Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) basiert auf einfachen Aufzeichnungen, die alle Einnahmen und Ausgaben eines Jahres erfassen. Nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip werden Betriebseinnahmen in dem Jahr erfasst, in dem sie tatsächlich eingehen, und Betriebsausgaben in dem Jahr, in dem sie bezahlt werden.
Im Gegensatz zur doppelten Buchführung oder einer Bilanz müssen Sie keine aufwendige Gewinn- und Verlustrechnung erstellen oder eine Inventur durchführen. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Belege sammeln und Ihre Zahlen erfassen, bleibt größtenteils Ihnen überlassen.
Allerdings ist es wichtig, nicht nur eine einzige Kategorie für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu führen. Besonders bei einem größeren Geschäftsumfang sollten Sie die Posten nach der Gliederung der "Anlage EÜR" im Steuerformular aufteilen, um eine übersichtliche und korrekte Darstellung zu gewährleisten.
Aufzeichnung der Einnahmen
Auch als Einnahmeüberschuss-Rechner sind Sie verpflichtet, für umsatzsteuerliche Zwecke Ihre Einnahmen einzeln aufzuzeichnen (§ 22 Abs. 2 UStG; BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl. 2004 II S. 599). Danach müssen Sie auflisten
- umsatzsteuerpflichtige Einnahmen mit Nettobeträgen und zugehöriger Umsatzsteuer, getrennt nach Steuersätzen (7 %, 19 %),
- umsatzsteuerfreie Einnahmen.
Gesonderte Aufzeichnungen von Betriebsausgaben
Bestimmte Betriebsausgaben müssen Sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzeichnen, denn nur dann sind sie im gesetzlich vorgesehenen Umfang absetzbar (§ 4 Abs. 7 EStG). Und zwar
- Bewirtungskosten zu 70 %,
- Geschenke bis 50 Euro pro Jahr und Geschäftsfreund,
- Kosten des häuslichen Arbeitszimmers (nur wenn Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit),
- Entnahmen und Einlagen, sofern Sie Zinsaufwendungen über den Sockelbetrag von 2.050 Euro hinaus als Betriebsausgaben abziehen wollen.
Anlagenverzeichnis
In einem Anlagenverzeichnis müssen Sie fortlaufend folgende Wirtschaftsgüter mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten sowie dem Datum ihrer Anschaffung, Herstellung oder Einlage aufnehmen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG):
- nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, wie Grund und Boden, Beteiligungen, andere Finanzanlagen, nicht abnutzbare immaterielle Wirtschaftsgüter.
- abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 5.5.2006 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Dies betrifft Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 1 000 EUR netto (bei Anschaffung ab 1.1.2008).
- bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens, die nach dem 5.5.2006 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Dies betrifft Anteile an Kapitalgesellschaften, Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens.
Hinweis: In diesem Anlagenverzeichnis müssen für abnutzbare Anlagegüter (z. B. Betriebs-Pkw, PC, Büromöbel usw.) außerdem die Buchwerte zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres sowie die entsprechenden AfA-Beträge und ggf. die Sonderabschreibung nach § 7g EStG eingetragen werden.
Ein weiteres besonderes Bestandsverzeichnis ist erforderlich für geringwertige Wirtschaftsgüter. Jene, die im Zeitraum 2010 bis 2018 angeschafft oder hergestellt wurden, müssen
- bis 250 Euro netto (bis 2017: 150 Euro) nicht mehr erfasst werden (werden sofort abgeschrieben) und
- von 250,01 Euro (bis 2017: 150,01 Euro) bis 1.000 Euro netto auf einem besonderen Konto erfasst und als Sammelposten über 5 Jahre abgeschrieben werden.
Entnahmen und Einlagen
Diese müssen Sie dann gesondert aufzeichnen, wenn bei Ihnen "übrige Schuldzinsen" für betriebliche Darlehen angefallen sind. Andernfalls wird der Schuldzinsenabzug begrenzt auf die Zinsen zur Finanzierung von Anlagegütern sowie auf weitere Zinsen bis lediglich 2.050 Euro (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).
Investitionsabzugsbetrag
Besondere Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn Sie einen Investitionsabzugsbetrag abziehen wollen. Dies ist möglich, wenn der Gewinn - ohne Investitionsabzugsbetrag - nicht höher ist als 200.000 Euro.
