Should operating income be stated net or gross?
Business income must be stated at net value - that is, excluding VAT. The VAT applicable to this must be entered separately.
An exception applies to small businesses that do not show VAT in accordance with § 19 UStG: They state their business income at the invoice amount.
Business income must be declared in the year it was received. Regularly recurring business income belongs to the relevant year even if you receive it within 10 days before or after the end of the year.
Business income that is income tax-free does not need to be entered in the "Form EÜR" due to lack of query. This includes, for example:
- for start-ups, the start-up grant,
- investment allowance,
- tax-free portion of dividends from shares held as business assets. The taxable half of the dividends must be entered in the line "VAT-free, non-VATable business income".
Expense allowances from a privileged part-time activity remain tax-free:
- up to 3.000 Euro if you have a part-time job as a trainer, instructor, educator, etc., e.g. as a conductor, choir leader, trainer, teacher at an adult education centre or IHK, trainer at the fire brigade or DRK (so-called trainer allowance according to § 3 No. 26 EStG).
- up to 3.000 Euro if you work as a legal guardian, custodian or carer (so-called carer allowance according to § 3 No. 26b EStG).
- up to 840 Euro if you carry out other voluntary work in the non-profit sector, e.g. as an official, board member, fire brigade equipment manager, equipment manager (so-called volunteer allowance according to § 3 No. 26a EStG).
Note: In the past, tax-free income and related business expenses were not queried, with some exceptions. This has now changed. Now, for example, expense allowances for trainers or volunteers (§ 3 No. 26, 26a, 26b EStG), start-up grants (§ 3 No. 2 EStG) or restructuring income (§ 3a EStG) must be stated under business income. If or to the extent that this income is tax-free, it must be entered in lines 91-93, i.e. the initially declared (tax-free) business income is deducted here. If applicable, the trainer allowance of 3.000 Euro or the volunteer allowance of 840 Euro must be entered if no higher business expenses are claimed.
Should operating income be stated net or gross?
Welches Wahlrecht habe ich mit der Kleinunternehmerregelung?
Wahlrecht bei der Kleinunternehmerregelung
Unternehmer mit geringen Umsätzen können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Sie befreit von der Umsatzsteuerpflicht, schließt jedoch den Vorsteuerabzug aus.
Neue Umsatzgrenzen ab 2025
Ab dem Jahr 2025 gelten höhere Umsatzgrenzen:
- Vorjahr: maximal 25.000 Euro (netto)
- Laufendes Jahr: maximal 100.000 Euro (netto)
Neu ist: Es zählen nun Nettoumsätze, nicht mehr Bruttobeträge. Unternehmer, die 2024 unter 25.000 Euro Umsatz bleiben und 2025 voraussichtlich unter 100.000 Euro, können die Regelung weiterhin anwenden.
Verbindliche Umsatzgrenze im laufenden Jahr
Ab 2025 gilt die 100.000-Euro-Grenze als absolute Grenze: Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sofort. Die bis dahin erzielten Umsätze bleiben steuerfrei. Danach sind Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen – sofern keine Steuerbefreiung greift.
Eine kontinuierliche Überwachung der Umsätze ist daher erforderlich.
Beginn oder Ende der Tätigkeit im laufenden Jahr
Ab 2025 entfällt die Umrechnung auf einen Jahresumsatz, wenn die Tätigkeit nur einen Teil des Jahres umfasst. Die Umsatzgrenze liegt in diesen Fällen bei 25.000 Euro. Wird diese überschritten, gilt ab diesem Zeitpunkt Regelbesteuerung.
Rechnungsstellung und Hinweise
Die Umsatzsteuer wird bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab 2025 nicht erhoben, sondern die Umsätze sind steuerbefreit. Daher muss die Rechnung folgenden Hinweis enthalten:
„Gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit.“
Zu beachten:
- Keine Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen.
- Keine Abführung von Umsatzsteuer.
- Kein Vorsteuerabzug möglich.
- Achtung: Ein unberechtigter Steuerausweis verpflichtet zur Abführung der Steuer ans Finanzamt – der Empfänger darf diese jedoch nicht als Vorsteuer geltend machen.
Option zur Regelbesteuerung
Sie können freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Der Verzicht ist fünf Jahre bindend. Vorteilhaft ist dies, wenn:
- Sie hohe Anfangsinvestitionen oder Materialeinsatz haben.
