Kann ich auch einen Eigenbelege erstellen, wenn der Originalbeleg fehlt?

Kostenabzug ohne Beleg – geht das?

Grundsätzlich gilt im Steuerrecht der Grundsatz: "Keine Buchung ohne Beleg."

Fehlt ein Beleg, ist der Kostenabzug gefährdet – denn berufliche oder betriebliche Ausgaben müssen nachgewiesen werden. Ausnahmen gelten nur, wenn für bestimmte Aufwendungen Pauschalen anerkannt werden.

Eigenbelege sind möglich – aber nur im Ausnahmefall

Wenn ein Originalbeleg fehlt, kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser wird vom Finanzamt nur in begründeten Fällen akzeptiert – insbesondere dann, wenn:

• die Ausgabe beruflich oder betrieblich veranlasst ist,
• die Höhe der Kosten plausibel erscheint,
• und kein Ersatzbeleg beschafft werden kann.

Hinweis: Eigenbelege gelten nur als Notlösung. Je sorgfältiger sie erstellt sind, desto eher werden sie anerkannt.

Inhalt eines Eigenbelegs

Ein Eigenbeleg sollte folgende Angaben enthalten:

• Zweck der Ausgabe
• Betrag der Zahlung
• Datum der Zahlung
• Empfänger (sofern bekannt)
• Datum der Belegerstellung
• Unterschrift zur Bestätigung

Bei Barzahlungen sollte der Eigenbeleg durch zusätzliche Nachweise ergänzt werden (z. B. Kopie eines Briefs, Kontoauszug, Foto).

Kleinbeträge: Weniger problematisch

Bei Kleinbeträgen bis 150 Euro brutto ist die Anerkennung meist unproblematisch – besonders bei Überweisungen.

Typische Beispiele:

• Trinkgelder
• Garderobengebühren
• Verlorene Portoquittung

Höhere Beträge: Ersatzbeleg statt Eigenbeleg

Je höher der Betrag, desto kritischer wird das Finanzamt prüfen. In solchen Fällen ist es ratsam:

• eine Ersatzrechnung vom Anbieter anzufordern,
• den Verlust des Originalbelegs auf dem Ersatzbeleg zu vermerken.

So vermeiden Sie Rückfragen und sichern ggf. auch Ihre Gewährleistungsansprüche.

Wichtig für Unternehmen: Kein Vorsteuerabzug mit Eigenbeleg

Unternehmen können bei Eigenbelegen keine Vorsteuer geltend machen, da eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erforderlich ist.

Wer hier nicht nachbessert, verzichtet unter Umständen auf hohe Beträge. Daher gilt:

Eigenbelege sind nur als Notlösung geeignet.