Ce sunt cheltuielile aferente activiății?

Cheltuielile aferente activității sunt toate costurile care au apărut în legătură directă cu activitatea dumneavoastră profesională. Aceste costuri pot fi deduse fiscal, cu condiția să nu fi fost deja rambursate de angajatorul dumneavoastră fără impozitare.

Acestea includ, printre altele:

• Costuri de transport la locul de muncă (indemnizație de distanță)
• Asociații profesionale (de exemplu, cotizații sindicale)
• Materiale de lucru
• Birou de acasă
• Costuri de formare profesională
• Costuri de aplicare pentru un loc de muncă
• Costuri de mutare
• Menținerea unei a doua locuințe
• Costuri de călătorie pentru activități externe
• Taxe de administrare a contului
• Costuri de consultanță fiscală

Dacă nu deduceți individual cheltuielile legate de profesie, biroul fiscal - și Lohnsteuer kompakt - va lua automat în considerare o sumă forfetară de 1.200 Euro. Dacă costurile deduse sunt sub suma forfetară, se va aplica tot suma forfetară.

(2023): Ce sunt cheltuielile aferente activiății?

Ce cheltuieli aferente profesiei pot fi declarate în declarația fiscală?

Cine nu a auzit niciodată cuvântul cheltuieli profesionale ar putea crede că termenul se referă la costuri pentru reclamă. Acest lucru este greșit. Cheltuielile profesionale sunt de fapt cheltuieli pe care angajatul le are în legătură cu raportul de muncă. Materiale de lucru, îmbrăcăminte de lucru, cotizații sindicale, costuri de transport sunt exemple de cheltuieli profesionale.

Fiscul acordă fiecărui angajat o sumă forfetară pentru toate cheltuielile profesionale, suma forfetară pentru angajați. Această sumă este calculată și recunoscută automat de către fiscul pentru angajat. Angajatul nu trebuie să dovedească cheltuielile profesionale până la această sumă cu documente. În prezent, suma forfetară pentru angajați este de 1.230 Euro.

Cheltuielile profesionale ca angajat (de exemplu, costuri de transport și taxe de administrare a contului) pot fi înregistrate la Lohnsteuer kompakt în secțiunea "Angajați > Cheltuieli profesionale".

Costuri de transport pentru deplasarea la locul de muncă (indemnizație de distanță, indemnizație de navetist)

Indemnizația de distanță este de 30 de cenți pe kilometru simplu pentru primii 20 de kilometri și 38 de cenți de la al 21-lea kilometru (în 2021: 35 de cenți). Cheltuielile profesionale corespunzătoare pentru deplasarea la locul de muncă se calculează astfel: distanța simplă înmulțită cu zilele lucrătoare din anul fiscal și apoi înmulțită cu indemnizația de distanță de 30 de cenți sau 38 de cenți.

Materiale de lucru

La majoritatea administrațiilor financiare, puteți declara costuri pentru materiale de lucru în valoare totală de 110 Euro fără dovadă. Dacă ați avut cheltuieli mai mari, ar trebui să puteți prezenta toate documentele la cererea fiscului.

Asociații profesionale

Asociațiile profesionale sunt organizații care reprezintă interesele unei profesii (de exemplu, sindicate, uniuni de funcționari, asociații patronale) și care apără interesele membrilor lor în ceea ce privește activitatea lor profesională și de afaceri. Cheltuielile pot fi deduse integral ca cheltuieli profesionale.

Cheltuieli de aplicare pentru un loc de muncă

Dacă v-ați depus candidatura pentru un loc de muncă anul trecut, ați avut costuri pe care ar trebui să le declarați în declarația fiscală. Dacă nu puteți prezenta documente individuale pentru cheltuielile efectuate, puteți solicita cheltuielile de aplicare forfetar. Tribunalul fiscal din Köln consideră că 8,70 Euro pentru mape de aplicare elaborate și 2,70 Euro pentru mape simple, de exemplu prin internet, sunt rezonabile (FG Köln Az: 7 K 932/03).

