Ce înregistrări sunt necesare?
Ca bază pentru calculul excedentului de încasări se folosesc înregistrări simple care includ toate veniturile încasate și toate cheltuielile efectuate în cursul anului. Conform așa-numitului "principiu de încasare-plată", veniturile din exploatare trebuie înregistrate în anul fiscal în care au fost încasate, iar cheltuielile de exploatare în anul fiscal în care au fost efectuate.
Așadar, sunteți scutiți de temuta contabilitate dublă, de calculul complicat al profitului și pierderilor comerciale și nu trebuie să întocmiți un bilanț sau să efectuați un inventar. Modul în care colectați documentele și calculați cifrele vă este lăsat în mare parte la latitudinea dumneavoastră.
Nu este suficient să creați un singur articol "Venituri din exploatare" și "Cheltuieli de exploatare". În cazul unui volum mai mare de afaceri, ar trebui să defalcați aceste articole, de preferință conform structurii din formularul fiscal "Anexa EÜR".
Înregistrarea veniturilor
Chiar și ca persoană care calculează excedentul de încasări, sunteți obligat să înregistrați veniturile individual în scopuri de TVA (§ 22 alin. 2 UStG; Hotărârea BFH din 26.2.2004, BStBl. 2004 II p. 599). Trebuie să listați
- venituri supuse TVA cu sume nete și TVA aferentă, separate pe cote de TVA (7 %, 19 %),
- venituri scutite de TVA.
Înregistrări separate ale cheltuielilor de exploatare
Anumite cheltuieli de exploatare trebuie înregistrate individual și separat de celelalte cheltuieli de exploatare, deoarece numai atunci pot fi deduse în măsura prevăzută de lege (§ 4 alin. 7 EStG). Și anume
- costuri de ospitalitate 70 %,
- cadouri până la 35 Euro pe an și partener de afaceri,
- costuri pentru biroul de acasă (numai dacă este centrul activității totale),
- retrageri și depuneri, dacă doriți să deduceți cheltuieli de dobânzi peste suma de bază de 2.050 Euro ca cheltuieli de exploatare.
Registrul de active
Într-un registru de active trebuie să înregistrați continuu următoarele bunuri de capital cu costurile de achiziție sau producție și data achiziției, producției sau depunerii lor (§ 4 alin. 3 fraza 5 EStG):
- bunuri de capital neamortizabile, cum ar fi terenuri, participații, alte investiții financiare, bunuri imateriale neamortizabile.
- bunuri de capital amortizabile, achiziționate, produse sau depuse în capitalul de exploatare după 5.5.2006. Acest lucru se aplică bunurilor cu costuri de achiziție sau producție de peste 1.000 Euro net (pentru achiziții după 1.1.2008).
- anumite bunuri de capital circulant, achiziționate, produse sau depuse în capitalul de exploatare după 5.5.2006. Acest lucru se aplică acțiunilor la societăți pe acțiuni, valorilor mobiliare și altor creanțe și drepturi necertificate, terenurilor și clădirilor din capitalul circulant.
Notă: În acest registru de active trebuie, de asemenea, să fie înregistrate valorile contabile la începutul și la sfârșitul anului fiscal pentru bunurile de capital amortizabile (de exemplu, mașini de serviciu, PC-uri, mobilier de birou etc.), precum și sumele de amortizare și, dacă este cazul, amortizarea specială conform § 7g EStG.
Este necesar un alt registru special pentru bunurile de mică valoare. Cele achiziționate sau produse în perioada 2010-2018 trebuie
- până la 250 Euro net (până în 2017: 150 Euro) să nu mai fie înregistrate (sunt amortizate imediat) și
- de la 250,01 Euro (până în 2017: 150,01 Euro) până la 1.000 Euro net să fie înregistrate într-un cont special și amortizate ca un articol colectiv pe o perioadă de 5 ani.
Retrageri și depuneri
Acestea trebuie înregistrate separat dacă aveți "alte dobânzi datorate" pentru împrumuturi de afaceri. În caz contrar, deducerea dobânzilor datorate este limitată la dobânzile pentru finanțarea bunurilor de capital și la alte dobânzi până la doar 2.050 Euro (§ 4 alin. 4a fraza 6 EStG).
Suma de deducere pentru investiții
Sunt necesare înregistrări speciale dacă doriți să deduceți o sumă de deducere pentru investiții. Acest lucru este posibil dacă profitul - fără suma de deducere pentru investiții - nu depășește 200.000 Euro.