Häusliches Arbeitszimmer
Für Selbstständige, die ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen, gelten spezielle Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 7 EStG. Diese Pflichten betreffen die Erfassung der Kosten, die auf das Arbeitszimmer entfallen. Es ist jedoch akzeptabel, diese Kosten anhand von Schätzungen zu ermitteln und sie dann nach Abschluss des Wirtschafts- oder Kalenderjahres anhand der Jahresabrechnung des Kreditinstituts zu dokumentieren. Dies gilt auch für verbrauchsabhängige Ausgaben wie Wasser- und Energiekosten.
In Bezug auf die Abschreibungsbeträge genügt es, diese einmal im Jahr zeitnah nach dem Ende des jeweiligen Kalender- oder Wirtschaftsjahres zu erfassen. Für den Abzug einer Jahrespauschale gelten die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht.
Einnahmeüberschuss-Rechner unterliegen zwar eigentlich keinen besonderen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. ABER: Eine Aufzeichnungspflicht kann sich nach dem Umsatzsteuergesetz oder den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)" ergeben. Unternehmer sind danach gehalten, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzuzeichnen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. Informationen dürfen keinesfalls verlorengehen, so dass eine geordnete Ablage von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie eine systematische Erfassung der Zahlung erforderlich ist. Üblicherweise geschieht dies insbesondere durch die laufende Nummerierung und Kontierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Aufzeichnungen. Nachträgliche Änderungen im Rechnungswesen wie Stornierungen oder Korrekturen müssen klar dokumentiert werden. Von daher: Verzichten Sie auch als Einnahmenüberschuss-Rechner nicht auf laufende Aufzeichnungen.
Wichtig: Als Unternehmer müssen Sie alle Dokumente, also auch die MS-Office-Dokumente, PDF-Dateien und E-Mails, revisionssicher abspeichern. Das heißt: Nachträgliche Änderungen an den elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Speichern Sie elektronische Dokumente daher in einem Dokumentenmanagementsystem ab.
Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?
Cum funcționează calculul excedentului de venituri?
Calculul excedentului de încasări (conform art. 4 alin. 3 EStG) este cea mai simplă formă de determinare a profitului. Aici, veniturile din exploatare sunt comparate cu cheltuielile de exploatare.
Rezultatul este profitul sau pierderea fiscală.
Venituri din exploatare
./. Cheltuieli de exploatare
= Profit sau pierdere
Documente justificative
Chiar și calculul excedentului de încasări presupune ca veniturile și cheltuielile de exploatare să fie dovedite prin documente justificative. Aceste documente, precum și extrasele de cont trebuie colectate. Deși nu este prescrisă o anumită formă pentru colectarea documentelor, ar trebui să evitați faimosul carton de pantofi. O arhivare ordonată a documentelor poate fi chiar - teoretic - suficientă în locul înregistrărilor (art. 146 alin. 5 AO).
Aceasta înseamnă pentru dumneavoastră, ca persoană care efectuează calculul excedentului de încasări, că nu trebuie neapărat să înregistrați cheltuielile de exploatare - cel puțin teoretic -, ci le puteți dovedi doar pe baza documentelor justificative.
Atât despre teorie. Dar atenție: O obligație de înregistrare poate rezulta din Legea privind taxa pe valoarea adăugată sau din "Principiile pentru conducerea și păstrarea corectă a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și pentru accesul la date (prescurtat GoBD)". Antreprenorii sunt obligați să înregistreze tranzacțiile comerciale fără numerar în termen de zece zile. Încasările și plățile în numerar trebuie înregistrate zilnic. Informațiile nu trebuie să se piardă sub nicio formă, astfel încât este necesară o arhivare ordonată a facturilor de intrare și ieșire, precum și o înregistrare sistematică a plăților. De obicei, acest lucru se realizează în special prin numerotarea și contabilizarea continuă a facturilor de intrare și ieșire, precum și prin arhivarea în dosare speciale sau prin înregistrări electronice. Modificările ulterioare în contabilitate, cum ar fi anulările sau corecțiile, trebuie documentate clar. Prin urmare, nu renunțați la înregistrările continue, chiar dacă efectuați calculul excedentului de încasări.
Important: Ca antreprenor, trebuie să stocați toate documentele, inclusiv documentele MS-Office, fișierele PDF și e-mailurile, într-un mod sigur din punct de vedere al auditului. Aceasta înseamnă că modificările ulterioare ale documentelor electronice, chiar și neintenționate, trebuie excluse sau trebuie asigurată o trasabilitate printr-o istorie completă a modificărilor. Stocați documentele electronice într-un sistem de management al documentelor.
