Noi sume forfetare pentru diurnă și cazare 2024

Ministerul Federal de Finanțe a publicat noile sume forfetare pentru diurnă și cazare pentru călătorii de afaceri în străinătate pentru 2024. Acestea influențează modul în care angajații și angajatorii gestionează deducerile și rambursările fiscale.

Pentru călătoriile de afaceri în străinătate și pentru dubla locuință în străinătate, Ministerul Federal de Finanțe anunță anual sume forfetare specifice fiecărei țări pentru diurnă și cazare.

• Angajatul poate deduce sumele forfetare pentru diurnă ca cheltuieli profesionale sau angajatorul le poate rambursa scutit de impozit. Nu este posibil să se revendice costurile reale ca cheltuieli profesionale.
• Sumele forfetare pentru cazare nu pot fi deduse ca cheltuieli profesionale, dar angajatorul le poate rambursa scutit de impozit. Sunt deductibile doar costurile reale de cazare, dovedite.

În prezent, Ministerul Federal de Finanțe a anunțat tarife de călătorie modificate pentru o serie de state pentru anul 2024, adică sume forfetare pentru diurnă și cazare (Scrisoarea BMF din 21.11.2023).

Plata scutită de impozit a sumei forfetare pentru cazare de către angajator este permisă chiar dacă nu ați avut costuri de cazare sau acestea au fost mai mici, de exemplu în cazul cazării la prieteni. Dacă, însă, costurile reale de cazare sunt mai mari, puteți deduce diferența ca cheltuieli profesionale.

Din 2024 se aplică noi sume forfetare pentru diurnă și cazare în următoarele țări:

Guineea Ecuatorială, Australia, Barbados, Brazilia, Hong Kong, Republica Dominicană, Djibouti, Fiji, Finlanda, Georgia, Guineea, Italia, Camerun, Canada, Cuba, Liban, Madagascar, Maroc, Mauritius, Mongolia, Mozambic, Noua Zeelandă, Norvegia, Paraguay, Filipine, Sierra Leone, Spania, Sri Lanka, Sudanul de Sud, Trinidad și Tobago, Ciad, Tunisia, Statul Vatican, Republica Centrafricană

Noi sume forfetare pentru diurnă și cazare 2024

Noul tarif forfetar de cazare pentru șoferii profesioniști

Începând cu 1.1.2020, pentru șoferii profesioniști care înnoptează în cabina camionului lor, se aplică o indemnizație forfetară de noapte. Până atunci, șoferii puteau doar să estimeze costurile efectiv suportate și să le deducă fiscal ca costuri suplimentare de călătorie sau să le primească rambursate de la angajator. Adesea, apăreau cheltuieli pentru:

• utilizarea facilităților sanitare (dușuri, toalete) la benzinării,
• curățarea cabinei de dormit.

Începând cu 1.1.2024, indemnizația forfetară de noapte este de 9 Euro pe zi calendaristică (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Această indemnizație se aplică suplimentar la indemnizația forfetară pentru masă și poate fi revendicată de șoferii profesioniști ca cheltuieli de publicitate.

Aplicarea indemnizației forfetare de noapte

Indemnizația forfetară de noapte poate fi aplicată pentru:

• ziua de sosire sau plecare,
• fiecare zi calendaristică cu o absență de 24 de ore în cadrul unei activități profesionale externe în țară sau în străinătate.

Indemnizația înlocuiește costurile reale de cazare. Nu contează valoarea cheltuielilor reale, atâta timp cât șoferul a suportat costuri. Alternativ, pot fi aplicate și costuri mai mari, dovedite. Este important ca alegerea între indemnizația forfetară și cheltuielile reale să fie făcută uniform pentru întregul an calendaristic.

Cheltuieli suplimentare tipice deductibile

Printre cheltuielile suplimentare deductibile acoperite de indemnizația forfetară de noapte se numără, printre altele:

• taxe pentru toalete și dușuri la benzinării,
• taxe de parcare și depozitare,
• costuri pentru curățarea cabinei de dormit.

Noul tarif forfetar de cazare pentru șoferii profesioniști

Ce pot deduce pentru activitatea în deplasare?

Costuri deductibile pentru activități externe

În cazul activităților externe în interes de serviciu, puteți deduce diferite cheltuieli ca și cheltuieli profesionale, inclusiv:

• Costuri de transport
• Indemnizații de masă
• Costuri de cazare
• Costuri suplimentare de călătorie

Indemnizațiile de masă sunt luate în considerare doar pentru primele trei luni ale unei activități externe pe termen lung.

