(2023) Jak prawidłowo uwzględnić prywatne użytkowanie telefonu?

Jeśli koszty telekomunikacyjne, takie jak telefon, faks i internet, są w pełni odliczane jako koszty operacyjne, należy ustalić udział w użytkowaniu prywatnym i ująć go jako przychody z działalności oraz zapłacić podatek VAT.

Wycena poboru prywatnego odbywa się według tzw. wartości częściowej (§ 6 ust. 1 nr 4 EStG). Wartość częściowa oznacza tutaj rzeczywiste koszty własne. Ponieważ jednak bardzo trudno jest dokładnie określić zakres użytkowania prywatnego, można oszacować proporcjonalne koszty telefoniczne (OFD Koblenz z 10.1.2002, S 2121 A). Na przykład w Badenii-Wirtembergii administracja finansowa przyjmuje roczną wartość referencyjną w wysokości 360 EUR dla prywatnego udziału telefonicznego.

Alternatywnie istnieje naszym zdaniem możliwość wpisania jedynie udziału służbowego w kosztach telefonicznych jako koszty operacyjne i całkowitego zrezygnowania z wpisu w przychodach z działalności.

Przedsiębiorcy, freelancerzy oraz rolnicy i leśnicy są w kwestii prywatnego użytkowania telefonu znacznie gorzej traktowani niż pracownicy. W ich przypadku korzystanie z telefonów służbowych, faksów, komputerów wraz z internetem jest wolne od podatku i składek na ubezpieczenie społeczne, przy czym nie ma znaczenia zakres użytkowania prywatnego (§ 3 nr 45 EStG). Niestety, dla osób samozatrudnionych taka hojność zwolnienia podatkowego nie obowiązuje.

Zdaniem fiskusa zastosowanie tego zwolnienia stworzyłoby możliwość celowego przenoszenia wydatków prywatnych do istotnego podatkowo obszaru działalności i w ten sposób uzyskania nieuzasadnionych ulg podatkowych (pismo BMF z 6.5.2002, DStR 2002 S. 999). To stanowisko potwierdził BFH (wyrok BFH z 21.6.2006, XI R 50/05).

Lepiej sytuowani są od 2015 roku komunalni posłowie (radni, posłowie do rady powiatu), którym powiat lub gmina udostępnia tablety lub podobne urządzenia: Od 2015 roku prywatne użytkowanie urządzeń do przetwarzania danych i telekomunikacyjnych jest również wolne od podatku dla osób, które pełnią publiczne funkcje honorowe i otrzymują za to zwrot kosztów z funduszy publicznych zgodnie z § 3 nr 12 EStG (§ 3 nr 45 zdanie 2 EStG).