Nu trebuie să trimiteți documentele justificative împreună cu declarația fiscală la biroul fiscal. Cu toate acestea, trebuie să păstrați documentele timp de 10 ani. Din motive fiscale, toate registrele și înregistrările care sunt relevante pentru impozitare trebuie păstrate (art. 147 alin. 1 AO).
Principiul încasărilor și plăților
Veniturile și cheltuielile sunt înregistrate conform principiului încasărilor și plăților, adică la momentul în care au fost efectuate plățile. Prin urmare, nu contează data facturii, ci data plății.
Trebuie înregistrate doar veniturile și cheltuielile care afectează profitul, adică influențează profitul. De exemplu, contractarea unui împrumut nu reprezintă venituri din exploatare și nu trebuie înregistrată contabil. Pe de altă parte, sumele de bani pentru rambursarea unui împrumut nu sunt cheltuieli de exploatare. Cu toate acestea, dobânzile plătite și costurile împrumutului pot fi deductibile ca cheltuieli de exploatare. De asemenea, retragerile de numerar din contul bancar nu sunt luate în considerare.
O factură din 30.11.2021 o plătiți abia pe 2.2.2022.
La determinarea profitului pentru anul 2021, această cheltuială nu este luată în considerare; ea va fi înregistrată abia la determinarea profitului pentru anul 2022.
Plăți periodice
Chiria, primele de asigurare etc. sunt considerate plăți periodice care sunt efectuate cu până la 10 zile înainte și după sfârșitul anului și sunt atribuite anului căruia îi aparțin din punct de vedere economic. Acest lucru se aplică nu numai cheltuielilor, ci și veniturilor (art. 11 EStG).
O cheltuială periodică este și declarația preliminară de TVA pentru luna decembrie sau pentru al patrulea trimestru, care trebuie depusă până la 10 ianuarie a anului următor. Plata din ianuarie este, așadar, deductibilă ca cheltuieli de exploatare în anul vechi. Același lucru se aplică în cazul unei rambursări de TVA, chiar dacă biroul fiscal transferă banii abia după 10 ianuarie (decizia BFH din 1.8.2007, BStBl. 2008 II p. 282).
Exemplu: Primele pentru asigurarea de răspundere civilă a întreprinderii pentru anul 2023 le transferați deja pe 27.12.22. Deși plata a fost efectuată încă în anul 2022, suma este atribuită anului 2023 și este inclusă abia la determinarea profitului pentru 2023.
Principiul net sau brut?
Dacă sunteți plătitor de TVA, este recomandabil să indicați toate veniturile și cheltuielile de exploatare la valoarea netă - adică fără TVA. TVA colectată și plătită trebuie indicată separat. Pentru declarația preliminară de TVA și pentru declarația de TVA aveți oricum nevoie de valorile nete.
Cei care sunt scutiți de TVA ca mici întreprinzători conform art. 19 UStG își declară veniturile din exploatare la valoarea facturii (adică fără TVA) și cheltuielile de exploatare la valoarea brută (inclusiv TVA). Același lucru se aplică antreprenorilor care realizează exclusiv venituri scutite de TVA, de exemplu medici, naturopați, fizioterapeuți, moașe, agenți și brokeri de asigurări.
Plăți de TVA
Plățile de TVA influențează profitul: TVA colectată din facturile de ieșire reprezintă venituri din exploatare, TVA plătită (TVA deductibilă) din facturile de intrare sunt cheltuieli de exploatare. Rambursările de TVA de la biroul fiscal sunt venituri din exploatare, plățile de TVA către biroul fiscal sunt cheltuieli de exploatare.
Amortizări și provizioane
Acestea nu sunt efectuate, deoarece momentul plății este determinant. De exemplu, o primă de asigurare plătită în cursul anului nu trebuie transferată parțial în anul următor. Ea este înregistrată integral în anul plății.
Creanțe și datorii
Acestea nu sunt evidențiate, deoarece conform principiului încasărilor și plăților sunt înregistrate doar plățile efectuate efectiv.
Conturi de stoc
Acestea nu trebuie ținute. Prin urmare, nu există niciun cont de casă. Sumele de bani din conturile bancare nu trebuie reconciliate cu documente justificative. Nu este necesar să înregistrați plățile în numerar primite într-un registru de casă (decizia BFH din 16.02.2006, X B 57/05).