- Sie überwiegend an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer liefern.
In diesem Fall sind in der Anlage EÜR alle Umsatzsteuerbeträge zu erklären.
Pflichten für Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer müssen auf Rechnungen die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer angeben.
Vereinfachungen ab 2024
Bereits seit 2024 entfällt die Pflicht zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung – sofern das Finanzamt sie nicht anfordert. Dies gilt nur für Unternehmer, die nicht zur Regelbesteuerung optiert haben.
Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann nun auch noch bis zwei Jahre nach dem betreffenden Steuerjahr erklärt werden.
Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)
In bestimmten Branchen, z. B. dem Baugewerbe, gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Dabei schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer:
- Als Leistungsempfänger (z. B. Bauleistungen): Sie müssen die Umsatzsteuer direkt ans Finanzamt abführen – selbst bei privaten Bauvorhaben (§ 13b Abs. 5 UStG).
- Als Leistungserbringer: Wenn Sie selbst Bauleistungen erbringen, stellen Sie dem Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung (§ 13b Abs. 2 Satz 4 UStG).
Welches Wahlrecht habe ich mit der Kleinunternehmerregelung?
How can I correctly determine the private use value of my company car?
If the business use, including journeys between home and business and for trips home as part of maintaining a second household
- is more than 50%, the vehicle automatically becomes part of the necessary business assets.
- is between 10% and 50%, you can choose whether to allocate the vehicle to business assets or private assets (discretionary business assets).
- is less than 10%, the vehicle is considered necessary private assets.
For a vehicle allocated to business assets, you can record all costs in full as business expenses and deduct them for tax purposes. Business expenses also include costs incurred for private journeys and journeys between home and business premises. However, a correction is made for these journeys:
- For private journeys, a private usage value must be taxed, i.e. recorded as business income. Additionally, VAT is calculated on this usage value and added to business income.
- For journeys between home and business and for trips home as part of maintaining a second household, the total costs are proportionately reduced. In return, these journeys are deducted as business expenses using the travel allowance.
The private usage value can be determined
- (1) using the flat-rate method, if the business usage share is more than 50%.
- (2) using the logbook method.
- (3) using the partial value, if the business usage share is less than 50%.
- (4) Additionally, cost capping may apply when using the flat-rate method.
How can I correctly determine the private use value of my company car?
Private Kfz-Nutzung: (1) Pauschalmethode bei betrieblicher Nutzung
Private Kfz-Nutzung: Pauschalmethode bei betrieblicher Nutzung
Die 1%-Methode, auch als Pauschalmethode bekannt, kann für Fahrzeuge angewendet werden, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Der private Nutzungswert des Fahrzeugs wird dabei anhand des Bruttolistenpreises ermittelt, ohne dass die tatsächliche private Nutzung erfasst wird. Diese Methode ist besonders einfach, da kein Fahrtenbuch geführt werden muss. Sie kann jedoch je nach Fahrzeug und Nutzungsverhalten vorteilhaft oder nachteilig gegenüber der Fahrtenbuchmethode sein.
Beispiel: Ein Unternehmer nutzt ein Fahrzeug, dessen Bruttolistenpreis 30.000 Euro beträgt, zu mehr als 50 % betrieblich. Der private Nutzungsanteil wird nach der Pauschalmethode ermittelt:
- 30.000 Euro x 1 % = 300 Euro pro Monat.
- Bei 12 Monaten ergibt sich ein jährlicher Nutzungswert von 3.600 Euro (300 Euro x 12 Monate).
Unfallkosten und geldwerter Vorteil
Früher waren Unfallkosten, die auf einer Privatfahrt entstanden, durch den pauschalen Nutzungswert abgedeckt. Seit einem Urteil des BFH (vom 24.5.2007) ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Wenn der Arbeitgeber auf eine Erstattung solcher Kosten verzichtet, wird dies als zusätzlicher geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer oder Unternehmer betrachtet und muss entsprechend versteuert werden.
Beispiel: Ein Unternehmer verursacht während einer Privatfahrt mit dem Betriebsfahrzeug einen Unfall, der eine Reparatur in Höhe von 1.000 Euro nach sich zieht. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten. Da dies nicht mehr vom pauschalen Nutzungswert abgedeckt ist, wird dieser Betrag als geldwerter Vorteil dem zu versteuernden Einkommen hinzugerechnet.