Costuri de călătorie și indemnizație suplimentară de masă

Spre deosebire de deplasarea la locul de muncă, în cazul unei deplasări de serviciu (activitate de schimbare a locului de muncă, activitate de transport) se ia în considerare fiecare kilometru parcurs. Indemnizația pentru deplasări de serviciu este eșalonată. Costurile suplimentare de masă asociate unei deplasări de serviciu pot fi deduse fiscal de către angajat ca cheltuieli profesionale, într-o sumă fixă, numită indemnizație de masă.

Gospodărie dublă

Dacă locul de muncă se află departe de locuința dumneavoastră și trebuie să închiriați o a doua locuință din acest motiv, aveți o gospodărie dublă. Anumite costuri pe care le aveți din această cauză pot fi deduse fiscal.

>>> Informații suplimentare despre fiecare cheltuială profesională găsiți pe paginile noastre de introducere a datelor, când vă completați declarația fiscală! <<<

(2023): Ce cheltuieli aferente profesiei pot fi declarate în declarația fiscală?

Cum declar deplasările la locul de muncă?

Mulți oameni depășesc deja prin naveta zilnică pragul de 1.230 Euro (suma forfetară pentru angajați). Acest lucru se datorează indemnizației de distanță – cunoscută mai bine sub numele de indemnizația de navetist. Pentru fiecare kilometru parcurs pe drumul către locul de muncă, puteți solicita 30 de cenți (sau 38 de cenți de la al 21-lea kilometru).

La o distanță de 20 de kilometri, aceasta înseamnă 6 Euro pe zi. La o săptămână de lucru de cinci zile, fiscul presupune 230 de zile lucrătoare, astfel încât în exemplul dat ajungeți deja la 1.380 Euro. Pragul de 1.230 Euro este depășit deja cu un drum de lucru de aproximativ 15 kilometri. La o săptămână de lucru de șase zile, puteți calcula până la 280 de zile, iar la o săptămână de lucru de patru zile, până la 190. Dacă ați fost mai des la birou, de exemplu pentru că nu ați luat concediu, trebuie să dovediți acest lucru la fisc.

Pentru indemnizația de distanță, drumul zilnic spre muncă este numărat o singură dată. Așadar, nu puteți aduna drumul dus-întors. Este diferit dacă lucrați în diferite locuri de muncă. Angajații de teren, lucrătorii temporari sau alți angajați cu activitate de schimbare a locului de muncă pot solicita 30 de cenți pentru fiecare kilometru parcurs.

Nu contează dacă mergeți la muncă cu mașina, bicicleta sau mijloacele de transport public. Cu toate acestea, există o sumă maximă de 4.500 Euro pe an. Numai dacă folosiți mașina personală, sunt recunoscute și costurile de transport care depășesc această sumă. Fiscul nu cere nici să folosiți neapărat cel mai scurt drum. Dacă economisiți semnificativ timp pe o rută mai lungă, o puteți declara în declarația fiscală.

Drumurile către muncă, mai exact către primul loc de muncă, sunt deductibile cu indemnizația de navetist de 30 de cenți pe kilometru de distanță; din 2022 se aplică 38 de cenți de la al 21-lea kilometru. În principiu, fiecare angajat este obligat să declare în cadrul declarației fiscale numărul exact de zile în care a mers efectiv la muncă, deoarece indemnizația este acordată doar pentru aceste zile. Pentru a verifica dacă numărul de zile lucrătoare declarate este plauzibil, trebuie declarate și zilele de concediu și de boală. Din 2020, sunt solicitate și zilele de deplasare în interes de serviciu și zilele de telemuncă.

Cu toate acestea, poate fi foarte dificil să determinați exact numărul de zile lucrătoare. Cine ține o evidență zilnică? Și apoi sunt angajați care merg la locul de muncă și în weekend, uneori neplanificat. De aceea, fiscurile au stabilit așa-numitele limite de neînregistrare cu zeci de ani în urmă. În general, acceptau 220 până la 230 de călătorii pentru o săptămână de lucru de cinci zile și 260 până la 280 de călătorii pentru o săptămână de lucru de șase zile între locuință și locul de muncă. Rețineți că acestea sunt limite interne ale fiscului, pentru a căror aplicare nu există un drept legal, chiar dacă Tribunalul Fiscal din München a decis acum câțiva ani că fiscurile ar trebui să accepte 230 de zile (FG München din 12.12.2008, 13 K 4371/07).

