Jak obliczyć procentowy udział kosztów telekomunikacyjnych w celach zawodowych?

Jeśli używasz swojego prywatnego telefonu do rozmów służbowych, koszty te można odliczyć jako koszty operacyjne w wysokości proporcjonalnej do użytku służbowego.

Masz dwie możliwości ustalenia procentowego udziału użytku służbowego:

1. Rozliczenie ryczałtowe

Bez konieczności skomplikowanego udowadniania służbowego udziału w kosztach telekomunikacyjnych, możesz zadeklarować określoną kwotę ryczałtową z miesięcznego rachunku jako koszty operacyjne: Można odliczyć 20% miesięcznej kwoty rachunku, maksymalnie 20 Euro miesięcznie.

Istnieją dwa sposoby rozliczenia ryczałtowego:

• Albo uwzględniasz rzeczywiste kwoty rachunków za wszystkie miesiące roku. W takim przypadku niższe kwoty niż 20 Euro w niektórych miesiącach nie mogą być kompensowane wyższymi kwotami w innych miesiącach. Wadą jest to, że musisz przedstawić urzędowi skarbowemu wszystkie rachunki.

• Albo obliczasz średnią kwotę z rachunków za reprezentatywny okres trzech kolejnych miesięcy i stosujesz ją na cały rok. Ta metoda jest zalecana, jeśli Twoje rachunki telefoniczne w okresie trzech miesięcy są znacznie wyższe niż w innych miesiącach.

2. Dowód indywidualny

Jeśli Twoje służbowe koszty telefoniczne przekraczają ryczałt 20%, warto przedstawić dowód indywidualny. W tym celu musisz szczegółowo udokumentować procentowy udział wydatków służbowych za reprezentatywny okres trzech miesięcy i możesz zastosować ten udział służbowy na cały rok. Urząd skarbowy wymaga tego dowodu co roku.

• Okres trzech miesięcy musi obejmować kolejne miesiące. Z pewnością wybierzesz miesiące, w których prowadzisz szczególnie dużo rozmów służbowych. Aby udokumentować całkowite koszty, musisz przedstawić urzędowi skarbowemu wszystkie rachunki z roku.

• Udział służbowy obliczasz w następujący sposób: Zsumuj z jednej strony opłaty za połączenia służbowe i godziny surfowania w okresie trzech miesięcy, a z drugiej strony całkowite opłaty za połączenia w tych trzech miesiącach. Porównaj obie kwoty. Wynik to udział służbowy.

• Przechowuj dowody połączeń indywidualnych od swojego operatora telefonicznego i zaznacz rozmowy służbowe. Powinieneś również zanotować nazwisko rozmówcy i powód rozmowy, aby móc udowodnić urzędowi skarbowemu służbowy charakter rozmowy. To samo dotyczy służbowych kosztów internetu.