Cum funcționează calculul excedentului de venituri?

Calculul excedentului de încasări (conform art. 4 alin. 3 EStG) este cea mai simplă formă de determinare a profitului. Aici, veniturile din exploatare sunt comparate cu cheltuielile de exploatare.

Rezultatul este profitul sau pierderea fiscală.

Venituri din exploatare
./. Cheltuieli de exploatare
= Profit sau pierdere

Documente justificative

Chiar și calculul excedentului de încasări presupune ca veniturile și cheltuielile de exploatare să fie dovedite prin documente justificative. Aceste documente, precum și extrasele de cont trebuie colectate. Deși nu este prescrisă o anumită formă pentru colectarea documentelor, ar trebui să evitați faimosul carton de pantofi. O arhivare ordonată a documentelor poate fi chiar - teoretic - suficientă în locul înregistrărilor (art. 146 alin. 5 AO).

Aceasta înseamnă pentru dumneavoastră, ca persoană care efectuează calculul excedentului de încasări, că nu trebuie neapărat să înregistrați cheltuielile de exploatare - cel puțin teoretic -, ci le puteți dovedi doar pe baza documentelor justificative. 

Atât despre teorie. Dar atenție: O obligație de înregistrare poate rezulta din Legea privind taxa pe valoarea adăugată sau din "Principiile pentru conducerea și păstrarea corectă a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și pentru accesul la date (prescurtat GoBD)". Antreprenorii sunt obligați să înregistreze tranzacțiile comerciale fără numerar în termen de zece zile. Încasările și plățile în numerar trebuie înregistrate zilnic. Informațiile nu trebuie să se piardă sub nicio formă, astfel încât este necesară o arhivare ordonată a facturilor de intrare și ieșire, precum și o înregistrare sistematică a plăților. De obicei, acest lucru se realizează în special prin numerotarea și contabilizarea continuă a facturilor de intrare și ieșire, precum și prin arhivarea în dosare speciale sau prin înregistrări electronice. Modificările ulterioare în contabilitate, cum ar fi anulările sau corecțiile, trebuie documentate clar. Prin urmare, nu renunțați la înregistrările continue, chiar dacă efectuați calculul excedentului de încasări. 

Important: Ca antreprenor, trebuie să stocați toate documentele, inclusiv documentele MS-Office, fișierele PDF și e-mailurile, într-un mod sigur din punct de vedere al auditului. Aceasta înseamnă că modificările ulterioare ale documentelor electronice, chiar și neintenționate, trebuie excluse sau trebuie asigurată o trasabilitate printr-o istorie completă a modificărilor. Stocați documentele electronice într-un sistem de management al documentelor.

Nu trebuie să trimiteți documentele justificative împreună cu declarația fiscală la biroul fiscal. Cu toate acestea, trebuie să păstrați documentele timp de 10 ani. Din motive fiscale, toate registrele și înregistrările care sunt relevante pentru impozitare trebuie păstrate (art. 147 alin. 1 AO).

Principiul încasărilor și plăților

Veniturile și cheltuielile sunt înregistrate conform principiului încasărilor și plăților, adică la momentul în care au fost efectuate plățile. Prin urmare, nu contează data facturii, ci data plății.

Trebuie înregistrate doar veniturile și cheltuielile care afectează profitul, adică influențează profitul. De exemplu, contractarea unui împrumut nu reprezintă venituri din exploatare și nu trebuie înregistrată contabil. Pe de altă parte, sumele de bani pentru rambursarea unui împrumut nu sunt cheltuieli de exploatare. Cu toate acestea, dobânzile plătite și costurile împrumutului pot fi deductibile ca cheltuieli de exploatare. De asemenea, retragerile de numerar din contul bancar nu sunt luate în considerare.

O factură din 30.11.2021 o plătiți abia pe 2.2.2022.

La determinarea profitului pentru anul 2021, această cheltuială nu este luată în considerare; ea va fi înregistrată abia la determinarea profitului pentru anul 2022.