Până aici, toate bune. Dar Corona a schimbat totul. Nenumărați angajați au lucrat și încă lucrează de acasă și nu merg zilnic la birou sau la sediu. Pentru aceste zile, pot solicita o sumă forfetară de 6 Euro pe zi ca cheltuieli profesionale sau chiar costurile pentru un birou de acasă. Dar, în lipsa călătoriilor, nu pot solicita, desigur, costuri de transport. Și tocmai aici intervin acum tot mai mult fiscurile și solicită o adeverință de la angajator privind zilele lucrate efectiv și, mai ales, zilele în care a fost vizitat primul loc de muncă. Regula conform căreia sunt acceptate 220, 230 sau mai multe călătorii pe an nu mai este valabilă fără rezerve!

(2023): Cum declar deplasările la locul de muncă?

Cum deduceți cheltuielile de deplasare în interes de serviciu?

Dacă angajatorul vă trimite într-o delegație (activitate externă), de obicei va plăti el. Dacă nu, puteți deduce costurile de transport, cazare, masă și eventuale costuri suplimentare, cum ar fi taxele de parcare sau transportul bagajelor, ca cheltuieli profesionale.

Devine interesant atunci când delegațiile sunt combinate cu activități private, de exemplu, dacă după un congres nu vă întoarceți direct acasă, ci mai rămâneți câteva zile în vacanță. În acest caz, puteți deduce costurile de călătorie proporțional. Dacă ați fost două zile în interes de serviciu și două zile în interes personal, fiscul acceptă 50% din costurile de călătorie. Dacă partea profesională depășește clar 90%, puteți deduce costurile integral.

Atenție, fiscul dorește de obicei o evidență detaliată a costurilor. Dacă angajatorul a plătit zborurile și hotelul, nu aveți voie să includeți aceste sume în declarația fiscală.

Delegație

Chiar dacă firma plătește costurile de călătorie, de obicei nu acoperă masa. Dacă sunteți plecat mai mult de 8 ore pe zi sau desfășurați o activitate de transport, de exemplu ca șofer profesionist sau șofer de autobuz, puteți solicita o diurnă pentru masă. Valoarea acesteia depinde de durata absenței. Pentru o absență între 8 și 24 de ore, există o sumă forfetară de 14 Euro, iar pentru o absență mai lungă, de 28 Euro pe zi.

Șoferii profesioniști pot deduce o diurnă de cazare de 8 Euro pe zi calendaristică ca cheltuieli profesionale - și aceasta în plus față de diurna "normală" pentru masă. Acest lucru se aplică pentru ziua de sosire sau plecare, precum și pentru fiecare zi calendaristică cu o absență de 24 de ore în cadrul unei activități externe în țară sau în străinătate (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG, introdus prin "Legea pentru promovarea fiscală suplimentară a mobilității electrice și modificarea altor reglementări fiscale").

(2023): Cum deduceți cheltuielile de deplasare în interes de serviciu?

Ce costuri pot fi declarate în cadrul întreținerii gospodăriei duble?

Dacă trebuie să întrețineți un al doilea apartament din motive de serviciu, puteți deduce costurile aferente ca parte a gospodăriei duble. Acest lucru este posibil, de exemplu, dacă sunteți transferat, compania își mută locația sau dacă începeți un nou loc de muncă. Chiar și dacă vă mutați din motive personale, dar doriți să păstrați un apartament în apropierea locului de muncă, vă puteți deduce cheltuielile. Nu este neapărat decisiv ca al doilea apartament să fie mai aproape de locul de muncă. Acesta trebuie însă să fie mai ușor accesibil.

Nu contează dacă locuiți în propria locuință, într-un apartament comun, într-o cameră mobilată sau la hotel. Totuși, dacă prima dumneavoastră reședință este doar o cameră în casa părinților, aveți șanse slabe. Situația este diferită dacă aveți un apartament propriu în casa părinților și plătiți chirie pentru acesta.

Costurile pentru gospodăria dublă sunt variate: Pe de o parte, există cheltuielile pentru locuința în sine, adică chirie, costuri de întreținere, eventual cheltuieli de renovare sau comisioane de agenție. La acestea se adaugă cheltuielile pentru obiectele de mobilier necesare.

În cazul unei gospodării duble în Germania, costurile reale pentru cazare pot fi deduse pe baza dovezilor, până la suma maximă de 1.000 Euro pe lună.

