Ist der Arbeitnehmer selbst der Gastgeber werden die Aufwendungen nur zu 70 % anerkannt und es muss ein korrekter Bewirtungsbeleg vorliegen.

Ist dagegen nicht der Arbeitnehmer die bewirtende Person sondern der Arbeitgeber, können die Aufwendungen in voller Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden (BFH-Urteil vom 19.6.2008, VI R 48/07).

Entstehen die Kosten ausschließlich für die Bewirtung von Kollegen und Mitarbeitern können die tatsächlichen Aufwendungen ebenfalls zu 100 % angesetzt werden. Es handelt sich hier um die Bewirtung betriebsinterner Personen und somit  um eine Bewirtung aus "beruflichem" Anlass (R 4.10 Abs. 6 und 7 EStR). Dies wiederum bedeutet gleichzeitig, dass die strengen Nachweisvorschriften mittels förmlichen Bewirtungsbelegs nicht gelten. Die Rechnung des Cateringservice oder entsprechende Einkaufsbelege genügen.

Der Zeitpunkt der Bewirtung liegt idealerweise am Rande der Arbeitszeit oder in der Mittagspause – und nicht etwa am Wochenende.