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Arbeitsmittel

Dieser Text bezieht sich auf die Steuererklärung 2020. Die Version die für die Online Steuererklärung 2020 finden Sie unter:
(2020): Arbeitsmittel



Welche Kosten kann ich absetzen?

Beim Kauf neuer Arbeitsmittel könne Sie neben den reinen Anschaffungskosten auch die Mehrwertsteuer, Kosten für Porto und Verpackung sowie Fahrtkosten (Fahrten zum Kauf und um sich vor dem Kauf zu informieren) absetzen.

Liegen die Anschaffungskosten nicht über der Grenze von 410 Euro (ohne Mehrwertsteuer) oder 487,90 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.), können Sie Ihre Ausgaben in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten absetzen.

Betragen die Anschaffungskosten mehr als 410 Euro (ohne Mehrwertsteuer) oder 487,90 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) müssen Sie die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen. Sie können dann nur die Jahresabschreibung (auch "AfA" - Abschreibung für Abnutzung genannt) als Werbungskosten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Abschreibung im Jahr der Anschaffung monatsgenau angeben. Es gilt hier der Zeitpunkt der Lieferung.

Beispiele für Zeiträume in der ein Arbeitsmittel abzuschreiben ist:

Büromöbel: 13 Jahre
Computer, Drucker, Monitor, Scanner: 3 Jahre
Schreibmaschine: 9 Jahre
Telefoneinrichtung: 8 Jahre
Faxgeräte: 6 Jahre
PKW: 6 Jahre
Reißwolf: 8 Jahre

Wenn Sie mehrere Geräte kaufen, gilt die 410 Euro-Grenze für jedes Gerät einzeln, wenn es selbständig nutzbar ist. 

Tipp:
Können Sie für den Kauf bestimmter Arbeitsmittel keinen Nachweis erbringen, können Sie auf die Nichtbeanstandungsgrenze in Höhe von 110 Euro hoffen. Bis zu diesem Betrag verzichtet das Finanzamt im Allgemeinen auf die Vorlage von Belegen. Sie sollten in diesem Fall aber die Arbeitsmittel trotzdem konkret mit den Anschaffungspreisen benennen. Darauf haben Sie jedoch keinen Rechtsanspruch!

Übrigens können Sie nicht nur Arbeitsmittel von der Steuer absetzen, die Sie neu erworben haben. Auch den Kauf gebrauchter Artikel können Sie als Werbungskosten geltend machen. Sie müssen aber auch hier den Kauf nachweisen, gerade wenn Sie die Ware von einer Privatperson erworben haben, genügt eine Quittung als Nachweis. Es gilt auch beim Kauf gebrauchter Artikel die 410 Euro-Grenze.

Auch Gegenstände, die man Ihnen schenkt oder die Sie geerbt haben, können Sie absetzen, wenn Sie diese für berufliche Zwecke nutzen. Sie können ab diesem Zeitpunkt den Betrag absetzen, den der Schenker bzw. Erblasser hätte absetzen können, wenn er den Gegenstand beruflich genutzt hätte. Ausschlaggebend ist der Restwert des Gegenstandes zum Zeitpunkt Ihrer beruflichen Nutzung.

(2012): Welche Kosten kann ich absetzen?



Wie kann ich Arbeitsmittel abschreiben?

Wenn Sie für ein Arbeitsmittel mehr als 410 Euro (ohne Mehrwertsteuer) oder 487,90 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) ausgeben, müssen Sie die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen, d.h. abschreiben. In jedem Jahr können Sie dann nur die jeweilige Absetzung für Abnutzung (AfA) als Werbungskosten geltend machen. Arbeitnehmer nutzen hierfür die lineare Abschreibung. Die Dauer der Abschreibung wird in den so genannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt. Hier einige Beispiele für gängige Arbeitsmittel:

Abschreibungsdauer verschiedener Arbeitsmittel

Mobilfunkendgeräte: 5 Jahre
Computer, Notebooks und Peripheriegeräte: 3 Jahre
Foto-, Film-, Video- und Audiogeräte: 7 Jahre
Schreibmaschinen: 9 Jahre
Büromöbel: 13 Jahre
Tresore: 23 Jahre
Personenkraftwagen: 6 Jahre

Für das Jahr, indem Sie das Arbeitsmittel gekauft haben, ist der errechnete AfA-Betrag nur monatsgenau absetzbar. Für jeden Monat ein Zwölftel.

