnehmer kann nur eine einzige "erste Tätigkeitsstätte" pro Dienstverhältnis haben. Jede Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gilt als Auswärtstätigkeit.
  • In bestimmten Fällen kann der Arbeitnehmer auch gar keine erste Tätigkeitsstätte haben. Dann stellt die berufliche Tätigkeit insgesamt eine Auswärtstätigkeit dar. Dies kommt in Betracht bei Berufskraftfahrern, Taxifahrern, Lokomotivführern und Zugbegleitern, Piloten und Flugbegleitern.
  • Falls Sie auf einem Fahrzeug beschäftigt sind: Jede neue Fahrt stellt eine neue Auswärtstätigkeit dar.
  • Falls Sie längerfristige Arbeitseinsätze unterbrechen: Dauert die Unterbrechung mindestens vier Wochen, beginnt eine neue Auswärtstätigkeit. Dies ist bedeutsam für den Abzug von Verpflegungspauschbeträgen, die nur für die ersten drei Monate berücksichtigt werden. Seit 2014 kommt es nicht mehr auf den Grund für die Unterbrechung an, sodass auch Urlaub oder Krankheit zum Neubeginn führen. Bis 2013 hatte eine Unterbrechung durch Krankheit oder Urlaub keinen Einfluss auf den Ablauf der Dreimonatsfrist.

(2020): Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?



Was sollte ich zur neuen 48-Monatsgrenze wissen?

Bei Auswärtstätigkeiten können Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten abgesetzt werden.

Seit 2014 spielt u.a. eine neue 48-Monatsgrenze eine bedeutsame Rolle.

(1) Die 48-Monatsgrenze bei Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte
"Erste Tätigkeitsstätte" ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Auch ohne ausdrückliche Bestimmung des Arbeitgebers ist eine dauerhafte Zuordnung anzunehmen, wenn der Mitarbeiter an einer Arbeitsstätte längerfristig tätig werden soll. Dies ist der Fall bei einer Beschäftigung

  • unbefristet ("bis auf Weiteres"),
  • für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses (befristet oder unbefristet) oder
  • über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten.

TIPP: Das bedeutet: Alle Zuordnungen (Versetzungen, Abordnungen, Kommandierungen), die von Beginn an befristet für längstens 48 Monate erfolgen, begründen noch keine "erste Tätigkeitsstätte", sondern eine Auswärtstätigkeit. Somit können Fahrtkosten mit der Dienstreisepauschale oder mit den tatsächlichen Kosten sowie Verpflegungspauschbeträge und Übernachtungskosten als Werbungskosten abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

(2) Die 48-Monatsgrenze bei Tätigkeit im Betrieb eines Kunden
Anders als früher kann ein Arbeitnehmer nach neuem Recht seine "erste Tätigkeitsstätte" auch im Betrieb eines Kunden seines Arbeitgebers haben, jedoch nur bei längerfristiger Tätigkeit. Dies betrifft beispielsweise Arbeitnehmer, die längerfristig an einem Projekt beim Kunden mitarbeiten, oder Leiharbeitnehmer, die ohne zeitliche Befristung beim Entleiher tätig sind.

Eine solche längerfristige Tätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb eines Kunden oder eines verbundenen Unternehmens

  • von vornherein länger als 48 Monate oder
  • für die Dauer des Arbeitsverhältnisses tätig wird.

(3) Die 48-Monatsgrenze bei Übernachtungskosten
Für Übernachtungen während einer Auswärtstätigkeit sind stets nur die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Seit 2014 dürfen die Unterkunftskosten nur noch im Zeitraum von 48 Monaten in unbeschränkter Höhe abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Ab dem 49. Monat ist der Werbungskostenabzug bzw. die steuerfreie Kostenerstattung begrenzt auf die vergleichbaren Aufwendungen bei doppelter Haushaltsführung, d. h. auf höchstens 1 000 Euro im Monat. Diese Begrenzung gilt nur bei Auswärtstätigkeit in Deutschland, nicht jedoch im Ausland.