Umsatzsteuer auf den privaten Nutzungswert
Der nach der Pauschalmethode ermittelte private Nutzungswert unterliegt auch der Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). Da nicht alle Fahrzeugkosten vorsteuerbelastet sind, wie z. B. die Kfz-Steuer oder Versicherungen, kann der ermittelte Nutzungswert pauschal um 20 % gekürzt werden, bevor die Umsatzsteuer berechnet wird.
Beispiel: Ein Fahrzeug hat einen Listenpreis von 30.000 Euro und es ergibt sich nach der Pauschalmethode ein privater Nutzungswert von 3.600 Euro im Jahr. Da nicht alle Aufwendungen vorsteuerabzugsfähig sind, wird der Betrag um 20 % gekürzt:
- 3.600 Euro - 20 % = 2.880 Euro.
- Die Umsatzsteuer wird auf diesen Betrag berechnet: 19 % von 2.880 Euro = 547,20 Euro.
Dieser Betrag ist in der Zeile „Vereinnahmte Umsatzsteuer sowie Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben“ in der Umsatzsteuererklärung einzutragen.
Sonderregelungen für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge
Bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen gibt es Sonderregelungen, die insbesondere die pauschale Ermittlung des privaten Nutzungswerts begünstigen. Für Fahrzeuge, die zwischen dem 1.1.2019 und dem 31.12.2030 angeschafft oder geleast werden, gelten dabei reduzierte Sätze.
Elektrofahrzeuge bis 2030
Für Elektrofahrzeuge, die keine Kohlendioxidemissionen aufweisen und deren Bruttolistenpreis nicht mehr als 60.000 Euro (ab 2025: 100.000 Euro) beträgt, wird der private Nutzungsanteil auf nur 0,25 % des Viertellistenpreises festgesetzt.
Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt 2023 ein reines Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 50.000 Euro. Da das Fahrzeug emissionsfrei ist, beträgt der monatliche private Nutzungsanteil nur 0,25 % des Viertellistenpreises:
- Viertellistenpreis: 50.000 Euro ÷ 4 = 12.500 Euro.
- Privater Nutzungswert: 12.500 Euro x 0,25 % = 31,25 Euro pro Monat.
- Im Jahr ergibt dies 375 Euro als privaten Nutzungswert.
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Zusätzlich zum privaten Nutzungswert wird ein Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet. Dieser Zuschlag beträgt in der Regel 0,03 % des Listenpreises (bei Elektrofahrzeugen halbierter oder geviertelter Listenpreis) pro Entfernungskilometer und Monat.
Beispiel: Ein Unternehmer fährt täglich 10 km zur Arbeit. Der Listenpreis des Fahrzeugs beträgt 40.000 Euro. Für die Fahrten zur Arbeit wird folgender Zuschlag berechnet:
- 40.000 Euro x 0,03 % x 10 km = 120 Euro pro Monat.
- Im Jahr ergibt dies 1.440 Euro als Zuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Hybridelektrofahrzeuge: Abbau der Begünstigungen
Für extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge gibt es ebenfalls steuerliche Vorteile, die jedoch in den kommenden Jahren schrittweise abgebaut werden. Dabei gelten bestimmte Mindestanforderungen an die elektrische Reichweite oder die Kohlendioxidemissionen, um von der Begünstigung zu profitieren.
- Bis 2021: Die hälftige Bemessungsgrundlage gilt, wenn die Kohlendioxidemission maximal 50g/km beträgt oder die elektrische Reichweite mindestens 40 km beträgt.
- Ab 2022: Die elektrische Reichweite muss mindestens 60 km betragen.
- Ab 2025: Die elektrische Reichweite muss mindestens 80 km betragen, um weiterhin von der Begünstigung zu profitieren.
Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt 2023 ein Hybridelektrofahrzeug mit einer Reichweite von 55 km und einem Listenpreis von 45.000 Euro. Da die Reichweite die 60-km-Grenze nicht erreicht, gilt ab 2025 die volle Bemessungsgrundlage, was bedeutet, dass 1 % des vollen Listenpreises als privater Nutzungswert angesetzt wird:
- 45.000 Euro x 1 % = 450 Euro pro Monat.