În primele trei luni, puteți solicita, de asemenea, o diurnă de masă pentru fiecare zi de absență. Și anume 28 Euro pentru fiecare zi calendaristică completă. În zilele de sosire și plecare (călătorii acasă) se acordă o diurnă de masă de 14 Euro fiecare, indiferent de durata absenței.

Un element important sunt costurile de transport pentru călătoriile acasă. O dată pe săptămână puteți solicita indemnizația de distanță de 30 de cenți pe kilometru pentru distanța dintre al doilea apartament și reședința principală, respectiv 38 de cenți de la al 21-lea kilometru. Dacă utilizați mijloace de transport public, costurile reale pot fi deduse pe baza dovezilor, cu condiția ca acestea să fie mai mari decât indemnizația de distanță pe parcursul unui an. Dacă utilizați un avion sau un feribot, costurile reale sunt întotdeauna deduse suplimentar ca cheltuieli profesionale. Dacă nu mergeți acasă într-un weekend, puteți solicita în schimb costurile pentru un apel telefonic de până la 15 minute. Acest lucru este valabil doar dacă în locuința principală locuiesc membri ai familiei.

Notă: În prezent, Curtea Federală de Finanțe a decis împotriva fiscului că costurile pentru mobilierul necesar al celui de-al doilea apartament în cadrul unei gospodării duble din motive profesionale nu fac parte din costurile de cazare a căror deducere este limitată la 1.000 Euro pe lună. Mai degrabă, cheltuielile pentru mobilier și articole de uz casnic - în măsura în care sunt necesare - sunt deduse integral suplimentar ca alte cheltuieli suplimentare necesare din cauza gospodăriei duble conform § 9 alin. 1 teza 3 nr. 5 EStG (Hotărârea BFH din 4.4.2019, VI R 18/17).

Administrația financiară are o veste bună: Dacă costurile pentru mobilierul și echipamentul celui de-al doilea apartament - fără mijloace de lucru - se ridică în total la 5.000 Euro sau mai puțin (inclusiv TVA), aceste costuri sunt considerate necesare din motive de simplificare. Ele sunt recunoscute ca cheltuieli profesionale fără verificări suplimentare (Scrisoarea BMF din 25.11.2020, BStBl 2020 I S. 1228, Tz. 108)

(2023): Ce costuri pot fi declarate în cadrul întreținerii gospodăriei duble?

Ce costuri de mutare puteți deduce?

Indiferent dacă vă mutați într-o a doua locuință la locul de muncă sau vă mutați cu familia – dacă mutarea este din motive profesionale, costurile aferente sunt cheltuieli profesionale. Nu trebuie să schimbați locul de muncă sau orașul; este suficient ca naveta zilnică să se reducă cu o oră în total datorită mutării.

Puteți deduce costurile dovedite pentru căutarea unei locuințe, pentru transport, pentru reparații estetice și, eventual, pentru plăți duble de chirie până la sfârșitul perioadei de preaviz a vechii locuințe. Pentru deplasările de mutare cu mașina personală, puteți solicita kilometrii parcurși, la o rată de 30 de cenți/km.

Pentru cheltuieli minore, cum ar fi bacșișurile pentru ajutoarele de mutare sau montarea bucătăriei încorporate, există o sumă forfetară de mutare. O puteți solicita în orice caz – chiar dacă ați gestionat singur întreaga mutare. Numai în cazul unei gospodării duble nu este posibil.

În prezent, Ministerul Federal de Finanțe a majorat sumele forfetare pentru mutare începând cu 1.4.2022. Din 1.6.2020, sumele forfetare pentru mutare sunt calculate puțin diferit față de înainte:

Data relevantă pentru calculul sumelor forfetare este ziua dinaintea încărcării bunurilor de mutare.

Dacă sunt necesare ore de meditații pentru copii din cauza mutării, puteți deduce și aceste costuri din impozit.

(2023): Ce costuri de mutare puteți deduce?

Revendicați și costuri pentru mijloace de lucru?

Multe lucruri pe care le achiziționați – și – pentru profesia dumneavoastră pot fi deduse fiscal.