Tipp

Der 48-Monatszeitraum beginnt von neuem, wenn die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mindestens 6 Monate unterbrochen wird. Aus welchem Grund die Tätigkeit unterbrochen wird (z. B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte), spielt keine Rolle.

 

Aktuell hat das Finanzgericht Münster die Auffassung des Fiskus bestätigt und entschieden, dass eine wiederholte befristete Zuordnung zu einer Baustelle von jeweils weniger als 48 Monaten dort keine "erste Tätigkeitsstätte" begründet, auch wenn der Einsatz insgesamt ununterbrochen länger als vier Jahre andauert (FG Münster vom 25.3.2019, 1 K 447/16).

Besonderheit Leih- oder Zeitarbeitnehmer:

Zeitarbeitnehmer stehen nicht in einem Arbeitsverhältnis zu dem Unternehmen, bei dem sie eingesetzt sind, sondern zu "ihrem" Zeitarbeitsunternehmen, das oft auch als "Verleiher" bezeichnet wird. Werden diese Arbeitnehmer also für einen gewissen Zeitraum an ein bestimmtes Unternehmen "verliehen", stellt sich die Frage, ob sie ihre Fahrten zur Tätigkeitsstätte nach Reisekostengrundsätzen (30 Cent pro gefahrenen Km) oder nur mit der geringeren Entfer-nungspauschale (30 Cent je Entfernungs-Km) absetzen können.

Grundsätzlich gilt: Fahrtkosten können nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden, wenn der Zeitar-beitnehmer einer Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist. Dies ist der Fall, wenn er dort längerfristig tätig werden soll, und zwar

  • unbefristet ("bis auf Weiteres"),
  • für die Dauer des Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus.

Das bedeutet: Zeitarbeitnehmer können auch beim Kunden ihre "erste Tätigkeitsstätte" haben, wenn sie dort längerfristig tätig werden. Dies ist allerdings nur dann der Fall, wenn der Mitarbeiter dort von vornherein (!) länger als 48 Monate oder für die Dauer des Dienstverhältnisses oder unbefristet tätig wird. Die Fahrten sind dann nur mit der Entfernungspauschale absetzbar, Verpflegungspauschbeträge und Reisenebenkosten werden nicht berücksichtigt. Zeitarbeitnehmer, die lediglich für eine kürzere Dauer in Betrieben der Kunden tätig werden, üben hingegen eine Auswärts-tätigkeit aus und können daher ihre Fahrten mit der Dienstreisepauschale - und im bestimmten Umfang auch Ver-pflegungspauschalen - geltend machen.

AKTUELL hat das Niedersächsische Finanzgericht entschieden, dass ein Arbeitnehmer, der in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis zu einem Zeitarbeitsunternehmen steht, die Fahrtkosten selbst dann nur mit der Entfernungspauschale für seine Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte geltend machen kann, wenn das Zeitarbeitsunter-nehmen mit dem jeweiligen Entleiher des Arbeitnehmers eine Befristung der Tätigkeit vereinbart hat (Urteil vom 28.5.2020, 1 K 382/16).