Biroul de acasă
Pentru persoanele independente care solicită fiscal un birou de acasă, se aplică obligații speciale de înregistrare conform § 4 alin. 7 EStG. Aceste obligații se referă la înregistrarea costurilor aferente biroului de acasă. Este acceptabil să estimați aceste costuri și să le documentați după încheierea anului fiscal sau calendaristic pe baza extrasului anual al instituției de credit. Acest lucru se aplică și cheltuielilor variabile, cum ar fi costurile de apă și energie.
În ceea ce privește sumele de amortizare, este suficient să le înregistrați o dată pe an, la scurt timp după sfârșitul fiecărui an calendaristic sau fiscal. Pentru deducerea unei sume forfetare anuale, nu se aplică obligațiile speciale de înregistrare conform § 4 alin. 7 EStG.
Persoanele care calculează excedentul de încasări nu sunt supuse, în principiu, unor obligații legale speciale de înregistrare. DAR: O obligație de înregistrare poate rezulta din Legea privind taxa pe valoarea adăugată sau din "Principiile pentru conducerea și păstrarea corectă a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și accesul la date (prescurtat GoBD)". Conform acestora, întreprinzătorii sunt obligați să înregistreze tranzacțiile comerciale fără numerar în termen de zece zile. Încasările și plățile în numerar trebuie înregistrate zilnic. Informațiile nu trebuie să se piardă, astfel încât este necesară o arhivare ordonată a facturilor de intrare și ieșire, precum și o înregistrare sistematică a plăților. De obicei, acest lucru se realizează prin numerotarea și contorizarea continuă a facturilor de intrare și ieșire, precum și prin arhivarea în dosare speciale sau prin înregistrări electronice. Modificările ulterioare în contabilitate, cum ar fi anulările sau corecțiile, trebuie documentate clar. Prin urmare, nu renunțați la înregistrările continue, chiar dacă calculați excedentul de încasări.
Important: Ca întreprinzător, trebuie să stocați toate documentele, inclusiv documentele MS-Office, fișierele PDF și e-mailurile, într-un mod sigur din punct de vedere al reviziei. Aceasta înseamnă că modificările ulterioare ale documentelor electronice, chiar și neintenționate, trebuie excluse sau trebuie asigurată o trasabilitate printr-o istorie completă a modificărilor. Stocați documentele electronice într-un sistem de management al documentelor.
(2023): Ce înregistrări sunt necesare?
Cum funcționează calculul excedentului de venituri?
Calculul excedentului de încasări (conform art. 4 alin. 3 EStG) este cea mai simplă formă de determinare a profitului. Aici, veniturile din activitate sunt comparate cu cheltuielile de operare.
Rezultatul este profitul sau pierderea fiscală.
Venituri din activitate
./. Cheltuieli de operare
= Profit sau pierdere
Documente justificative
Chiar și calculul excedentului de încasări presupune că veniturile și cheltuielile de operare sunt dovedite prin documente justificative. Aceste documente, precum și extrasele de cont trebuie colectate. Deși nu este prescrisă o anumită formă pentru colectarea documentelor, ar trebui să evitați faimosul carton de pantofi. O arhivare ordonată a documentelor poate fi chiar - teoretic - suficientă în locul înregistrărilor (art. 146 alin. 5 AO).
Aceasta înseamnă pentru dumneavoastră, ca persoană care efectuează calculul excedentului de încasări, că nu trebuie neapărat să înregistrați cheltuielile de operare - cel puțin teoretic - ci le puteți dovedi doar pe baza documentelor justificative.
Atât despre teorie. Dar atenție: O obligație de înregistrare poate rezulta din Legea privind taxa pe valoarea adăugată sau din "Principiile pentru conducerea și păstrarea corectă a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și pentru accesul la date (prescurtat GoBD)". Antreprenorii sunt obligați să înregistreze tranzacțiile comerciale fără numerar în termen de zece zile. Încasările și plățile în numerar trebuie înregistrate zilnic. Informațiile nu trebuie să se piardă sub nicio formă, astfel încât este necesară o arhivare ordonată a facturilor de intrare și ieșire, precum și o înregistrare sistematică a plăților. De obicei, acest lucru se realizează în special prin numerotarea și contabilizarea continuă a facturilor de intrare și ieșire, precum și prin arhivarea în dosare speciale sau prin înregistrări electronice. Modificările ulterioare în contabilitate, cum ar fi anulările sau corecțiile, trebuie documentate clar. Prin urmare, nu renunțați la înregistrările continue, chiar dacă efectuați calculul excedentului de încasări.