Plăți periodice

Chiria, primele de asigurare etc. sunt considerate plăți periodice care sunt efectuate cu până la 10 zile înainte și după sfârșitul anului și sunt atribuite anului căruia îi aparțin din punct de vedere economic. Acest lucru se aplică nu numai cheltuielilor, ci și veniturilor (art. 11 EStG).

O cheltuială periodică este și declarația preliminară de TVA pentru luna decembrie sau pentru al patrulea trimestru, care trebuie depusă până la 10 ianuarie a anului următor. Plata din ianuarie este, așadar, deductibilă ca cheltuieli de exploatare în anul vechi. Același lucru se aplică în cazul unei rambursări de TVA, chiar dacă biroul fiscal transferă banii abia după 10 ianuarie (decizia BFH din 1.8.2007, BStBl. 2008 II p. 282).

Exemplu: Primele pentru asigurarea de răspundere civilă a întreprinderii pentru anul 2023 le transferați deja pe 27.12.22. Deși plata a fost efectuată încă în anul 2022, suma este atribuită anului 2023 și este inclusă abia la determinarea profitului pentru 2023.

Principiul net sau brut?

Dacă sunteți plătitor de TVA, este recomandabil să indicați toate veniturile și cheltuielile de exploatare la valoarea netă - adică fără TVA. TVA colectată și plătită trebuie indicată separat. Pentru declarația preliminară de TVA și pentru declarația de TVA aveți oricum nevoie de valorile nete.

Cei care sunt scutiți de TVA ca mici întreprinzători conform art. 19 UStG își declară veniturile din exploatare la valoarea facturii (adică fără TVA) și cheltuielile de exploatare la valoarea brută (inclusiv TVA). Același lucru se aplică antreprenorilor care realizează exclusiv venituri scutite de TVA, de exemplu medici, naturopați, fizioterapeuți, moașe, agenți și brokeri de asigurări.

Plăți de TVA

Plățile de TVA influențează profitul: TVA colectată din facturile de ieșire reprezintă venituri din exploatare, TVA plătită (TVA deductibilă) din facturile de intrare sunt cheltuieli de exploatare. Rambursările de TVA de la biroul fiscal sunt venituri din exploatare, plățile de TVA către biroul fiscal sunt cheltuieli de exploatare.

Amortizări și provizioane

Acestea nu sunt efectuate, deoarece momentul plății este determinant. De exemplu, o primă de asigurare plătită în cursul anului nu trebuie transferată parțial în anul următor. Ea este înregistrată integral în anul plății.

Creanțe și datorii

Acestea nu sunt evidențiate, deoarece conform principiului încasărilor și plăților sunt înregistrate doar plățile efectuate efectiv.

Conturi de stoc

Acestea nu trebuie ținute. Prin urmare, nu există niciun cont de casă. Sumele de bani din conturile bancare nu trebuie reconciliate cu documente justificative. Nu este necesar să înregistrați plățile în numerar primite într-un registru de casă (decizia BFH din 16.02.2006, X B 57/05).

Inventar

Nu este necesar un inventar la sfârșitul anului, adică înregistrarea activelor și stocurilor, deoarece nu efectuați o comparație a activelor. Astfel, nu mai este necesară evaluarea laborioasă a stocurilor.

Bunuri circulante

Costurile de achiziție ale bunurilor circulante, cum ar fi mărfurile și materialele consumabile, sunt înregistrate ca cheltuieli de exploatare la momentul plății.

O particularitate se aplică anumitor bunuri circulante, și anume pentru acțiuni la societăți pe acțiuni, titluri de valoare și creanțe și drepturi similare necertificate, terenuri și clădiri din activele circulante:

• În cazul achizițiilor după 5.5.2006, costurile de achiziție ale acestor bunuri nu mai pot fi deduse integral ca cheltuieli de exploatare, ci costurile de achiziție sau valoarea care le înlocuiește pentru aceste bunuri sunt luate în considerare ca cheltuieli de exploatare abia la vânzare sau retragere, și anume în momentul în care venitul din vânzare este încasat sau bunul este efectiv retras (art. 4 alin. 3 fraza 4 EStG).