1. Costuri de transport

Costurile de transport pot fi deduse fie pe baza costurilor reale, fie, în cazul utilizării propriei mașini, cu indemnizația de deplasare (30 de cenți pe kilometru parcurs).

2. Indemnizații de masă

• 14 Euro pentru o absență de 8 până la 24 de ore.
• 28 Euro pentru o absență de 24 de ore.

Se ia în considerare timpul în care sunteți absent de la locuința principală și de la primul loc de muncă. Sunt incluse și timpii de călătorie.

3. Costuri de cazare

Costurile de cazare sunt deductibile în primii 48 de luni fără limită. După aceea, se aplică o limită de 1.000 Euro pe lună, care se aplică doar pentru cazări în Germania. În străinătate nu există nicio limită.

4. Costuri suplimentare de călătorie

De asemenea, pot fi deduse diferite costuri suplimentare, inclusiv:

• Călătorii la destinație (de exemplu, taxi, mașină închiriată)
• Taxe de autostradă sau feribot
• Taxe de parcare
• Bacșișuri
• Costuri telefonice sau corespondență profesională.

Indemnizație de cazare pentru șoferii profesioniști

Șoferii profesioniști pot solicita o indemnizație de 9 Euro pe zi calendaristică (până în 2023: 8 Euro) suplimentar față de indemnizația de masă. Acest lucru se aplică pentru zilele de sosire și plecare, precum și pentru zilele calendaristice cu o absență de 24 de ore în cadrul activității externe.

Ce pot deduce pentru activitatea în deplasare?

Ce se poate deduce în cazul mai multor locuri de muncă?

Dacă, datorită contractului de muncă, trebuie să vă desfășurați activitatea la două sau mai multe locuri de muncă, de exemplu, la sediul principal și într-o filială, unul dintre acestea trebuie desemnat ca "primul loc de muncă". Angajatorul poate face acest lucru în baza dreptului său de a da instrucțiuni. Sau este decisivă durata timpului de lucru: O unitate de lucru este considerată "primul loc de muncă" dacă, conform contractului de muncă, lucrați acolo

• de obicei zilnic sau
• două zile lucrătoare complete pe săptămână sau
• cel puțin o treime din timpul de lucru regulat convenit.

În cazul în care mai multe locuri de muncă îndeplinesc condițiile pentru un "prim loc de muncă" în ceea ce privește durata activității sau timpul de lucru, se aplică următoarea regulă:

• Primul loc de muncă este cel desemnat de angajator. Acesta nu trebuie să fie locul de muncă unde vă desfășurați cea mai mare parte a activității sau cea mai importantă activitate din punct de vedere calitativ.
• Dacă angajatorul nu își exercită dreptul de a desemna sau dacă desemnarea nu este clară, primul loc de muncă este considerat cel mai apropiat de domiciliul angajatului.

Ce se poate deduce fiscal?

• Călătoriile între domiciliu și "primul loc de muncă" pot fi deduse doar cu indemnizația de distanță.
• Activitatea la celelalte locuri de muncă este considerată activitate externă, astfel încât călătoriile pot fi deduse cu indemnizația de călătorie de serviciu (30 de cenți pe km parcurs) sau cu costurile reale.
• De asemenea, indemnizațiile de masă pot fi deduse ca cheltuieli profesionale sau rambursate de angajator fără impozit, cu condiția ca durata absenței să fie de cel puțin 8 ore.

Ce se poate deduce în cazul mai multor locuri de muncă?

Când se consideră activitate externă?

O activitate externă are loc atunci când lucrați temporar în afara locuinței și a "primului loc de muncă" din motive profesionale.

O activitate externă este "temporară" dacă se preconizează că vă veți întoarce la primul loc de muncă și vă veți continua activitatea acolo.

• Un angajat poate avea un singur "prim loc de muncă" per raport de muncă. Orice activitate desfășurată în afara primului loc de muncă este considerată activitate externă.
• În anumite cazuri, angajatul poate să nu aibă un prim loc de muncă. În acest caz, activitatea profesională este în întregime o activitate externă. Acest lucru este valabil pentru șoferi profesioniști, taximetriști, mecanici de locomotivă și însoțitori de tren, piloți și însoțitori de zbor.
• Dacă lucrați pe un vehicul: Fiecare nouă călătorie reprezintă o nouă activitate externă.
• Dacă întrerupeți misiuni de lucru pe termen lung: Dacă întreruperea durează cel puțin patru săptămâni, începe o nouă activitate externă. Acest lucru este important pentru deducerea indemnizațiilor de masă, care sunt luate în considerare doar pentru primele trei luni. Din 2014, motivul întreruperii nu mai contează, astfel încât și vacanțele sau bolile pot duce la un nou început. Până în 2013, o întrerupere din cauza bolii sau a vacanței nu avea niciun impact asupra perioadei de trei luni.