Inventar
Nu este necesar un inventar la sfârșitul anului, adică înregistrarea activelor și stocurilor, deoarece nu efectuați o comparație a activelor. Astfel, nu mai este necesară evaluarea laborioasă a stocurilor.
Bunuri circulante
Costurile de achiziție ale bunurilor circulante, cum ar fi mărfurile și materialele consumabile, sunt înregistrate ca cheltuieli de exploatare la momentul plății.
O particularitate se aplică anumitor bunuri circulante, și anume pentru acțiuni la societăți pe acțiuni, titluri de valoare și creanțe și drepturi similare necertificate, terenuri și clădiri din activele circulante:
- În cazul achizițiilor după 5.5.2006, costurile de achiziție ale acestor bunuri nu mai pot fi deduse integral ca cheltuieli de exploatare, ci costurile de achiziție sau valoarea care le înlocuiește pentru aceste bunuri sunt luate în considerare ca cheltuieli de exploatare abia la vânzare sau retragere, și anume în momentul în care venitul din vânzare este încasat sau bunul este efectiv retras (art. 4 alin. 3 fraza 4 EStG).
Bunuri de capital
Bunurile de capital nu sunt înregistrate în anul achiziției, producției sau introducerii în activele întreprinderii cu costurile de achiziție sau producție integrale ca cheltuieli de exploatare, ci doar prin amortizări - mai precis: amortizare pentru uzură (AfA). În acest scop, costurile de achiziție sau producție sunt repartizate pe durata de utilizare obișnuită a întreprinderii, iar suma anuală proporțională este înregistrată ca cheltuieli de exploatare.
Bunuri de mică valoare
Pentru bunurile de mică valoare achiziționate, produse sau introduse în activele întreprinderii începând cu 1.1.2018, se aplică următoarea nouă reglementare:
- Bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de până la 250 Euro (fără TVA) pot fi deduse imediat ca cheltuieli de exploatare sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare. Opțiunea poate fi utilizată individual pentru fiecare bun (opțiune pe bun). Nu există nicio obligație specială de înregistrare, de exemplu într-un registru de active (art. 6 alin. 2a fraza 4 EStG).
- Bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de 250,01 Euro până la 800 Euro (fără TVA) pot fi deduse integral ca cheltuieli de exploatare în anul achiziției, producției sau introducerii sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare. În acest caz, bunurile de mică valoare trebuie incluse într-un registru special de active, cu data achiziției, producției sau introducerii, precum și cu costurile de achiziție sau producție. Registrul nu este necesar dacă aceste informații sunt evidente din contabilitate. Bunurile de până la 250 Euro nu mai trebuie incluse într-un registru de active din 2018 (art. 6 alin. 2 fraza 4 și 5 EStG).
- Pentru bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de 250,01 Euro până la 1.000 Euro (fără TVA) poate fi creat un post colectiv, care este amortizat pe 5 ani cu câte 20% reducere a profitului (așa-numita amortizare de grup). Opțiunea trebuie exercitată uniform pentru toate bunurile din anul fiscal cu costuri de achiziție de peste 250 Euro până la 1.000 Euro (opțiune pe an fiscal). În afară de înregistrarea contabilă a intrării în postul colectiv, nu există alte obligații de documentare. Nu trebuie să țineți un registru de stocuri (art. 6 alin. 2a fraza 1 și 4 EStG).
- Bunurile de peste 800 Euro trebuie amortizate conform regulilor generale. Se poate deduce în fiecare an așa-numita "amortizare pentru uzură" (AfA). Cu toate acestea, există încă posibilitatea de a crea un post colectiv pentru costuri de până la 1.000 Euro și de a-l amortiza liniar pe 5 ani.
În cazul tipurilor de venituri excedentare (muncă salariată, închiriere și leasing, alte venituri), se aplică regula conform căreia, începând cu 1.1.2018, bunurile de mică valoare cu costuri de achiziție de până la 800 Euro (fără TVA) pot fi deduse imediat ca cheltuieli de publicitate sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare (art. 9 alin. 1 nr. 7 fraza 2 EStG).