Bunuri de capital

Bunurile de capital nu sunt înregistrate în anul achiziției, producției sau introducerii în activele întreprinderii cu costurile de achiziție sau producție integrale ca cheltuieli de exploatare, ci doar prin amortizări - mai precis: amortizare pentru uzură (AfA). În acest scop, costurile de achiziție sau producție sunt repartizate pe durata de utilizare obișnuită a întreprinderii, iar suma anuală proporțională este înregistrată ca cheltuieli de exploatare.

Bunuri de mică valoare

Pentru bunurile de mică valoare achiziționate, produse sau introduse în activele întreprinderii începând cu 1.1.2018, se aplică următoarea nouă reglementare:

1. Bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de până la 250 Euro (fără TVA) pot fi deduse imediat ca cheltuieli de exploatare sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare. Opțiunea poate fi utilizată individual pentru fiecare bun (opțiune pe bun). Nu există nicio obligație specială de înregistrare, de exemplu într-un registru de active (art. 6 alin. 2a fraza 4 EStG).
2. Bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de 250,01 Euro până la 800 Euro (fără TVA) pot fi deduse integral ca cheltuieli de exploatare în anul achiziției, producției sau introducerii sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare. În acest caz, bunurile de mică valoare trebuie incluse într-un registru special de active, cu data achiziției, producției sau introducerii, precum și cu costurile de achiziție sau producție. Registrul nu este necesar dacă aceste informații sunt evidente din contabilitate. Bunurile de până la 250 Euro nu mai trebuie incluse într-un registru de active din 2018 (art. 6 alin. 2 fraza 4 și 5 EStG).
3. Pentru bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de 250,01 Euro până la 1.000 Euro (fără TVA) poate fi creat un post colectiv, care este amortizat pe 5 ani cu câte 20% reducere a profitului (așa-numita amortizare de grup). Opțiunea trebuie exercitată uniform pentru toate bunurile din anul fiscal cu costuri de achiziție de peste 250 Euro până la 1.000 Euro (opțiune pe an fiscal). În afară de înregistrarea contabilă a intrării în postul colectiv, nu există alte obligații de documentare. Nu trebuie să țineți un registru de stocuri (art. 6 alin. 2a fraza 1 și 4 EStG).
4. Bunurile de peste 800 Euro trebuie amortizate conform regulilor generale. Se poate deduce în fiecare an așa-numita "amortizare pentru uzură" (AfA). Cu toate acestea, există încă posibilitatea de a crea un post colectiv pentru costuri de până la 1.000 Euro și de a-l amortiza liniar pe 5 ani.

În cazul tipurilor de venituri excedentare (muncă salariată, închiriere și leasing, alte venituri), se aplică regula conform căreia, începând cu 1.1.2018, bunurile de mică valoare cu costuri de achiziție de până la 800 Euro (fără TVA) pot fi deduse imediat ca cheltuieli de publicitate sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare (art. 9 alin. 1 nr. 7 fraza 2 EStG).

 

Subvenții pentru investiții în bunuri

Dacă primiți subvenții publice pentru investiții pentru achiziționarea sau producția anumitor bunuri, aveți opțiunea, ca persoană care efectuează calculul excedentului de încasări:

• să deduceți subvenția din costurile de achiziție sau producție ale bunului, ceea ce reduce baza de calcul pentru amortizare. Această reducere trebuie efectuată deja în anul în care subvenția este aprobată, și nu abia în anul în care subvenția este efectiv plătită (decizia BFH din 29.11.2007, BStBl. 2008 II p. 561).
• să impozitați subvenția ca venituri din exploatare, și anume în anul în care subvenția este acordată (decizia BFH din 19.7.1995, BStBl. 1996 II p. 28).

Conturi bancare separate

Trebuie să aveți conturi bancare separate pentru tranzacțiile comerciale și private? Din punct de vedere legal, nu sunteți obligat să faceți acest lucru, dar este cu siguranță mai bine. Totuși, dacă aveți doar un cont mixt, trebuie să vă asigurați prin înregistrări corespunzătoare că originea sumelor de bani care intră în acest cont poate fi clarificată (decizia BFH din 12.6.2003, XI B 8/03).