Ein Beispiel: Sie erwarben am 1.8.2012 aus beruflichen Gründen ein Notebook für 1.500 Euro. Die Nutzungsdauer wurde von der Finanzverwaltung auf drei Jahre gesetzt.
Es ergibt sich daher folgende lineare Jahresabschreibung: 1.500 Euro : 3 Jahre = 500 Euro

Abschreibung im Jahr 2012: 500 Euro : 5/12 = 209 Euro (für die Monate Aug bis Dez)
Abschreibung im Jahr 2013 und 2014: jeweils 500 Euro
Abschreibung im Jahr 2015: 291 Euro (Restwert aus dem Jahr 2012)

(2012): Wie kann ich Arbeitsmittel abschreiben?



Wie kann ich Berufskleidung als Arbeitsmittel absetzen?

Aufwendungen für Berufskleidung können Sie von der Steuer absetzen. Dabei müssen Sie beachten, dass nicht jede Kleidung, die Sie während der Ausübung Ihres Berufes tragen auch Berufskleidung ist. Können Sie die Kleidung nämlich auch außerhalb Ihrer Arbeit tragen, handelt es sich steuerlich nicht um Berufskleidung. Die Aufwendungen können Sie dann nicht absetzen. 

Es muss sich vielmehr um typische Arbeitskleidung handeln, die aufgrund ihrer Beschaffenheit und ihrer Eigenart zur beruflichen Verwendung bestimmt und notwendig ist.

Beispielsweise wird folgende Berufskleidung anerkannt:

  • Schutzbekleidung jeder Art, z.B. Arbeitskittel, Labormäntel, Sicherheitsschuhe
  • Modische weiße Oberbekleidung bei Friseuren
  • Frack bei einem Orchestermusiker
  • Uniformteile bei Uniformträgern
  • Amtstrachten (Richter, Staatsanwälte, Rechtsanwälte, Geistliche)
  • Sportkleidung bei Sportlehrern
  • Berufskleidung bei Ärzten oder Pflegepersonal

Steuerlich absetzen können  Sie dann die tatsächlich nachgewiesenen Anschaffungskosten. Wenn die Voraussetzung für die Absetzbarkeit der Arbeitskleidung gegeben ist, können Sie auch die Reinigungskosten geltend machen. Waschen Sie Ihre Berufskleidung selbst, können Sie die Kosten dafür schätzen.

Die Arbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände e.V., Bonn hat dafür die Kosten für einen Waschgang ermitteln lassen, bezogen auf jeweils ein kg Wäsche (Stand Dez 2002):

1-Personen-Haushalt

Kochwäsche 95 Grad: 0,77 Euro
Buntwäsche 60 Grad:0,76 Euro
Pflegeleichtwäsche: 0,88 Euro

2-Personen-Haushalt

Kochwäsche 95 Grad: 0,50 Euro
Buntwäsche 60 Grad: 0,48 Euro
Pflegeleichtwäsche: 0,60 Euro

3-Personen-Haushalt

Kochwäsche 95 Grad: 0,43 Euro
Buntwäsche 60 Grad: 0,41 Euro
Pflegeleichtwäsche: 0,53 Euro

4-Personen-Haushalt

Kochwäsche 95 Grad: 0,37 Euro
Buntwäsche 60 Grad: 0,35 Euro
Pflegeleichtwäsche: 0,47 Euro

(2012): Wie kann ich Berufskleidung als Arbeitsmittel absetzen?



Wie kann ich einen Computer von der Steuer absetzen?

Wenn Sie Ihren heimischen Computer nicht nur privat, sondern auch beruflich nutzen, können Sie die damit verbundenen Kosten als Arbeitsmittel steuerlich geltend machen. Im Falle des Computers gilt die Zehn-Prozent-Grenze nicht, wonach ein Gegenstand nur dann als Arbeitsmittel anerkannt wird, wenn es mindestens zu 90 Prozent beruflich genutzt wird. In welcher Höhe Sie die Kosten für den PC absetzen können, hängt vielmehr von der tatsächlichen Nutzungsdauer für berufliche und private Zwecke ab.