Când se consideră activitate externă?

Ce poate fi dedus pentru activitatea pe un vehicul?

Dacă vă desfășurați activitatea profesională într-un vehicul, de obicei nu aveți un "prim loc de muncă", astfel încât munca dumneavoastră este considerată activitate externă. Acest lucru se aplică, printre altele, următoarelor profesii:

• Șoferi profesioniști
• Șoferi de autocare
• Șoferi de autobuz
• Vatmani
• Lucrători în salubritate
• Taximetriști
• Mecanici de locomotivă (cu excepția mecanicilor de locomotivă industrială)

Adesea trebuie să vă prezentați la un loc de preluare pentru a prelua vehiculul. Iată cele mai importante cheltuieli deductibile fiscal pentru astfel de activități:

1. Călătorii între domiciliu și locul de preluare

Pentru aceste călătorii puteți solicita doar indemnizația de distanță:

• 0,30 Euro pe kilometru de distanță,
• 0,38 Euro de la al 21-lea kilometru de distanță.

2. Indemnizații forfetare pentru masă

Dacă sunteți plecat mai mult de 8 ore de la domiciliu și de la primul loc de muncă, puteți solicita, pe lângă indemnizația de distanță, indemnizații forfetare pentru masă:

• 14 Euro pentru absențe de 8 până la 24 de ore,
• 28 Euro pentru o absență de 24 de ore.

3. Indemnizație forfetară de cazare pentru șoferii profesioniști

Șoferii profesioniști pot solicita o indemnizație forfetară de cazare de 9 Euro pe zi calendaristică (până în 2023: 8 Euro). Această indemnizație se aplică suplimentar la indemnizația forfetară pentru masă și poate fi solicitată pentru următoarele zile:

• Zilele de sosire și plecare,
• fiecare zi calendaristică cu o absență de 24 de ore în timpul unei activități externe în țară sau în străinătate.

Decizii actuale

• Mecanicii de locomotivă industrială au, conform Curții Federale de Finanțe (BFH), un prim loc de muncă la locul de desfășurare a activității, dar nu un teritoriu de activitate extins (decizia BFH din 1.10.2020, VI R 36/18).
• Lucrătorii în salubritate nu au un prim loc de muncă la depozit, dacă acolo doar ascultă anunțurile de tură și ridică documentele vehiculului (decizia BFH din 2.9.2021, VI R 25/19).

Ce poate fi dedus pentru activitatea pe un vehicul?

Ce se aplică în cazul acordării de mese de către angajator?

În cazul activităților externe, cum ar fi evenimente de formare, seminarii, conferințe, evenimente de vânzări etc., participanții sunt adesea hrăniți pe cheltuiala angajatorului, fie direct de către angajator, fie la cererea acestuia de către un terț, de exemplu hotelul de conferințe sau o firmă de catering.

Beneficiarul acestui avantaj este responsabil față de fisc.

Indemnizația de masă relevantă este redusă. Reducerea este de 20 % pentru un mic dejun și de 40 % pentru un prânz sau o cină din indemnizația de masă completă. O impozitare cu valoarea oficială a beneficiului în natură are loc doar în mod excepțional, dacă angajatul nu poate deduce indemnizațiile de masă ca cheltuieli profesionale, de exemplu, în cazul unei absențe de sub 8 ore sau în cazul unei activități externe pe termen lung după expirarea perioadei de trei luni. Valoarea limită pentru o "masă obișnuită" este de 60 Euro.

În prezent, Curtea Federală Fiscală a decis că și în cazul angajaților fără "primul loc de muncă" indemnizațiile de masă trebuie reduse dacă angajatorul le oferă mese gratuite (decizia BFH din 12.7.2021, VI R 27/19).

Cazul: Un ofițer de navă primește mese gratuite la bord de la angajator. În fișele de salariu, angajatorul a declarat aceste mese ca beneficiu în natură neimpozabil. În "zilele de port", ofițerul nu a beneficiat parțial de mesele oferite la bord. În anumite zile, echipajul trebuia să se întrețină singur în porturi. Ofițerul a solicitat indemnizații de masă pentru 206 zile ca cheltuieli profesionale.

Conform opiniei BFH, ofițerul are dreptul la indemnizații de masă doar pentru zilele în care angajatorul nu i-a oferit mese în mod excepțional în zilele de port. Pentru toate celelalte zile, deducerea este exclusă, deoarece în acele zile au fost oferite gratuit mic dejun, prânz și cină.