- Im Jahr ergibt dies 5.400 Euro als privaten Nutzungswert.
Nachteilsausgleich bei Altfällen
Für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge, die vor dem 1.1.2019 angeschafft wurden oder die nicht die aktuellen Anforderungen erfüllen, gibt es einen sogenannten Nachteilsausgleich. Hierbei wird der Listenpreis um pauschale Beträge für das Batteriesystem gekürzt.
Beispiel: Ein Fahrzeug, das 2013 angeschafft wurde, hat eine Batteriekapazität von 20 kWh. Der Listenpreis wird um 500 Euro pro kWh gekürzt, maximal jedoch um 10.000 Euro. In diesem Fall beträgt der Abzug:
- 20 kWh x 500 Euro = 10.000 Euro.
- Der verminderte Listenpreis für die Berechnung des Nutzungswerts beträgt somit:
- Ursprünglicher Listenpreis: 50.000 Euro - 10.000 Euro = 40.000 Euro.
Private Kfz-Nutzung: (1) Pauschalmethode bei betrieblicher Nutzung
Private vehicle use: (2) logbook method
With the logbook method, the value of private use can be calculated using the actual costs proportionate to private journeys. The taxable value of use is the part of the total costs for the company car that corresponds to the proportion of private journeys in the total mileage. To determine the private use percentage, you must keep a "proper" logbook in which all journeys are recorded without gaps. Enter the calculated value of use.
Private use value = Total costs x Private use percentage
Private use percentage = Kilometres driven privately (according to logbook) : Total mileage x 100
Note: Kilometres driven privately do not include journeys between home and work or journeys home as part of maintaining a second household.
Example: You drive 25,000 kilometres a year with the company car, of which 10,000 km are for private journeys according to the logbook. The total costs are 8,000 Euro (excluding VAT) per year.
The private percentage is: 10,000 km : 25,000 km x 100 = 40 %
The private use value is: 40 % of 8,000 Euro = 3,200 Euro.
The private use value determined using the logbook method is also subject to VAT (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). You can deduct costs not subject to input tax from the total costs in the proven amount and only calculate VAT on the reduced value of use.
Costs not subject to input tax include operating costs such as car insurance, car tax, broadcasting fee, garage rent, ADAC membership, and costs incurred abroad. Interest on loans is also included. Depreciation is also included if no input tax deduction was possible on the purchase costs, e.g. when buying privately or transferring from private assets.
Total costs (excluding VAT) Private use percentage according to logbook: 40 % Deduction of costs not subject to input tax |
8,000 Euro
./. 1,000 Euro |
3,200 Euro |
Total costs with input tax Private use percentage according to logbook |
= 7,000 Euro x 40 % |
|
VAT assessment basis 19 % of the assessment basis |
= 2,800 Euro 532 Euro |
+ 532 Euro |
| To be taxed as business income |
|
= 3,732 Euro |
Please note that there are special regulations for electric and hybrid electric vehicles. In accordance with the halving or quartering of the assessment basis in the 1% flat-rate method, the depreciation (AfA) to be taken into account must be halved or quartered. If you use a leased or rented vehicle, the leasing or rental costs must be halved or quartered accordingly. This applies to the purchase or leasing of an electric or hybrid electric vehicle between 1 January 2019 and 31 December 2030.
The exact regulation has unfortunately become very complex.
The Federal Fiscal Court has recently confirmed that with the logbook method, documentary evidence of costs must be provided without exception. An estimate of expenses not proven by documents - in the case of the court ruling, fuel costs - excludes the use of the logbook method (BFH ruling of 15.12.2022, VI R 44/20).
Private vehicle use: (2) logbook method
Private use of company car: (3) Pro rata value for business use of less than 50%
If the vehicle is used less than 50% and more than 10% for business purposes, it can still be allocated to discretionary business assets. However, since 2006, private use must be calculated and taxed using the so-called partial value (§ 6 para. 1 no. 4 sentence 2 EStG).
This means: The value of private use is based on the proportionate actual costs - as with the logbook method. However, the business or private usage share does not need to be proven with a "proper" logbook and its strict conditions, but can be credibly demonstrated with informal records. As with the logbook method, enter the usage value in line 19 and the corresponding VAT in line 16.