Beispiel:
Sie nutzen Ihren Computer wöchentlich sechs Stunden beruflich und vier Stunden privat. Dann sind 60 Prozent der Aufwendungen für Ihren PC samt Peripheriegeräten absetzbar. Wenn Sie eine fast ausschließliche berufliche Nutzung des PC (mind. 90 Prozent) glaubhaft machen, können Sie sogar die kompletten Kosten ansetzen. 
Ist ein Nachweis schwer oder gar nicht möglich, wird der Anteil der beruflichen Nutzung auf 50 Prozent geschätzt, d.h. Sie können die Hälfte der Kosten absetzen.

Ein Computer wird privat mitbenutzt, wenn Sie dort Ihren privaten Schriftverkehr erledigen, Ihr Online-Banking dort betreiben oder spielen. Beispiele für eine berufliche Nutzung eines Computers sind die Erledigung beruflicher Aufgaben zu Hause (auch Rechercheaufgaben), der Erwerb von notwendigem EDV-Grundwissen, Fortbildungen oder auch die Erstellung von Bewerbungsschreiben.

Bei der Erstanschaffung müssen Sie alle Computerkomponenten, auch Peripheriegeräte und Software, zusammenfassen und gemeinsam über die Nutzungsdauer abschreiben, wenn die Anschaffungskosten über der Grenze von 410 Euro (ohne Mehrwertsteuer) oder 487,90 Euro (inkl. 19 Prozent MwSt.) lagen. Denn in der Regel sind Peripheriegeräte und Software nicht ohne PC nutzbar. Die Abschreibungsdauer für Computer, Notebooks und Peripheriegeräte beträgt drei Jahre. Eine Ausnahme bilden Geräte, die auch selbständig nutzbar sind, wie so genannte All-in-one-Geräte, die gleichzeitig Drucker, Fax, Kopierer und Scanner sind. Liegt der Anschaffungspreis unter der 410-Euro-Grenze, können Sie die gesamten Kosten sofort absetzen.

Beachten Sie besonders bei der Anschaffung von berufsbezogener Software, dass sich hier ein anderer Anteil der beruflichen Nutzung ergeben kann als bei der Hardware. So können Sie unter Umständen die Software auch dann als Werbungskosten absetzen, wenn der Computer nicht anerkannt wird.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Computerbestandteile hinzukaufen, müssen Sie die Kosten dem Restwert des PC hinzurechnen und die Summe auf die verbleibende Restnutzungsdauer verteilen. Sollte Ihr Computer bereits abgeschrieben sein, sollten Sie die Kosten vollständig absetzen, wenn der Kaufpreis nicht mehr als  410 Euro netto beträgt. Ansonsten können Sie die Geräte oder die Software auch gesondert abschreiben. 

Ersetzen Sie vorhandene durch neue Komponenten, können Sie die Anschaffungskosten als Erhaltungsaufwand in voller Höhe und unabhängig vom Kaufpreis im Jahr des Kaufs sofort absetzen.

Tipp:
Neben Computer, Software und Peripheriegeräten sind auch Aufwendungen für Computer-Zubehör wie Druckerpapier, Tonerkartuschen, Druckerpatronen, CD/DVD-Rohlinge, USB-Stick, Kabel oder Batterien absetzbar.

(2012): Wie kann ich einen Computer von der Steuer absetzen?



Wann kann ich Fachliteratur absetzen?

Nutzen Sie für die Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit Fachliteratur, können Sie die Ausgaben für Bücher, Zeitschriften und Zeitungen absetzen. Ohne Probleme anerkannt werden Fachbücher, deren eindeutiger Titel bereits auf die berufliche Verwendung hinweisen.

Bei allgemeinbildenden Büchern wird der Nachweis der beruflichen Nutzung schwerer. Sie sollten jedoch wissen, dass eine Ablehnung von Seiten des Finanzamt mit der Begründung, es handele sich nicht um ein Fachbuch, nicht ausreicht. Im Vordergrund steht die tatsächliche Verwendung des Buches. Sie müssen dem Finanzbeamten also nachweisen, dass Sie das Buch beruflich nutzen.

