Pracownicy terenowi wykonują swoją pracę u klientów, a prace administracyjne w firmie. Ci pracownicy często nie mają w firmie własnego biurka, a tym bardziej własnego biura. Zazwyczaj w firmie jest mniej biurek niż potencjalnych użytkowników. Wtedy może dojść do walki o ostatnie wolne biurko. Pytanie brzmi, czy w takim przypadku pracownicy mogą odliczyć swoje domowe biuro od podatku, ponieważ w firmie nie mają "innego miejsca pracy".
Federalny Trybunał Finansowy orzekł, że poolowe miejsce pracy jest zasadniczo "innym miejscem pracy", ale tylko wtedy, gdy pracownik może z niego korzystać "w wymaganym zakresie i w wymagany sposób". Jeśli korzystanie z poolowego miejsca pracy jest ograniczone, tak że pracownik musi wykonywać część swojej pracy w domowym biurze, koszty biura domowego do 1.250 euro rocznie można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu (wyrok BFH z 16.9.2015, IX R 19/14, opublikowany 3.2.2016).
Należy sprawdzić, czy zgodnie z rzeczywistymi warunkami dostępna jest wystarczająca liczba poolowych miejsc pracy. Jeśli nie ma osobnego miejsca pracy dla każdego użytkownika, należy ustalić, czy na przykład poprzez służbowe harmonogramy użytkowania lub możliwość prywatnych ustaleń zapewniono, że pracownik może wykonywać wszystkie swoje prace biurowe w służbowym pokoju.
To orzeczenie ma znaczenie dla wszystkich pracowników, którzy w ramach nowoczesnych koncepcji biurowych nie mają stałego miejsca pracy w firmie i mogą swobodnie wybierać swoje miejsce pracy podczas obecności. Z przekąsem sędziowie finansowi w innym orzeczeniu zauważają, że "podatnik nie może być zmuszony do 'próbowania szczęścia' o różnych porach dnia w poszukiwaniu wolnego biurka lub do porannego wyścigu z innymi kolegami o ostatnie dostępne miejsce pracy" (FG Düsseldorf z 23.4.2013, 10 K 822/12 E).
Oczywiście zawsze zależy to od indywidualnego przypadku i dlatego istnieje - negatywne - orzeczenie z niedawna. Ostatnio Sąd Finansowy w Hesji orzekł, że pracownik ma do dyspozycji miejsce pracy w firmie swojego pracodawcy, nawet jeśli jest to tylko przypadek "desk-sharing" (wyrok z 30.7.2020, 3 K 1220/19).
Przypadek: Powód był zatrudniony jako kierownik projektu IT. W swoim zeznaniu podatkowym od dochodów zadeklarował 1.250 EUR na domowe biuro jako koszty uzyskania przychodu. Uzasadniając to, powołał się na koncepcję swojego pracodawcy. Zawiera ona zasadę desk-sharing, zgodnie z którą "ze względu na ofertę miejsc pracy dostosowaną do potrzeb, zazwyczaj nie ma stałego przypisania poszczególnych miejsc pracy do określonych pracowników; co oznacza, że pracownicy muszą zazwyczaj dzielić miejsca pracy." Urząd skarbowy nie uznał wydatków. Sędziowie sądu finansowego zgodzili się z tym.
Uzasadnienie: "Inne miejsce pracy" w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym to zasadniczo każde miejsce pracy, o ile nadaje się do wykonywania prac biurowych. Może to być również pomieszczenie, które podatnik dzieli z innymi osobami. Dotyczy to również sytuacji, gdy miejsce pracy w biurze typu open space nie jest indywidualnie przypisane podatnikowi. To samo dotyczy poolowego miejsca pracy. Nie jest konieczny stały dostęp do innego miejsca pracy. Poolowe miejsce pracy może zatem być innym miejscem pracy w rozumieniu § 4 ust. 5 zdanie 1 nr 6 b) zdanie 2 EStG, jeśli zgodnie z rzeczywistymi warunkami, w szczególności poprzez wystarczającą liczbę poolowych miejsc pracy, ewentualnie uzupełnioną przez zorganizowane przez pracodawcę służbowe harmonogramy użytkowania, zapewniono, że pracownik może wykonywać swoje obowiązki zawodowe w wymaganym zakresie.
