Jakie koszty związane z podróżami służbowymi są uznawane przez urząd skarbowy?
Jeśli pracodawca nie pokrywa kosztów podróży służbowej (pracy w delegacji) lub pokrywa je tylko częściowo, mogą Państwo odliczyć koszty podróży, noclegów, diety i koszty dodatkowe (np. opłaty parkingowe, transport bagażu) jako koszty uzyskania przychodu.
Podróż służbowa z udziałem prywatnym
Jeśli podróż służbowa jest połączona z pobytem prywatnym, koszty można rozliczyć tylko proporcjonalnie. Przykład: dwa dni służbowe, dwa dni prywatne = 50% podlegające odliczeniu. Jeśli udział służbowy jest wyraźnie większy (np. 90%), można uznać całkowite koszty. Ważne: Wymagane jest jasne zestawienie kosztów.
Uwaga: Koszty pokryte przez pracodawcę (np. lot, hotel) nie mogą być dodatkowo uwzględnione.
Diety
Osoby pracujące poza domem przez ponad osiem godzin mogą ubiegać się o diety:
- 14 Euro przy 8–24 godzinach nieobecności
- 28 Euro przy całodziennej nieobecności (24 godziny)
Te diety obowiązują również w przypadku pracy w terenie, np. dla kierowców ciężarówek lub autobusów.
Ryczałt za nocleg dla kierowców zawodowych
Oprócz diety kierowcy zawodowi mogą ubiegać się o ryczałt za nocleg w wysokości 9 Euro za każdy dzień kalendarzowy (do 2023: 8 Euro) – ale tylko w przypadku faktycznego noclegu w ciężarówce. Dotyczy to również dni przyjazdu i wyjazdu tylko, jeśli nocleg odbył się w ciężarówce.
Podstawa prawna: § 9 ust. 1 zdanie 3 nr 5b EStG (wprowadzone przez ustawę o dalszym wsparciu podatkowym elektromobilności)
Aktualna sytuacja prawna: spór dotyczący ryczałtu
- Kierowca zawodowy ubiegał się w 2020 roku o ryczałt za nocleg na 220 dni, chociaż nocował w ciężarówce tylko przez 166 dni.
- Urząd skarbowy uznał tylko 166 dni – sąd finansowy to potwierdził (wyrok z 18.06.2024, 2 K 534/22).
- Uzasadnienie: Ryczałt jest dozwolony tylko wtedy, gdy występują faktyczne dodatkowe koszty – czyli rzeczywisty nocleg w ciężarówce.
- Rewizja została dopuszczona przez Federalny Trybunał Finansowy (sygn. VI R 6/25). Osoby zainteresowane powinny otworzyć podobne przypadki.
Uwaga: Alternatywnie można uwzględnić wyższe, faktyczne koszty noclegu – ale decyzja (ryczałt lub dowód) obowiązuje jednolicie przez cały rok kalendarzowy.