Ce se aplică în cazul acordării de mese de către angajator?

Ce pot deduce ca alte cheltuieli de călătorie?

Pe lângă costurile de transport, sumele forfetare pentru cazare și masă, puteți deduce și alte costuri care v-au fost generate în legătură cu activitatea în deplasare. Acestea includ, printre altele:

• Taxe de parcare, taxe de autostradă, chirie pentru garaj
• Taxe telefonice pentru convorbiri de serviciu
• Taxe de intrare la evenimente profesionale
• Taxe de depozitare bagaje
• Costuri pentru achiziționarea de valută și pierderi la răscumpărare
• Despăgubiri ca urmare a accidentelor rutiere
• Daune la bagajele de călătorie
• Furtul de obiecte (obiecte utilizate în scop profesional, obiecte personale luate în scop profesional, obiecte personale necesare pentru călătorie)

Nu se rambursează pierderea de bani sau bijuterii.

Pentru multe costuri suplimentare de călătorie nu există chitanțe. Le puteți totuși revendica în declarația fiscală. Întocmiți un document propriu cu locul, data, tipul și suma cheltuielii și depuneți-l.

Dacă nu cunoașteți suma exactă a unei cheltuieli, estimați-o. Multe birouri fiscale acceptă o sumă estimată, dacă este plauzibilă.

Ce pot deduce ca alte cheltuieli de călătorie?

Ce se aplică în cazul activităților externe în străinătate?

În cazul activităților externe în străinătate, se aplică câteva particularități fiscale:

(1) Sume forfetare pentru diurnă: Acestea variază în funcție de țară. Pentru orașele deosebit de scumpe se stabilesc sume separate. Sumele forfetare sunt derivate din Legea federală privind indemnizațiile de călătorie și sunt anunțate periodic de Ministerul Federal de Finanțe.

• Pe zi întreagă de absență, suma forfetară specifică țării este de 120% și
• pentru zilele cu o absență de peste 8 ore, precum și pentru
• zilele de sosire și plecare, 80% din cele mai mari diurne pentru străinătate.

(2) Mese la bord: La zboruri, prețul biletului include de obicei mese la bord. Dacă factura pentru biletul de avion este emisă pe numele angajatorului și este rambursată de acesta, se aplică următoarele:

Mesele gratuite la bord sunt considerate "masă oferită de angajator". Aceasta înseamnă că suma forfetară pentru diurnă trebuie redusă cu 40% pentru prânz sau cină și cu 20% pentru mic dejun. Reducerea sumei forfetare pentru diurnă nu se aplică dacă, pe baza tarifului de transport ales, este clar că este vorba doar de un serviciu de transport fără mese gratuite.

(3) Mai multe țări: Dacă în cadrul activității externe vizitați mai multe țări, suma forfetară pentru diurnă se bazează întotdeauna pe țara pe care o atingeți ultima înainte de ora 24:00, ora locală. În schimb, în ziua de întoarcere, este relevantă țara în care ați lucrat ultima dată - și nu Germania. Acest lucru se aplică și dacă continuați activitatea externă în Germania, de exemplu, vizitând un client în Germania.

(4) Sume forfetare pentru cazare: În cazul cazării în străinătate, sumele forfetare specifice țării pentru cazare nu mai pot fi deduse ca cheltuieli profesionale, ci doar rambursate de angajator fără impozit. Dacă activitatea externă în străinătate durează mai mult de patru ani, nu există - spre deosebire de Germania - o limitare a costurilor de cazare deductibile la 1.000 Euro pe lună pentru cele 48 de luni.

Curtea Federală de Finanțe (BFH) a decis că și angajații fără un loc de muncă fix trebuie să reducă sumele forfetare pentru diurnă dacă angajatorul le oferă mese gratuite (hotărârea din 12.07.2021, VI R 27/19).

Cazul: Un ofițer de navă a primit mese gratuite de la angajator la bordul navei, care au fost indicate în fluturașii de salariu ca beneficiu în natură scutit de impozit. În zilele de port, ofițerul nu a folosit întotdeauna mesele la bord și a trebuit să se întrețină ocazional. Pentru un total de 206 zile, a solicitat sume forfetare pentru diurnă ca cheltuieli profesionale.

Hotărârea: BFH a decis că ofițerul poate solicita sumele forfetare pentru diurnă doar pentru zilele în care nu a primit mese de la angajator, cum ar fi în zilele de port. În celelalte zile, în care au fost oferite gratuit mic dejun, prânz și cină, deducerea sumelor forfetare pentru diurnă este exclusă.

