Am I also entitled to the travel allowance if I use a company car?
You can also receive the travel allowance if you use a company car for commuting. However, you must note the following special features:
Most favourable route
Even if your employer bases the calculation of the taxable benefit on the shortest route, you may still declare a longer route in your tax return if it is more favourable and you use it regularly.
For journeys between your home and primary workplace, you must pay tax on an additional value on top of the private usage value of 1 percent of the list price. This amounts to 0.03 percent of the list price per kilometre of distance for commuting each month.
In return, you may then, like any employee, claim the travel allowance of 0.30 Euro / 0.35 Euro per kilometre of distance as income-related expenses. If your employer taxes the taxable benefit for the company car at a flat rate of 15 percent, you must deduct the monthly flat-rate taxed amount from your income-related expenses and can only deduct the remainder as income-related expenses.
Simplification rule
Even if the employer has only used 180 days for the calculation of the benefit for simplification purposes, you can, for example, claim 220 days when deducting income-related expenses.
(2021): Am I also entitled to the travel allowance if I use a company car?
How do I enter different commuting distances after a move?
If you changed your residence due to a move during a tax year, the daily commute to your primary workplace usually changes as well.
In this case, you must enter two primary workplaces in Lohnsteuer kompakt to input the correct distances, e.g.:
- "Workplace, address old residence"
- Distance 25 km, 112 working days, 5-day week
- "Workplace, address new residence"
- Distance 15 km, 118 working days, 5-day week
Tip
Don't forget to also claim any moving expenses in your tax return!
(2021): How do I enter different commuting distances after a move?
How are travel expenses recorded for car pools?
If car pools are formed for the daily commute to work, each participant in the car pool can claim the commuting allowance for themselves.
Detours to pick up and drop off passengers are not taken into account when determining the distance. For the driver, travel costs can be deducted as income-related expenses without limit. However, for passengers, the maximum deductible amount is 4.500 Euro.
(2021): How are travel expenses recorded for car pools?
How do I enter travel expenses correctly if the number of my working days changes?
Wenn sich im Laufe eines Jahres die Anzahl der Arbeitstage pro Woche erhöht oder verringert hat, sollten Sie mehrere Eintragungen für die Fahrtkosten anlegen, z.B.:
"Erste Tätigkeitsstätte, 5-Tage-Woche"
- Entfernung 15 km, 115 Arbeitstage, 5-Tage-Woche
"Erste Tätigkeitsstätte, 6-Tage-Woche"
- Entfernung 15 km, 140 Arbeitstage, 6-Tage-Woche
Hinweis: Corona verändert alles
Fahrten zur Arbeit, genauer gesagt zur ersten Tätigkeitsstätte, sind mit der Pendlerpauschale von 30 Cent pro Entfernungskilometer abziehbar; seit 2021 gelten 35 Cent ab dem 21. Kilometer. Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer gehalten, im Rahmen seiner Steuererklärung die exakte Anzahl der Arbeitstage anzugeben. Nur für diese Tage wird die Pendlerpauschale gewährt. Um zu prüfen, ob die Anzahl der erklärten Arbeitstage plausibel ist, sind auch Urlaubs- und Krankheitstage zu erklären. Seit 2020 werden in der Steuererklärung zudem die Dienstreisetage und die Heimarbeitstage abgefragt.
Nun kann es aber sehr mühsam sein, die Anzahl der Arbeitstage exakt zu ermitteln. Wer führt schon täglich eine Strichliste? Und dann gibt es Arbeitnehmer, die auch am Wochenende, mitunter außerplanmäßig, die Arbeitsstelle aufsuchen. Daher haben die Finanzämter schon vor Jahrzehnten sogenannte Nichtaufgriffsgrenzen festgelegt. Sie akzeptierten im Allgemeinen bei einer Fünf-Tage-Woche 220 bis 230 Fahrten und bei einer Sechs-Tage-Woche 260 bis 280 Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Wohlgemerkt handelt es sich um interne Grenzen der Finanzämter, auf deren Anwendung kein Rechtsanspruch besteht, auch wenn das Finanzgericht München vor einigen Jahren geurteilt hat, dass die Finanzämter 230 Tage abhaken sollten (FG München vom 12.12.2008, 13 K 4371/07).
So weit, so gut. Doch Corona hat alles verändert. Unzählige Arbeitnehmer befanden und befinden sich noch im Homeoffice und fahren nicht täglich ins Büro oder zum Betrieb. Sie können für diese Tage einen Pauschalbetrag von 5 Euro pro Tag als Werbungskosten geltend machen (betrifft die Steuererklärungen 2020 und 2021) oder gar die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Doch mangels Fahrten dürfen sie Fahrtkosten natürlich nicht geltend machen. Und gerade hier setzen die Finanzämter nun zunehmend an und fordern eine Arbeitgeberbescheinigung über die tatsächlich geleisteten Arbeitstage und vor allem über die Tage, an denen die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht worden ist. Die Regel, dass 220 oder 230 Fahrten pro Jahr akzeptiert werden, gilt für die Jahre 2020 und 2021 jedenfalls nicht mehr ohne Weiteres!
(2021): How do I enter travel expenses correctly if the number of my working days changes?
How do I enter different commuting distances if I change employer?
If you changed employer during a tax year, the daily commuting distance and thus the amount of the commuter allowance usually changes as well.
If you changed employer during the year, you can easily enter multiple primary workplaces:
"Primary workplace previous employer"
- Distance 30 km, 80 working days, 5-day week
"Primary workplace new employer"
- Distance 15 km, 150 working days, 5-day week
(2021): How do I enter different commuting distances if I change employer?
How do I enter travel expenses when using different modes of transport?
If you travel to your employer using different modes of transport (car/public transport/passenger in a carpool), it is best to record these with two separate entries, e.g.:
"Primary place of work, transport by car"
- Distance 25 km, 164 working days, 5-day week
"Primary place of work, transport by public transport"
- Distance 25 km, 66 working days, 5-day week
(2021): How do I enter travel expenses when using different modes of transport?