Important: Ca antreprenor, trebuie să salvați toate documentele, inclusiv documentele MS-Office, fișierele PDF și e-mailurile, într-un mod sigur din punct de vedere al reviziei. Aceasta înseamnă că modificările ulterioare ale documentelor electronice, chiar și neintenționate, trebuie excluse sau trebuie asigurată o trasabilitate printr-un istoric complet al modificărilor. Salvați documentele electronice într-un sistem de management al documentelor.
Nu trebuie să trimiteți documentele justificative împreună cu declarația fiscală la biroul fiscal. Cu toate acestea, trebuie să păstrați documentele - timp de 10 ani. Din motive fiscale, toate registrele și înregistrările relevante pentru impozitare trebuie păstrate (art. 147 alin. 1 AO).
Principiul încasărilor și plăților
Veniturile și cheltuielile sunt înregistrate conform principiului încasărilor și plăților, adică la momentul în care au fost efectuate plățile. Așadar, nu contează data facturii, ci data plății.
Trebuie înregistrate doar veniturile și cheltuielile care afectează profitul, adică influențează profitul. De exemplu, contractarea unui împrumut nu constituie venituri din activitate și nu trebuie înregistrată contabil. Pe de altă parte, sumele de bani pentru rambursarea unui împrumut nu sunt cheltuieli de operare. Cu toate acestea, dobânzile plătite și costurile împrumutului pot fi deductibile ca cheltuieli de operare. De asemenea, retragerile de numerar din contul bancar nu sunt luate în considerare.
O factură din 30.11.2021 o plătiți abia pe 2.2.2022.
La determinarea profitului pentru anul 2021, această cheltuială nu este luată în considerare; va fi înregistrată abia la determinarea profitului pentru anul 2022.
Plăți periodice
Chiria, primele de asigurare etc. sunt considerate plăți periodice care sunt efectuate cu până la 10 zile înainte și după sfârșitul anului și sunt atribuite anului căruia îi aparțin din punct de vedere economic. Acest lucru se aplică nu doar cheltuielilor, ci și veniturilor (art. 11 EStG).
O cheltuială periodică este și declarația preliminară de TVA pentru luna decembrie sau pentru al patrulea trimestru, care trebuie depusă până la 10 ianuarie a anului următor. Plata din ianuarie este, așadar, deductibilă ca cheltuieli de operare în anul vechi. Același lucru este valabil și în cazul unei rambursări de TVA, chiar dacă biroul fiscal transferă banii abia după 10 ianuarie (decizia BFH din 1.8.2007, BStBl. 2008 II p. 282).
Exemplu: Plătiți contribuția pentru asigurarea de răspundere civilă a întreprinderii pentru anul 2023 deja pe 27.12.22. Deși plata a fost efectuată în anul 2022, suma este atribuită anului 2023 și este inclusă abia la determinarea profitului pentru 2023.
Principiul net sau brut?
Dacă sunteți plătitor de TVA, este recomandabil să indicați toate veniturile și cheltuielile de operare la valoarea netă - adică fără TVA. TVA colectată și plătită trebuie indicată separat. Pentru declarația preliminară de TVA și pentru declarația de TVA aveți nevoie oricum de valori nete.
Cu toate acestea, cei care sunt scutiți de TVA ca mici întreprinzători conform art. 19 UStG își declară veniturile din activitate la valoarea facturii (adică fără TVA) și cheltuielile de operare la valoarea brută (inclusiv TVA). Același lucru este valabil pentru antreprenorii care realizează exclusiv venituri scutite de TVA, de exemplu medici, naturopați, fizioterapeuți, moașe, agenți și brokeri de asigurări.
Plăți de TVA
Plățile de TVA influențează profitul: TVA colectată din facturile de ieșire constituie venituri din activitate, TVA plătită (TVA deductibilă) din facturile de intrare sunt cheltuieli de operare. Rambursările de TVA de la biroul fiscal sunt venituri din activitate, plățile de TVA către biroul fiscal sunt cheltuieli de operare.
Amortizări și provizioane
Acestea nu sunt efectuate, deoarece momentul plății este determinant. De exemplu, o primă de asigurare plătită în cursul anului nu trebuie transferată parțial în anul următor. Ea este înregistrată integral în anul plății.
Creanțe și datorii
Acestea nu sunt evidențiate, deoarece conform principiului încasărilor și plăților sunt înregistrate doar plățile efectuate efectiv.