Cărți de specialitate, software sau îmbrăcăminte de lucru pot fi considerate mijloace de lucru, la fel ca calculatoare, imprimante sau smartphone-uri. Mijloacele de lucru sunt complet deductibile doar dacă sunt utilizate aproape exclusiv în scop profesional. Asta nu înseamnă că nu puteți trimite un e-mail privat de pe laptopul de serviciu, dar proporția de utilizare privată nu ar trebui să depășească zece la sută. În caz contrar, puteți deduce costurile proporțional. De exemplu, dacă utilizați smartphone-ul atât pentru apeluri profesionale, cât și private, puteți deduce 50% din prețul de achiziție.

Același lucru este valabil și pentru biroul la care desfășurați activități profesionale și private. Dacă prețul inclusiv TVA este de până la 800 Euro net, atunci vorbim de „active de mică valoare“. Este un avantaj pentru dumneavoastră, deoarece prețul de achiziție poate fi dedus integral ca cheltuieli profesionale în anul achiziției. Pentru bunurile mai scumpe, costurile sunt repartizate pe întreaga durată de utilizare și trebuie amortizate anual. Detalii suplimentare sunt reglementate de așa-numitele tabele de amortizare.

Un subiect critic este îmbrăcămintea de lucru. Uniformele pe care le plătiți singur, dar pe care le puteți purta doar la locul de muncă, sunt deductibile, la fel și costurile de curățare – chiar dacă curățați îmbrăcămintea acasă în mașina de spălat. În cazul costumelor sau al ținutelor obișnuite, fiscul presupune că acestea nu sunt specifice profesiei. Chiar dacă în rest purtați doar blugi, nu vă puteți deduce ținuta de birou.

Retroactiv de la 1.1.2021 există o nouă reglementare avantajoasă pentru calculatoare de orice fel și pentru software: Ministerul Federal de Finanțe stabilește extrem de generos că durata normală de utilizare este în general de un an. Aceasta înseamnă că costurile de achiziție pot fi acum deduse integral ca cheltuieli profesionale sau de afaceri în anul achiziției, indiferent de valoare (scrisoarea BMF din 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013).

(2023): Revendicați și costuri pentru mijloace de lucru?

Pot solicita și cheltuieli de aplicare?

Cheltuielile profesionale apar nu doar atunci când aveți un loc de muncă, ci și când doriți să obțineți unul. Toate cheltuielile pe care le aveți în legătură cu căutarea unui loc de muncă pot fi deduse în declarația fiscală.

Acestea includ materiale de birou și taxe poștale, precum și anunțuri de angajare, fotografii sau cursuri de pregătire pentru interviuri. Dacă nu doriți să adunați toate costurile de aplicare individual, puteți aplica pur și simplu o sumă forfetară de 2,50 Euro pentru fiecare aplicație electronică, iar pentru mapa clasică de aplicare sunt 8,50 Euro.

De asemenea, puteți deduce deplasările la interviuri, fie cu prețul biletului plătit, fie cu 30 de cenți pe kilometru parcurs, dacă utilizați propria mașină. Dacă trebuie să rezervați un hotel, puteți deduce și acest lucru, precum și diurna pentru masă.

(2023): Pot solicita și cheltuieli de aplicare?

Ce alte cheltuieli legate de activitate mai există?

Unele costuri pot fi decontate forfetar fără dovadă: Dacă utilizați telefonul mobil sau telefonul fix privat și în scop profesional, puteți deduce 20% din factura de telefon – însă maximum 20 de euro pe lună. Același lucru se aplică pentru conexiunea la internet. De exemplu, dacă plătiți 30 de euro pentru un abonament, puteți deduce 6 euro pe lună.

Pentru contul curent în care vă este virat salariul, puteți deduce forfetar 16 euro pentru comisioanele de administrare a contului.

În cele din urmă, puteți deduce și costurile de consultanță fiscală ca cheltuieli profesionale – însă doar cele legate de activitatea dumneavoastră profesională. Dacă consultantul fiscal completează „Anexa pentru copii” sau formularul principal, acestea nu sunt deductibile. O excepție se aplică pentru costurile de consultanță fiscală de până la 100 de euro. Acestea nu trebuie împărțite individual. Dacă utilizați un program fiscal, puteți deduce prețul de achiziție integral ca cheltuieli profesionale.

(2023): Ce alte cheltuieli legate de activitate mai există?