Private usage value = Total costs x Private usage share
Private usage share = Kilometres driven privately (according to records) : Total mileage x 100
This is how you determine the partial value:
- First, add up all vehicle costs, e.g. depreciation, insurance premiums, fuel (petrol, diesel, petrol costs, fuel costs, fuel receipt, tank filling, refuelling, fuel costs), vehicle tax, inspection and repair costs, etc. These are deductible as business expenses.
- Then determine the private usage share by comparing the kilometres driven privately to the total mileage.
- Finally, multiply the total costs by the private usage share. The value thus determined represents the withdrawal value that must be taxed.
- Since the 1% method no longer applies, journeys between home and work can no longer be deducted at 0.03% of the list price, nor can journeys home as part of dual household management be deducted at 0.002% of the list price from the total costs. Instead, the total costs must be reduced by the proportionate costs for these journeys. In return, the distance allowance can be deducted as business expenses.
Private use of company car: (3) Pro rata value for business use of less than 50%
Private vehicle use: (4) Cost capping with the flat-rate method
When applying the 1% flat-rate method, it may occur that the value of private use is higher than the actual vehicle costs. This is particularly possible if the vehicle has already been depreciated and therefore no depreciation can be applied, if it is a used vehicle, or if the vehicle is leased. In this case, cost capping may be considered (in line 19).
- Actual costs include ongoing operating costs, depreciation, and interest on loans.
- The total actual costs are first reduced by the travel allowance for journeys between home and work, as this deduction is generally available to you.
- The remaining amount of the total costs is then compared with the flat-rate usage value and applied as cost capping.
Example:
For a company car with a list price of 40.000 Euro (including VAT), total costs of 6.000 Euro were incurred. The car was used on 200 days for journeys between home and work (distance 20 km).
1. Private use share: 1% x 40.000 Euro x 12 To be taxed as private withdrawal |
4.800 Euro
|
2. Usage value for journeys home-work: 0.03% x 40.000 Euro x 20 km x 12 Non-deductible business expenses |
+ 2.880 Euro |
Flat-rate usage value according to the flat-rate method Actual total costs - reduced by travel allowance for journeys home-work: 200 days x 30 km x 0.30 Euro = |
= 7.680 Euro 6.000 Euro
./. 1.200 Euro
|
|
Maximum amount of flat-rate values
|
= 4.800 Euro |
VAT: In the case of cost capping - if the private usage value according to the flat-rate method is limited to the total costs - you do not need to use the total costs as the basis for VAT, but proceed as follows:
- First, deduct the costs that were not subject to input tax from the total costs. These are operating costs such as car insurance, vehicle tax, broadcasting fee, garage rent, ADAC membership fee, and costs incurred abroad. Interest on loans is also included. Depreciation is also included if no input tax deduction was possible on the purchase costs, e.g. when buying from a private individual or transferring from private assets. What remains are the total costs with input tax.
- Then determine the private usage share. You may estimate this based on suitable documents. If such documents are not available, you must set the private usage share at a minimum of 50%. Journeys between home and work are not considered private but business-related.
- Finally, apply the total costs with input tax at the private usage share as the basis for VAT, and calculate 19% VAT on this.
Example:
The private usage value according to the flat-rate method is The actual total costs are Journeys between home-work, assumed |
3.600 Euro 3.000 Euro ./. 1.100 Euro |
|
Private usage value after cost capping Deduction of costs not subject to input tax |
= 1.900 Euro ./. 600 Euro |
1.900,00 Euro |
Total costs with input tax Private usage share, estimated |
= 1.300 Euro x 40% |
|
Basis for VAT 19% of the basis |
= 520 Euro |
+ 98,80 Euro |
|
To be taxed as business income
|
|
= 1.998,80 Euro |
Note: Some cash-basis taxpayers previously used the following tax model: They leased their company car, made a high special leasing payment in the first year, fully deducted it as a business expense, and then determined the private share using the 1% rule in the following years. Due to the so-called cost capping, this often resulted in an extremely low private share for car use.