  • Der Fall: Der Kläger befand sich in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis zu dem Zeitarbeitsunternehmen A. Eingesetzt war der Kläger dann vereinbarungsgemäß ab Vertragsbeginn ausschließlich und durchgängig bei der Firma B. Das Leiharbeitsverhältnis des Klägers war nach den zwischen A (Verleiher) und B (Entleiher) geschlossenen Vereinbarungen befristet. Der weitere Einsatz bei der Firma war also davon abhängig, dass die-se nach Ablauf der jeweiligen Frist mit A ein weiteres (befristetes) Leiharbeitsverhältnis begründete. Dies ist bis über das Streitjahr 2014 hinaus stets geschehen. Im Streitjahr selbst war der Kläger zunächst für die Zeit vom 1. Januar bis zum 30. September und danach vom 1. Oktober bis zum 31. Dezember im Rahmen eines befristeten Leiharbeitsverhältnisses zwischen A und B tätig. In seiner Steuererklärung machte der Kläger für seine Fahrten von der Wohnung zu seinem Einsatzort bei B Fahrtkosten mit 30 Cent pro gefahrenen Km, also nach Reisekostengrundsätzen, geltend. Dies lehnte das Finanzamt ab und berücksichtige nur die Entfernungspauschale. Die hiergegen gerichtete Klage wies das FG zurück.
  • Begründung: Der Kläger hatte an seinem Einsatzort bei B seine erste Tätigkeitsstätte. Denn er war diesem Einsatzort dauerhaft zugeordnet. Es handelt sich nicht um einen Fall der so genannten Kettenabordnung. Denn der Kläger ist für einen Einsatz bei B eingestellt und ausschließlich dort eingesetzt worden. Dieser Einsatz war nach Würdigung der Gesamtumstände des Einzelfalls sowohl für den Kläger als Arbeitnehmer als auch für A als Arbeitgeber von vornherein so gestaltet, dass der Kläger bis auf Weiteres, also nicht befristet bei B eingesetzt werden sollte. Das zwischen A und B bestehende Leiharbeitsverhältnis war zwar befristet. Darauf kommt es aber im Streitfall nicht an. Im Ergebnis hing der Einsatz des Klägers bei B zwar davon ab, dass B das Leihabeitsverhältnis nach Ablauf der jeweils mit A vereinbarten Frist fortsetzte. Damit ging es dem Kläger aber nicht anders als einer Vielzahl von Arbeitnehmern, deren Einsatz z.B. von der Auftragslage des Arbeitgebers ab-hängt. Für die Annahme einer dauerhaften Zuordnung des Klägers zur ersten Tätigkeitsstätte bei B ist auch un-erheblich, dass nach dem Arbeitsvertrag ein Einsatz bei anderen Kunden von A (theoretisch) möglich war. Auch hier unterscheidet sich das Arbeitsverhältnis des Klägers aber nicht wesentlich von denjenigen Arbeitsverhält-nissen, bei denen Arbeitgeber nicht ein Zeitarbeitsunternehmen ist.

 

Tipp

Der Bundesfinanzhof hatte in seinem Urteil vom 10.4.2019 (VI R 6/17) ausgeführt, dass das Vorliegen eines befristeten Leiharbeitsverhältnisses die Annahme einer dauerhaften Zuordnung nicht ausschließt. Konkret entscheiden musste er den Fall aber nicht, denn in dem damaligen Sachverhalt wurde der Arbeitnehmer während seines Beschäftigungsverhältnisses nacheinander zwei verschiedenen Tätigkeitsstätten zugeordnet. Das war im aktuellen Fall nicht gegeben, denn de facto war der Kläger nur bei der Firma B tätig und war auch extra hierfür von der Zeitarbeitsfirma eingestellt worden. Jedenfalls ist nun aber wieder der BFH am Zuge, denn mittlerweile liegt die Revision vor (Az. VI R 32/20). Betroffene Zeitarbeitnehmer sollten daher gegen ablehnende Steuerbescheide Einspruch einlegen und ein Ruhen ihres eigenen Verfahrens beantragen.

(2020): Was sollte ich zur neuen 48-Monatsgrenze wissen?



Was ist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug absetzbar?

Üben Sie Ihre berufliche Tätigkeit auf einem Fahrzeug aus, haben Sie im Allgemeinen keine "erste Tätigkeitsstätte", sodass die Tätigkeit als Auswärtstätigkeit zu beurteilen ist.

Dies betrifft beispielsweise

  • Berufskraftfahrer,
  • Reisebusfahrer,
  • Linienbusfahrer,
  • Straßenbahnführer,
  • Müllwerker,
  • Taxifahrer,
  • Lokomotivführer,
  • Zugbegleiter,
  • Piloten und
  • Flugbegleiter.

Oftmals müssen Sie sich an einem festgelegten Ort (Übernahmeort) einfinden, um das Fahrzeug zu übernehmen.

Was ist steuerlich absetzbar?