Conturi de stoc
Acestea nu trebuie ținute. Prin urmare, nu există nici un cont de casă. Sumele de bani din conturile bancare nu trebuie reconciliate cu documentele justificative. Nu este necesar să înregistrați plățile în numerar primite într-un registru de casă (decizia BFH din 16.02.2006, X B 57/05).
Inventar
Nu este necesar un inventar la sfârșitul anului, adică înregistrarea activelor și stocurilor, deoarece nu efectuați o comparație a activelor. Astfel, nu mai este necesară evaluarea laborioasă a stocurilor.
Bunuri circulante
Costurile de achiziție ale bunurilor circulante, cum ar fi mărfurile și materialele consumabile, trebuie înregistrate ca cheltuieli de operare la momentul plății.
O particularitate se aplică anumitor bunuri circulante, și anume pentru acțiuni la societăți pe acțiuni, titluri de valoare și creanțe și drepturi similare necertificate, terenuri și clădiri din activele circulante:
- În cazul achizițiilor după 5.5.2006, costurile de achiziție ale acestor bunuri nu mai pot fi deduse integral ca cheltuieli de operare, ci costurile de achiziție sau valoarea care le înlocuiește pentru aceste bunuri sunt luate în considerare ca cheltuieli de operare abia la vânzare sau retragere, și anume în momentul în care venitul din vânzare este încasat sau obiectul este efectiv retras (art. 4 alin. 3 fraza 4 EStG).
Bunuri de capital
Bunurile de capital nu sunt înregistrate ca cheltuieli de operare cu costurile de achiziție sau producție integrale în anul achiziției, producției sau introducerii în activele întreprinderii, ci doar prin amortizări - mai exact: amortizare pentru uzură (AfA). În acest scop, costurile de achiziție sau producție sunt repartizate pe durata de utilizare obișnuită a întreprinderii, iar suma anuală proporțională este înregistrată ca cheltuieli de operare.
Bunuri de mică valoare
Pentru bunurile de mică valoare achiziționate, produse sau introduse în activele întreprinderii începând cu 1.1.2018, se aplică următoarea nouă reglementare:
- Bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de până la 250 Euro (fără TVA) pot fi deduse imediat ca cheltuieli de operare sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare. Opțiunea poate fi exercitată individual pentru fiecare bun (opțiune pe bun). Nu există nicio obligație specială de înregistrare, de exemplu într-un registru de active (art. 6 alin. 2a fraza 4 EStG).
- Bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de 250,01 Euro până la 800 Euro (fără TVA) pot fi deduse integral ca cheltuieli de operare în anul achiziției, producției sau introducerii sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare. În acest caz, bunurile de mică valoare trebuie incluse într-un registru special de active, cu data achiziției, producției sau introducerii, precum și cu costurile de achiziție sau producție. Registrul nu este necesar dacă aceste informații sunt vizibile din contabilitate. Bunurile de până la 250 Euro nu mai trebuie incluse într-un registru de active din 2018 (art. 6 alin. 2 fraza 4 și 5 EStG).
- Pentru bunuri de mică valoare cu costuri de achiziție sau producție de 250,01 Euro până la 1.000 Euro (fără TVA) poate fi creat un post colectiv, care este amortizat pe 5 ani cu câte 20% reducere a profitului (așa-numita amortizare de grup). Opțiunea trebuie exercitată uniform pentru toate bunurile din anul fiscal cu costuri de achiziție de peste 250 Euro până la 1.000 Euro (opțiune pe an fiscal). În afară de înregistrarea contabilă a intrării în post colectiv, nu există alte obligații de documentare. Nu trebuie să țineți un registru de stocuri (art. 6 alin. 2a fraza 1 și 4 EStG).
- Bunurile de peste 800 Euro trebuie amortizate conform regulilor generale. Se poate deduce în fiecare an așa-numita "amortizare pentru uzură" (AfA). Cu toate acestea, există încă posibilitatea de a crea un așa-numit post colectiv pentru costuri de până la 1.000 Euro și de a-l amortiza liniar pe 5 ani.
În cazul tipurilor de venituri excedentare (muncă salariată, închiriere și leasing, alte venituri), se aplică regula că, începând cu 1.1.2018, bunurile de mică valoare cu costuri de achiziție de până la 800 Euro (fără TVA) pot fi deduse imediat ca cheltuieli de publicitate sau, opțional, amortizate pe durata de utilizare (art. 9 alin. 1 nr. 7 fraza 2 EStG).