After the tax authorities and some tax courts had already rejected the model, the Federal Fiscal Court has now also denied recognition of the tax model (BFH rulings of 17.5.2022, VIII R 11/20, VIII R 21/20, VIII R 26/20). The following example illustrates the problem:
A freelancer leases a car with a gross list price of 120.000 Euro, starting in December 2015 (term 36 months). In the first year, a special payment of 30.000 Euro plus VAT is agreed. The monthly leasing rates are then only 350 Euro plus VAT. The freelancer calculates his profit using the cash method and fully deducts the special leasing payment in 2015 as a business expense. In 2016 and 2017, he chooses the 1% rule and would therefore have to tax 1% of the gross list price monthly (annually 14.400 Euro) as a private withdrawal. However, he applies the cost capping and only taxes a private share of, for example, 6.000 Euro per year. This arrangement was regularly accepted by many tax offices in the past. However, at some point, the tax authorities found it "too much", as more and more self-employed individuals were exploiting it for tax purposes. As a result, the tax authorities decided not to accept the model further (OFD Karlsruhe, VASt Aktuell 6/2018 of 1.8.2018; decree of the Hamburg tax authority of 8.11.2018, S 2177- 2018/001 - 52).
For the example mentioned, this means: The special leasing payment must be distributed over the term for the cost capping check. Therefore, in 2015, only 1/36 of the special leasing payment is to be included for cost capping purposes. In 2016, 12/36, in 2017 also 12/36, and in 2018 11/36 of the special leasing payment are to be applied. The cost capping in 2016 would therefore not be 6.000 Euro, but 6.000 Euro + 10.000 Euro = 16.000 Euro, so 14.400 Euro would be taxed as a private share. To avoid misunderstandings: The special leasing payment itself usually remains deductible as a business expense when paid; this is only about the cost capping.
The Federal Fiscal Court considers the tax authorities' view to be correct. The cost capping regulation may be interpreted in the sense of the tax authorities. Any taxpayer who uses a company car for private purposes can also avoid the 1% rule by keeping a logbook.
Private vehicle use: (4) Cost capping with the flat-rate method
How is private use of a telephone correctly taken into account?
If you fully deduct telecommunications expenses, such as telephone, fax, and internet, as business expenses, you must determine the private usage share and record it as business income, as well as pay VAT on it.
The valuation of private withdrawal is based on the so-called partial value (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Here, partial value refers to the actual cost price. However, as it is very difficult to precisely quantify the extent of private use, the proportionate telephone costs can be estimated (OFD Koblenz dated 10.1.2002, S 2121 A). In Baden-Württemberg, for example, the tax authorities use a guideline value of 360 Euro per year for the private telephone share.
Alternatively, in our opinion, it is possible to only enter the business share of the telephone costs as business expenses and to completely forgo an entry under business income.
Traders, freelancers, and farmers are at a significant disadvantage compared to employees regarding private telephone use. For employees, the use of business telephones, fax machines, computers with internet is tax and social security-free, regardless of the extent of private use (§ 3 Nr. 45 EStG). Unfortunately, this generosity of tax exemption does not apply to the self-employed.
The tax authorities believe that applying this exemption provision would open up the possibility of deliberately shifting private expenses into the tax-relevant business area, thereby obtaining unjustified tax relief (BMF letter dated 6.5.2002, DStR 2002 p. 999). This view has been confirmed by the BFH (BFH ruling dated 21.6.2006, XI R 50/05).
Since 2015, municipal office holders (council members, district councillors) are better off if the district or municipality provides them with tablet PCs or similar devices: From 2015, the private use of data processing and telecommunications devices is also tax-free for persons performing voluntary public service and receiving an expense allowance from public funds in accordance with § 3 Nr. 12 EStG (§ 3 Nr. 45 Satz 2 EStG).
How is private use of a telephone correctly taken into account?
How should private withdrawals of goods be valued?
If you withdraw business goods and fixed assets for private purposes, please state the corresponding book value. The same applies to non-cash benefits to employees of the company, unless they are tokens of appreciation with a value of less than 60 EUR.
In certain industries, the withdrawal of foodstuffs for private consumption can be calculated using flat rates. These are announced by the tax authorities and eliminate the need to record a large number of individual withdrawals. The flat rates are annual values for one person. For children up to the age of 2, no flat rate is applied; up to the age of 12, half of the respective value is to be applied.
How should private withdrawals of goods be valued?