  • Die Fahrten zwischen Wohnung und dem Übernahmeort sind nur mit der Entfernungspauschale absetzbar.
  • Trotz Entfernungspauschale können Sie dennoch Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen, sofern die Abwesenheit mehr als 8 Stunden dauert. Denn mangels erster Tätigkeitsstätte sind Sie ja auswärts beruflich tätig. Es wird hier keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, sondern nur die Anwendung der Entfernungspauschale vorgeschrieben. Hier gibt es keine Dreimonatsfrist, denn jede Fahrt gilt als neue Auswärtstätigkeit.

AKTUELL wurde ab dem 1.1.2020 eine neue Reisepauschale für Berufskraftfahrer eingeführt: Sie können eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 EUR pro Kalendertag als Werbungskosten absetzen - und zwar zusätzlich zum "normalen" Verpflegungspauschbetrag. Dies gilt für den An- oder Abreisetag sowie jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden im Rahmen einer Auswärtstätigkeit im In- oder Ausland (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG, eingefügt durch das "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften").

(2020): Was ist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug absetzbar?



Was ist bei mehreren Tätigkeitsstätten absetzbar?

Müssen Sie aufgrund Ihres Arbeitsvertrages Ihre Arbeitsleistung an zwei oder mehr Arbeitsstätten verrichten, z.B. im Hauptbetrieb und in einer Filiale, muss eine davon als "erste Tätigkeitsstätte" bestimmt werden. Dies kann der Arbeitgeber aufgrund seines Weisungsrechts tun. Oder es ist der Umfang der Arbeitszeit entscheidend: Eine Betriebsstätte gilt dann als Ihre "erste Tätigkeitsstätte", wenn Sie dort aufgrund Ihres Arbeitsvertrages

  • typischerweise arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  • mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig sind.

Falls mehrere Arbeitsstätten die Voraussetzungen einer "ersten Tätigkeitsstätte" bezüglich Dauer der Tätigkeit oder Umfang der Arbeitszeit erfüllen, gilt folgende Regelung:

  • Als erste Tätigkeitsstätte gilt diejenige, die der Arbeitgeber bestimmt. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der Sie den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren Teil Ihrer beruflichen Tätigkeit ausüben.
  • Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Was ist steuerlich absetzbar?

  • Die Fahrten zwischen Wohnung und der "ersten Tätigkeitsstätte" sind lediglich mit der Entfernungspauschale absetzbar.
  • Die Tätigkeit an den anderen Arbeitsstätten gilt als Auswärtstätigkeit, sodass die Fahrten mit der Dienstreisepauschale (30 Cent je Fahrt-km) bzw. mit den tatsächlichen Kosten absetzbar sind.
  • Außerdem können Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, sofern die Abwesenheitsdauer mindestens 8 Stunden beträgt.

(2020): Was ist bei mehreren Tätigkeitsstätten absetzbar?



Wie wird der tatsächliche Km-Kostensatz ermittelt?

Bestimmte berufliche Fahrten sind mit der Dienstreisepauschale (30 Cent je Fahrt-km) absetzbar. Stattdessen können Sie auch den tatsächlichen Km-Kostensatz ermitteln und geltend machen.

Den Kilometer-Kostensatz für Ihren Pkw erhalten Sie wie folgt:

  1. Ermitteln Sie zunächst die Gesamtkosten des Fahrzeugs für einen Zeitraum von 12 Monaten. Das kann das Kalenderjahr oder auch ein beliebiger 12-Monats-Zeitraum sein. Sammeln Sie hierzu alle Belege. Die Anschaffungskosten des Pkw werden linear über 6 Jahre verteilt. Nicht zu den Gesamtkosten gehören Parkgebühren, Fährkosten und Mautgebühren sowie Unfallkosten aufgrund eines Verkehrsunfalls oder einer Beschädigung des Fahrzeugs von mehr als 1.000 Euro. Diese Aufwendungen sind in vollem Umfang bei der jeweiligen dienstlichen Fahrt absetzbar.
  2. Ermitteln Sie die Gesamtfahrleistung in dem 12-Monatszeitraum. Dies ist am einfachsten möglich, wenn Sie die Kilometerstände Ihres Tachos zu Beginn und am Ende des 12-Monats-Zeitraums miteinander vergleichen.
  3. Dividieren Sie die Gesamtkosten durch die Gesamtfahrleistung. Mit dem so ermittelten Km-Kostensatz bewerten Sie die dienstlich gefahrenen Kilometer und machen das Ergebnis als Werbungskosten geltend. Den Km-Kostensatz können Sie auch in den Folgejahren so lange ansetzen, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Es ist leider nicht möglich, einfach die vom ADAC berechneten Kostensätze für Ihren Fahrzeugtyp zugrunde zu legen. Diese Werte erkennt das Finanzamt nicht an.