Subvenții pentru investiții în bunuri
Dacă primiți subvenții publice pentru investiții pentru achiziționarea sau producția anumitor bunuri, aveți opțiunea, ca persoană care efectuează calculul excedentului de încasări:
- să deduceți subvenția din costurile de achiziție sau producție ale bunului, ceea ce reduce baza de calcul pentru amortizare. Această reducere trebuie efectuată deja în anul în care subvenția este aprobată, și nu abia în anul în care subvenția este efectiv plătită (decizia BFH din 29.11.2007, BStBl. 2008 II p. 561).
- să impozitați subvenția ca venituri din activitate, și anume în anul în care subvenția este acordată (decizia BFH din 19.7.1995, BStBl. 1996 II p. 28).
Conturi bancare separate
Trebuie să aveți conturi bancare separate pentru tranzacțiile comerciale și private? Din punct de vedere legal, nu sunteți obligat să faceți acest lucru, dar este cu siguranță mai bine. Totuși, dacă aveți doar un cont mixt, trebuie să vă asigurați prin înregistrări corespunzătoare că originea sumelor de bani care intră în acest cont poate fi clarificată (decizia BFH din 12.6.2003, XI B 8/03).
(2023): Cum funcționează calculul excedentului de venituri?
Ce este "Anexa EÜR"?
Din 2005, contabilitatea de excedent de venituri este standardizată (§ 60 alin. 4 și § 84 alin. 3c EStDV). Aceasta înseamnă că persoanele care folosesc contabilitatea de excedent de venituri trebuie să completeze formularul oficial "Anexa EÜR" și să îl atașeze la declarația fiscală.
Micii întreprinzători ale căror venituri din exploatare (cifra de afaceri, nu profitul!) sunt mai mici de 17.500 Euro brut nu trebuiau să completeze formularul fiscal "Anlage EÜR" până în 2016. Ei puteau să își calculeze profitul informal prin compararea veniturilor și cheltuielilor de exploatare și să atașeze această înregistrare la declarația fiscală (scrisoarea BMF din 10.2.2005, BStBl. 2005 I p. 320). Dar această regulă de simplificare a fost eliminată începând cu anul fiscal 2017. Acum, toți contribuabilii care își calculează profitul prin contabilitatea de excedent de venituri sunt obligați să transmită electronic declarația de impozit pe venit și "Anexa EÜR" standardizată către administrația fiscală.
Regula legală de excepție rămâne în vigoare: pentru a evita "dificultăți nejustificate", biroul fiscal poate permite ca declarația fiscală să fie depusă în continuare pe formular de hârtie la biroul fiscal (§ 25 alin. 4 fraza 2 EStG; § 13a alin. 3 EStG; § 18 alin. 3 fraza 3 UStG; § 14a fraza 2 GewStG). În completarea reglementărilor legale individuale, codul fiscal conține o regulă generală de excepție (§ 150 alin. 8 AO): biroul fiscal poate renunța la transmiterea electronică a datelor dacă aceasta este inacceptabilă din punct de vedere economic sau personal pentru contribuabil.
Acesta este în special cazul în care contribuabilul nu dispune de echipamentul tehnic necesar și crearea posibilităților tehnice pentru o transmisie de date la distanță a setului de date oficial prescris ar fi posibilă doar cu un efort financiar semnificativ, sau dacă contribuabilul nu este sau este doar parțial capabil, conform cunoștințelor și abilităților sale individuale, să utilizeze posibilitățile de transmisie de date la distanță. Birourile fiscale devin însă din ce în ce mai restrictive în această privință!
Atenție: Dacă nu vă îndepliniți obligația de a depune "Anlage EÜR", biroul fiscal poate amenința și impune o amendă (§ 328 AO). Totuși, biroul fiscal nu poate solicita o penalizare pentru întârziere, deoarece "Anlage EÜR" nu face parte din declarația fiscală (OFD Rheinland din 21.2.2006, S 2500-1000-St 1).
În "Anexa EÜR" trebuie făcute numeroase detalii formale despre venituri și cheltuieli. Completarea celor peste 100 de rânduri de pe cele patru pagini necesită multă muncă suplimentară și cunoștințe - și, adesea, costuri suplimentare pentru consultanță și asistență profesională.
Se recomandă să vă orientați contabilitatea de excedent de venituri după sistematica "Anexa EÜR", astfel încât să vă fie mai ușor la încheierea anului. Ar trebui să vă structurați veniturile și cheltuielile conform criteriilor formularului, deoarece astfel le puteți aloca mai ușor întrebărilor din formular.
(2023): Ce este "Anexa EÜR"?