Ce costuri pentru o cameră de lucru la domiciliu pot fi deduse?

Costurile pentru un birou la domiciliu și mobilierul acestuia sunt complet deductibile dacă biroul este principala locație a activităților dumneavoastră profesionale sau de afaceri. Alternativ, puteți opta și pentru o sumă forfetară anuală de 1 260 de euro. Această sumă forfetară se reduce proporțional în fiecare lună, în cazul în care cerințele pentru deducerea camerei de lucru nu sunt îndeplinite într-o anumită lună. Acest lucru este valabil pentru profesii precum scriitori, traducători și experți IT care lucrează în principal de acasă. Important este că trebuie să fie un studiu real, adică o cameră separată.Dacă declarați o cameră drept birou, aceasta trebuie să fie și un studiu pur. Orice indică o utilizare privată, cum ar fi un pat de oaspeți, un televizor sau un dulap, va face biroul fiscal sceptic - dacă verifică.

În plus față de chiria proporțională, sunt recunoscute și costurile de funcționare, cum ar fi cele pentru electricitate și încălzire, asigurări sau curățenie. Dacă ați avut cheltuieli pentru mobilier, cum ar fi un covor nou, un birou sau un scaun de birou, atunci le puteți deduce și pe acestea integral.

Tribunalul Fiscal Federal (BFH) a trebuit să decidă dacă un despărțitor de cameră este suficient pentru a constitui un "birou la domiciliu". Cazul: Un arhitect independent a compartimentat o zonă din camera sa de zi cu un dulap. El folosea această zonă aproape exclusiv pentru activitățile sale profesionale. Acesta era de părere că o măsuță era suficientă pentru a echivala zona compartimentată cu un birou la domiciliu. Cazul a ajuns în cele din urmă în fața BFH.Judecătorii nu au văzut lucrurile astfel. Un birou la domiciliu trebuie să fie separat de restul locuinței prin pereți și uși. De asemenea, acesta trebuie să fie utilizat în mod predominant în scopuri profesionale (hotărârea BFH din 22 martie 2016, cazul nr. VIII R 10/12).

Noi reglementări pentru birou și lucrul la domiciliu

Notă: Anterior, costurile de studiu erau deductibile până la 1.250 de euro dacă nu era disponibil un alt loc de muncă. Această regulă nu se mai aplică din 2023. Noile reguli sunt următoarele:

1. Camera de lucru ca centru al activitățiii

Dacă biroul dumneavoastră este centrul activității profesionale, puteți deduce costurile în întregime sau o sumă forfetară anuală de 1 260 de euro ca cheltuieli legate de venit. Trebuie să fie un birou la domiciliu "veritabil" care este utilizat exclusiv în scopuri profesionale.

2. Activitate profesională la domiciliu, dar fără ca biroul sa fie centrul

Dacă lucrați la domiciliu, dar biroul de acasă nu este centrul activității dumneavoastră, puteți deduce o indemnizație zilnică de 6 euro pentru maximum 210 zile pe an. Nu aveți nevoie de o cameră de lucru specială. Termenul "birou la domiciliu" nu este obligatoriu.

Detalii privind tariful forfetar anual:

• Taxa forfetară anuală de 1 260 EUR acoperă costurile pentru întregul an. Până la această sumă, costurile nu trebuie să fie dovedite.Dreptul de a alege suma forfetară anuală poate fi exercitat numai uniform pentru întregul an.Suma forfetară anuală este luată în considerare lunar.
• Suma forfetară anuală este legată de persoană.

Detalii privind tariful forfetar zilnic:

• Indemnizația zilnică este de 6 euro pe zi și este limitată la un maxim de 1.260 euro pe an.
• Ea poate fi solicitată pentru maximum 210 zile pe an
• Indemnizația zilnică poate fi aleasă și dacă este disponibil un alt loc de muncă.

Important: Indemnizația zilnică se compensează cu indemnizația de angajat de 1.230 de euro. Economiile fiscale sunt realizate numai dacă totalul cheltuielilor legate de venit depășește 1.230 de euro.

Obligația de înregistrare: Zilele în care este utilizată indemnizația trebuie să fie documentate.

(2023): Ce costuri pentru o cameră de lucru la domiciliu pot fi deduse?