(2020): Wie wird der tatsächliche Km-Kostensatz ermittelt?



Was gilt bei Auswärtstätigkeiten im Ausland?

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten steuerlich einige Besonderheiten:

(1) Verpflegungspauschbeträge: Diese sind je nach Land unterschiedlich hoch. Für besonders teure Städte werden sogar gesonderte Beträge festgelegt. Die Pauschbeträge sind aus dem Bundesreisekostengesetz abgeleitet und werden vom Bundesfinanzministerium von Zeit zu Zeit neu bekannt gegeben.

  • Je vollem Abwesenheitstag beträgt der landesspezifische Verpflegungspauschbetrag 120 % und an Tagen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie an An- und Abreisetagen jeweils 80 % der höchsten Auslandstagegelder.

(2) Bordverpflegung: Bei Flugreisen ist im Flugpreis meist eine Bordverpflegung enthalten. Wenn die Rechnung für das Flugticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von ihm erstattet wird, gilt Folgendes:

  • Bis 2014 dürfen Sie trotz kostenloser Bordverpflegung die vollen Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen. Die Flugkosten brauchen nicht um den Verpflegungsanteil gekürzt zu werden und können ebenfalls in voller Höhe angesetzt werden. Auch brauchen Sie für die kostenlose Mahlzeit einen geldwerten Vorteil nicht zu versteuern.
  • Ab 2015 gilt die kostenlose Bordverpflegung als eine "vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit". Das bedeutet, dass der Verpflegungspauschbetrag um je 40 % für das Mittag- oder Abendessen und um 20 % für das Frühstück zu kürzen ist. Die Kürzung des Verpflegungspauschbetrages erfolgt nicht, falls anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine kostenlosen Mahlzeiten gereicht werden.

(3) Mehrere Länder: Wenn Sie im Rahmen Ihrer Auswärtstätigkeit mehrere Länder aufsuchen, richtet sich der Verpflegungspauschbetrag immer nach dem Land, das Sie zuletzt vor 24:00 Uhr Ortszeit erreichen. Hingegen ist am Rückreisetag das Land maßgebend, in dem Sie zuletzt tätig waren - und nicht etwa Deutschland. Das gilt auch dann, wenn Sie die Auswärtstätigkeit in Deutschland fortsetzen, beispielsweise noch einen Kunden in Deutschland besuchen.

(4) Übernachtungspauschbeträge: Bei Übernachtungen im Ausland können die länderspezifischen Übernachtungspauschbeträge nicht mehr als Werbungskosten abgesetzt, sondern nur noch vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Falls seit 2014 die Auswärtstätigkeit im Ausland länger als vier Jahre dauert, erfolgt - anders als in Deutschland - für die 48 Monate keine Begrenzung der abzugsfähigen Unterkunftskosten auf 1.000 Euro pro Monat.

(2020): Was gilt bei Auswärtstätigkeiten im Ausland?



Was gilt bei Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber?

Bei Auswärtstätigkeiten, wie Fortbildungsveranstaltungen, Seminaren, Tagungen, Verkaufsveranstaltungen usw., werden die Teilnehmer oftmals auf Kosten des Arbeitgebers beköstigt, entweder vom Arbeitgeber direkt oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten, z. B. dem Tagungshotel oder einem Cateringunternehmen.

Für diesen Vorteil wird der Begünstigte vom Fiskus belangt.