Tribunalul Fiscal din Düsseldorf a decis că mesele gratuite oferite personalului de zbor pe zboruri de peste șase ore nu constituie salariu impozabil (hotărârea din 13.08.2020, Az: 14 K 2158/16 L).

Context: O companie aeriană a oferit personalului său mese gratuite pe zboruri mai lungi. Administrația fiscală a considerat acest lucru ca salariu impozabil, dar instanța a respins această interpretare. Mesele au fost oferite în principal în interesul operațional al angajatorului pentru a asigura desfășurarea fără probleme a zborului.

Concluzie: Furnizarea meselor servește în primul rând obligației legale a angajatorului și nu recompensării personalului. Prin urmare, acestea sunt scutite de impozit.

Ce se aplică în cazul activităților externe în străinătate?

Ce ar trebui să știu despre noua limită de 48 de luni?

Ce trebuie să știți despre limita de 48 de luni pentru activități externe?

În cazul activităților externe, costurile de transport, cazare și alte costuri de călătorie, precum și sumele forfetare pentru mese pot fi deduse ca cheltuieli profesionale. Din 2014, limita de 48 de luni joacă un rol central.

1. Limita de 48 de luni la primul loc de muncă

Un „prim loc de muncă“ este o unitate fixă la care angajatul este alocat permanent. O alocare permanentă este considerată dacă angajatul:

• este alocat pe perioadă nedeterminată („până la noi ordine“),
• pentru întreaga durată a contractului de muncă sau
• pentru o perioadă mai mare de 48 de luni

Sfat: În cazul unei alocări temporare de până la 48 de luni, nu există un prim loc de muncă. Astfel, costurile de transport conform sumelor forfetare de călătorie, precum și costurile de masă și cazare pot fi deduse ca cheltuieli profesionale sau rambursate fără impozit.

2. Limita de 48 de luni pentru activitatea la sediul unui client

Conform noilor reglementări, primul loc de muncă poate fi și la sediul unui client, de exemplu, în cazul proiectelor pe termen lung sau al muncii temporare. O astfel de alocare există dacă angajatul:

• este alocat de la început pentru mai mult de 48 de luni sau
• pentru întreaga durată a contractului de muncă

3. Limita de 48 de luni pentru costurile de cazare

Din 2014, costurile de cazare pentru activități externe sunt deductibile integral doar pentru 48 de luni. Începând cu luna a 49-a, acestea sunt limitate la 1.000 Euro pe lună – însă doar pentru activități în Germania.

Sfat: O întrerupere a activității de cel puțin șase luni resetează perioada de 48 de luni.

Jurisprudență importantă

Tribunalul Fiscal din Münster a decis că alocările repetate, temporare, de mai puțin de 48 de luni nu constituie un prim loc de muncă, chiar dacă perioada totală de utilizare depășește patru ani (FG Münster din 25.3.2019, 1 K 447/16).

Particularități pentru lucrătorii temporari

Lucrătorii temporari au un contract de muncă cu agenția de muncă temporară, nu cu beneficiarul. Ei pot avea un prim loc de muncă doar dacă:

• sunt alocați pe perioadă nedeterminată,
• pentru durata contractului de muncă sau
• mai mult de 48 de luni

Deplasările la primul loc de muncă pot fi deduse doar cu suma forfetară pentru distanță. Costurile de masă și alte costuri de călătorie nu se aplică. În cazul misiunilor mai scurte, se poate deconta conform principiilor de costuri de călătorie.

Tribunalul Fiscal din Saxonia Inferioară a decis că costurile de transport, chiar și în cazul misiunilor temporare, pot fi deduse doar cu suma forfetară pentru distanță (decizia din 28.5.2020, 1 K 382/16). Totuși, BFH a anulat această decizie (BFH, decizia din 12.5.2022, VI R 32/20). Relevant este contractul de muncă dintre lucrătorul temporar și agenția de muncă temporară. Misiunile repetate, temporare, nu constituie o alocare permanentă.

Noutăți prin Legea privind munca temporară (AÜG)

Din 1.4.2017, un lucrător temporar poate fi alocat la același beneficiar pentru maximum 18 luni (§ 1 alin. 1b AÜG). Se pune întrebarea dacă această reglementare are efecte fiscale asupra evaluării primului loc de muncă. BFH va decide în acest sens în procedura VI R 22/23.

Cei afectați ar trebui să depună obiecții împotriva deciziilor fiscale nefavorabile și să solicite suspendarea procedurii.

Ce ar trebui să știu despre noua limită de 48 de luni?