Subvenții pentru investiții în bunuri
Dacă primiți subvenții publice pentru investiții pentru achiziționarea sau producția anumitor bunuri, aveți opțiunea, ca persoană care efectuează calculul excedentului de încasări:
- să deduceți subvenția din costurile de achiziție sau producție ale bunului, ceea ce reduce baza de calcul pentru amortizare. Această reducere trebuie efectuată deja în anul în care subvenția este aprobată, și nu abia în anul în care subvenția este efectiv plătită (decizia BFH din 29.11.2007, BStBl. 2008 II p. 561).
- să impozitați subvenția ca venituri din exploatare, și anume în anul în care subvenția este acordată (decizia BFH din 19.7.1995, BStBl. 1996 II p. 28).
Conturi bancare separate
Trebuie să aveți conturi bancare separate pentru tranzacțiile comerciale și private? Din punct de vedere legal, nu sunteți obligat să faceți acest lucru, dar este cu siguranță mai bine. Totuși, dacă aveți doar un cont mixt, trebuie să vă asigurați prin înregistrări corespunzătoare că originea sumelor de bani care intră în acest cont poate fi clarificată (decizia BFH din 12.6.2003, XI B 8/03).
Cum funcționează calculul excedentului de venituri?
Ce este "Anexa EÜR"?
Din 2005, calculul de excedent de venituri este standardizată (§ 60 alin. 4 și § 84 alin. 3c EStDV). Aceasta înseamnă că persoanele care folosesc contabilitatea de excedent de venituri trebuie să completeze formularul oficial "Anlage EÜR" și să îl atașeze la declarația fiscală.
Micii întreprinzători ale căror venituri din exploatare (cifra de afaceri, nu profitul!) sunt mai mici de 17.500 Euro brut nu trebuiau să completeze formularul fiscal "Anlage EÜR" până în 2016. Ei puteau să își calculeze profitul informal prin compararea veniturilor și cheltuielilor de exploatare și să atașeze această înregistrare la declarația fiscală (scrisoarea BMF din 10.2.2005, BStBl. 2005 I p. 320). Dar această regulă de simplificare a fost eliminată începând cu anul fiscal 2017. Acum, toți contribuabilii care își calculează profitul prin contabilitatea de excedent de venituri sunt obligați să transmită electronic declarația de impozit pe venit și "Anlage EÜR" standardizată către administrația fiscală.
Regula legală de caz excepțional rămâne în vigoare: pentru a evita "dificultăți nejustificate", biroul fiscal poate permite ca declarația fiscală să fie depusă în continuare pe formular de hârtie la biroul fiscal (§ 25 alin. 4 fraza 2 EStG; § 13a alin. 3 EStG; § 18 alin. 3 fraza 3 UStG; § 14a fraza 2 GewStG). În completarea reglementărilor legale individuale, codul fiscal conține o regulă generală de caz excepțional (§ 150 alin. 8 AO): biroul fiscal poate renunța la transmiterea electronică a datelor dacă aceasta este economic sau personal nerezonabilă pentru contribuabil.
Acesta este în special cazul în care contribuabilul nu dispune de echipamentul tehnic necesar și crearea posibilităților tehnice pentru o transmisie de date la distanță a setului de date oficial prescris ar fi posibilă doar cu un efort financiar semnificativ, sau dacă contribuabilul nu este sau este doar parțial capabil, conform cunoștințelor și abilităților sale individuale, să utilizeze posibilitățile de transmisie de date la distanță. Birourile fiscale devin însă din ce în ce mai restrictive în această privință!
Atenție: Dacă nu vă îndepliniți obligația de a depune "Anlage EÜR", biroul fiscal poate amenința și impune o amendă (§ 328 AO). Totuși, biroul fiscal nu poate solicita o penalizare pentru întârziere, deoarece "Anlage EÜR" nu face parte din declarația fiscală (OFD Rheinland din 21.2.2006, S 2500-1000-St 1).
În "Anlage EÜR" trebuie făcute numeroase detalii formale despre venituri și cheltuieli. Completarea celor peste 100 de rânduri de pe cele patru pagini necesită multă muncă suplimentară și cunoștințe - și, adesea, costuri suplimentare pentru consultanță și asistență profesională.
Se recomandă să vă orientați contabilitatea de excedent de venituri după sistematica "Anlage EÜR", astfel încât să vă fie mai ușor la încheierea anului. Ar trebui să vă structurați veniturile și cheltuielile conform criteriilor formularului, deoarece astfel le puteți aloca mai ușor întrebărilor din formular.
Ce este "Anexa EÜR"?