(1) Bis 2013 wird der geldwerte Vorteil der kostenlosen Mahlzeit versteuert. Und zwar mit dem amtlichen Sachbezugswert, sofern es sich um eine "übliche Beköstigung" im Wert von höchstens 40 Euro handelt, oder mit dem tatsächlichen Wert, wobei hier die kleine Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro zur Anwendung kommt. Dafür aber kann der maßgebliche Verpflegungspauschbetrag ungekürzt als Werbungskosten abgesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

(2) Seit 2014 ist es genau anders herum: Jetzt wird der maßgebliche Verpflegungspauschbetrag gekürzt und auf die Versteuerung des Vorteils verzichtet. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- oder Abendessen 40 % des vollen Verpflegungspauschbetrages. Eine Versteuerung mit dem amtlichen Sachbezugswert erfolgt ausnahmsweise nur dann, wenn der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzen kann, z. B. bei einer Abwesenheitsdauer unter 8 Stunden oder bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit nach Ablauf der Dreimonatsfrist. Zudem ist der Grenzwert für die "übliche Beköstigung" von 40 Euro auf 60 Euro angehoben worden.

(2020): Was gilt bei Gewährung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber?


Feldhilfen

Verpflegungsmehraufwand an An- und Abreisetagen

Geben Sie hier die Anzahl der An- und Abreisetage ein, an denen Sie aus beruflichen Gründen unterwegs waren.

Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen der Wohnung und endet mit der Rückkehr dorthin. Wodurch die Abwesenheit verursacht war (Arbeitszeit, Stau oder andere Gründe), spielt dabei keine Rolle.

Besuchen Sie vor Beginn der Auswärtstätigkeit noch Ihre "erste Tätigkeitsstätte", dann beginnt die Abwesenheit erst mit dem Verlassen dieses Ortes.

Wichtig: Sie können Verpflegungspauschbeträge abrechnen für die Zeit vom 01.01.2020 bis 31.12.2020 (max. für 91 Tage für die einzelne Auswärtstätigkeit). Für Tage, an denen Sie nicht gearbeitet haben, z.B. Wochenenden, Feiertage, Urlaub oder Krankheit, erhalten Sie keinen Verpflegungspauschbetrag.

Kürzungsbetrag wegen Mahlzeitengestellung

Sie haben Mahlzeiten erhalten, wenn Ihr Arbeitgeber oder - auf dessen Veranlassung - ein Dritter Sie zum Essen eingeladen hat. Ihnen wurde also eine Mahlzeit gestellt, weswegen die Verpflegungsmehraufwendungen dann entsprechend zu kürzen sind.

Beispiel 1: Sie nehmen auf Wunsch Ihres Arbeitgebers an einem Weiterbildungsseminar teil. In der Tagungspauschale ist bereits ein Mittagessen enthalten.

Beispiel 2: Sie sind auf einer Dienstreise, und in der Hotelrechnung ist das Frühstück enthalten.

Der Verpflegungsmehraufwand ist dann entsprechend zu kürzen. Für die Ermittlung des Kürzungsbetrags gelten folgende Prozentsätze:

  • für ein Frühstück 20 %
  • für ein Mittagessen 40 %
  • für ein Abendessen 40 %

Diese Prozentsätze beziehen sich immer auf den Verpflegungspauschbetrag für eine Abwesenheitsdauer von 24 Stunden.

Da der Tagespauschbetrag für Deutschland insgesamt 28 Euro (bis 2019: 24) beträgt, ergeben sich hieraus folgende Kürzungsbeträge:

  • für ein Frühstück: 5,60 Euro
  • für ein Mittagessen: 11,20 Euro
  • für ein Abendessen: 11,20 Euro
Verpflegungsmehraufwand bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden

Geben Sie hier die Anzahl der Tage ein, an denen Sie aus beruflichen Gründen mindestens 8, aber weniger als 24 Stunden von Ihrer Wohnung abwesend waren.

In diesem Fall steht Ihnen in Deutschland ein Verpflegungspauschbetrag von 14 Euro (bis 2019: 12 Euro) zu. Im Ausland gibt's je nach Land länderspezifische Pauschbeträge.

Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen der Wohnung und endet mit der Rückkehr dorthin. Wodurch die Abwesenheit verursacht war (Arbeitszeit, Stau oder andere Gründe), spielt dabei keine Rolle.

Besuchen Sie vor Beginn der Auswärtstätigkeit noch Ihre "erste Tätigkeitsstätte", dann beginnt die Abwesenheit erst mit dem Verlassen dieses Ortes.

Wichtig: Sie können Verpflegungspauschbeträge abrechnen für die Zeit vom 01.01.2020 bis 31.12.2020 (max. für 91 Tage für die einzelne Auswärtstätigkeit). Für Tage, an denen Sie nicht gearbeitet haben, z.B. Wochenenden, Feiertage, Urlaub oder Krankheit, erhalten Sie keinen Verpflegungspauschbetrag.

Verpflegungsmehraufwand bei einer Abwesenheit von 24 Stunden

Geben Sie hier die Anzahl der Tage ein, an denen Sie bei Reisen mit Übernachtung aus beruflichen Gründen rund um die Uhr (also von 0 Uhr bis 24 Uhr) von Ihrer Wohnung abwesend waren.

In diesem Fall steht Ihnen in Deutschland ein Verpflegungspauschbetrag von 24 Euro zu. Im Ausland gibt es je nach Land länderspezifische Pauschbeträge.

Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen der Wohnung und endet mit der Rückkehr dorthin. Wodurch die Abwesenheit verursacht war (Arbeitszeit, Stau oder andere Gründe), spielt dabei keine Rolle.

Besuchen Sie vor Beginn der Auswärtstätigkeit noch Ihre "erste Tätigkeitsstätte", dann beginnt die Abwesenheit erst mit dem Verlassen dieses Ortes.

Wichtig: Sie können Verpflegungspauschbeträge abrechnen für die Zeit vom 01.01.2020 bis 31.12.2020 (max. für 91 Tage für die einzelne Auswärtstätigkeit). Für Tage, an denen Sie nicht gearbeitet haben, z.B. Wochenenden, Feiertage, Urlaub oder Krankheit, erhalten Sie keinen Verpflegungspauschbetrag.

Fahrtkosten

Fahrtkosten können Sie in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können Sie anstelle der tatsächlichen Kosten pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge geltend machen:

  • beim Pkw 30 Cent,
  • bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen 20 Cent.

Für Fahrstrecken, die mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel zurückgelegt werden (Firmenwagengestellung, unentgeltliche Sammelbeförderung), ist ein Werbungskostenabzug nicht möglich.

Sind Ihnen Verpflegungsaufwendungen im Ausland entstanden?

Geben Sie hier die Summe der im Ausland entstandenen Mehraufwendungen für Verpflegung an.

Für Auslandsdienstreisen gelten andere Pauschbeträge für die Mehraufwendungen für Verpflegung. Wenn Sie Die Pauschbeträge nicht kennen, nutzen Sie die Einzelerfassung der Auswärtstätigkeiten von Lohnsteuer kompakt.

Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand sind je nach Land unterschiedlich hoch. Für besonders teure Städte werden sogar gesonderte Beträge festgelegt. Die Pauschbeträge sind aus dem Bundesreisekostengesetz abgeleitet und werden vom Bundesfinanzministerium von Zeit zu Zeit neu bekannt gegeben.

Je vollem Abwesenheitstag beträgt der landesspezifische Verpflegungspauschbetrag 120 % und an Tagen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie an An- und Abreisetagen jeweils 80 % der höchsten Auslandstagegelder.

Reichen Sie bitte als Nachweis immer eine gesonderte Aufstellung der geltend gemachten Aufwendungen zusammen mit Ihrer Steuererklärung ein.