Auch Zeitschriften können Sie als Fachliteratur absetzen, wenn es sich dabei um Fachzeitschriften handelt, die berufsbezogene Informationen vermitteln. Die Absetzbarkeit von Zeitschriften wird dadurch erschwert, dass viele Zeitschriften ein weites Themenspektrum abdecken und nicht ausschließlich berufsbezogene Informationen liefern. In solchen Fällen werden die Zeitschriften nicht anerkannt.

Ein ähnliches Problem stellt die Absetzbarkeit von Zeitungen dar. Typische Tageszeitungen können Sie aufgrund Ihres umfangreichen Themenspektrums nicht absetzen. Nicht typische Tageszeitungen, wie das Handelsblatt, können Sie dagegen von der Steuer absetzen, wenn Sie eine überwiegend berufliche Nutzung nachweisen können.

Natürlich müssen Sie auch die Aufwendungen für Fachliteratur nachweisen. Haben Sie die entsprechenden Belege nicht gesammelt, können Sie ohne Nachweis den Betrag von 110 Euro eintragen. Dies ist jedoch kein Pauschbetrag, auf den Sie einen Rechtsanspruch haben, sondern lediglich die Nichtbeanstandungsgrenze. Bis zu diesem Betrag sollen die Finanzbeamten auf Belege verzichten. Die Nichtbeanstandungsgrenze gilt jedoch für Arbeitsmittel im Allgemeinen. Haben Sie also die 110 Euro bereits bei der Arbeitskleidung genutzt, bleibt ein Nachweis der Aufwendungen für Fachliteratur nötig.

(2012): Wann kann ich Fachliteratur absetzen?



Was kann ich als Arbeitsmittel absetzen?

Als Arbeitsmittel könne Sie Genstände von der Steuer absetzen, die Sie so gut wie ausschließlich für berufliche oder wenn Sie selbständig sind - für betriebliche Zwecke – nutzen. Die Kosten können Sie als Werbungskosten bzw. als Betriebsausgaben geltend machen.

Nicht immer werden alle Arbeitsmittel vom Finanzamt anerkannt. Je spezieller ein Arbeitsmittel, desto höher die Chance, dass es anerkannt wird. Dabei hängt es von Ihrem Beruf und dem Arbeitsmittel ab, ob Sie es von der Steuer absetzen können.

Die Bedingung, dass Sie ein Arbeitsmittel so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen, erfüllen Sie bei einer beruflichen Nutzung von mindestens 90 Prozent. Dann dürfen Sie das Arbeitsmittel in vollem Umfang als Werbungskosten absetzen. Nutzen Sie es privat jedoch mehr als zehn Prozent sind die Aufwendungen insgesamt steuerlich nicht abziehbar. Für private PKW, Computer, Telefon, Fax und Anrufbeantworter gilt die Zehn-Prozent-Grenze jedoch nicht.

Folgende Gegenstände (Beispiele) können Sie je nach Berufsgruppe als Werbungskosten absetzen:

  • Typische Berufskleidung
  • Computer und Programme
  • Fachliteratur
  • Schreibtisch und Bürostuhl
  • Aktenschrank
  • Aktenkoffer
  • Fotokopierer
  • Taschenrechner
  • Werkzeuge
  • Telefon, Fax, Mobilfunkkosten
  • Büromaterial (Schreibwaren, Stifte, Papier, Aktenordner etc.)

Wenn Sie für ein Arbeitsmittel nicht mehr als 410 Euro (netto) bzw. 487,90 Euro (einschl. 19 Prozent MwSt.) bezahlen, könne Sie die gesamten Kosten im Jahr der Bezahlung als Werbungskosten absetzen. Jedoch muss das Arbeitsmittel selbständig nutzungsfähig sein. Dies ist zum Beispiel nicht der Fall bei einem Monitor, Drucker oder Scanner. Diese können nur zusammen mit einem Computer genutzt werden.

Geben Sie für ein Arbeitsmittel mehr aus, müssen Sie die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen.

(2012): Was kann ich als Arbeitsmittel absetzen?


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