Beschreibung

Geben Sie bitte eine Beschreibung an, damit die  selbst erstellte Aufstellung der Reisekosten Ihren Angaben in der Steuererklärung zugeordnet werden kann, z.B.:

  • Aufstellung laut Abrechnung vom ...
  • Aufstellung laut Bescheinigung des Arbeitgebers vom ...
Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können nur in tatsächlich entstandener Höhe als Werbungskosten anerkannt werden, längstens jedoch an ein und derselben Tätigkeitsstätte im Inland für 48 Monate, danach höchstens bis zu 1.000 Euro im Monat.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können in tatsächlich entstandener Höhe als Werbungskosten anerkannt werden. Hierzu gehören z. B. Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, für Telefon, Telefax, Porto, Garage und Parkplatz.

Haben Sie steuerfreie Erstattungen für Verpflegungsmehraufwendungen erhalten?

Geben Sie hier steuerfreie Zuschüsse und Erstattungen an, die Sie im Jahr 2020 für Verpflegungsmehraufwendungen erhalten haben und die nicht auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 20 (Steuerfreie Verpflegungszuschüsse) ausgewiesen wurden.

Die steuerfreien Erstattungen verringern ihre abzugsfähigen Werbungskosten.

Steuerfreie Erstattungen (Reisekosten)

Geben Sie hier steuerfreie Zuschüsse und Erstattungen an, die Sie im Jahr 2020 für diese berufsbedingte Reise erhalten haben und die nicht auf ihrer Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen wurden.

Die steuerfreien Erstattungen verringern die abzugsfähigen Werbungskosten.

Steuerfreie Erstattungen (Verpflegung)

Geben Sie hier steuerfreie Zuschüsse und Erstattungen an, die Sie im Jahr 2020 für Verpflegungsmehraufwendungen erhalten haben und die nicht auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 20 (Steuerfreie Verpflegungszuschüsse) ausgewiesen wurden.

Die steuerfreien Erstattungen verringern ihre abzugsfähigen Werbungskosten.

Pauschbetrag für Berufskraftfahrer bei Übernachtung im Kfz

Berufskraftfahrer können anstelle der tatsächlich entstandenen Kosten innerhalb einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit in Verbindung mit einer Übernachtung im Kfz einen Pauschbetrag in Höhe von 8 Euro pro Kalendertag geltend machen. Voraussetzung hierfür ist, dass sie für diesen Tag eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen beanspruchen können.

Für Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung mit Abwesenheit von mehr als 8 Stunden beanspruchen kann, kommt der Pauschbetrag nicht zur Anwendung. Das Wahlrecht zwischen tatsächlichen Kosten und der Pauschale kann im Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden.

Mehraufwendungen für Verpflegung im Inland

Mehraufwendungen für Verpflegung können Sie für dieselbe Auswärtstätigkeit – höchstens für die Dauer von drei Monaten – nur pauschal geltend machen:

  • für eine eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, jeweils 14 Euro. Dies gilt auch, wenn die auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht ausgeübt wurde (also an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung),
  • für An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb Ihrer Wohnung, jeweils 14 Euro,
  • für die Kalendertage, an denen Sie außerhalb Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig und daher 24 Stunden von Ihrer Wohnung abwesend waren, jeweils 28 Euro.

Wurde Ihnen von Ihrem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten für eine Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist der Werbungskostenabzug tageweise zu kürzen, und zwar für ein zur Verfügung gestelltes:

  • Frühstück um 5,60 Euro (= 20 % von 28 Euro),
  • Mittagessen um 11,20 Euro (= 40 % von 28 Euro),
  • Abendessen um 11,20 Euro (= 40 % von 28 Euro).

Je Kalendertag erfolgt eine Kürzung der Verpflegungspauschale auf maximal 0 Euro. Haben Sie für eine zur Verfügung gestellte Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag die Kürzung der Verpflegungspauschale. Ob eine Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen ist, lässt sich im Regelfall der Reisekostenabrechnung Ihres Arbeitgebers entnehmen.

Die Dreimonatsfrist gilt nicht, wenn Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit typischerweise auf einem Fahrzeug oder in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet tätig waren. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen mindern die abzugsfähigen Werbungskosten.

Für Auslandsdienstreisen gelten andere Pauschbeträge. Wenn Sie Mehraufwendungen für Verpflegung im Ausland geltend machen wollen, nutzen Sie daher die Einzelerfassung Ihrer Auswärtstätigkeiten.


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