Jaki jest różnica między osobami prowadzącymi działalność gospodarczą a freelancerami w kontekście załącznika EÜR?
Rozróżnienie między osobami prowadzącymi działalność gospodarczą a osobami wykonującymi wolny zawód ma szczególne znaczenie, zwłaszcza w kontekście rachunku zysków i strat:
Podczas gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą stosować rachunek zysków i strat tylko wtedy, gdy nie przekraczają określonych limitów obrotu i zysku, osoby wykonujące wolny zawód mogą zawsze stosować EÜR, niezależnie od wysokości obrotu i zysku.
Dokładniej mówiąc, nie chodzi tu tylko o osoby wykonujące wolny zawód, ale o wszystkie osoby wykonujące działalność na własny rachunek zgodnie z § 18 EStG.
Ważne jest więc pytanie: Kto jest osobą wykonującą wolny zawód, a kto wykonuje inną działalność na własny rachunek?
Osoby wykonujące wolny zawód
Osobą wykonującą wolny zawód jest osoba, która pracuje samodzielnie i na własną odpowiedzialność oraz wykonuje określony zawód katalogowy lub działalność wymienioną w § 18 ust. 1 EStG. Wolne zawody wymagają działalności, która niekoniecznie musi być poprzedzona studiami wyższymi. Musi to być tylko wykształcenie o charakterze naukowym. Obejmuje to również samokształcenie lub wiedzę zdobytą w wyniku pracy zawodowej. Wiedza musi odpowiadać poziomowi studiów wyższych.
(1) Osobami wykonującymi wolny zawód są z jednej strony osoby wykonujące określoną działalność (§ 18 ust. 1 nr 1 EStG), a mianowicie
- działalność naukowa, artystyczna, pisarska, dydaktyczna lub wychowawcza.
(2) Osobami wykonującymi wolny zawód są z drugiej strony osoby wykonujące określony zawód katalogowy, który jest wyraźnie wymieniony w ustawie o podatku dochodowym (§ 18 ust. 1 nr 1 EStG):
- Zawody medyczne: lekarze, dentyści, naturopaci, dentyści, fizjoterapeuci, pielęgniarki, pielęgniarki ds. higieny.
- Zawody prawnicze i doradcze w zakresie ekonomii: adwokaci, notariusze, rzecznicy patentowi, biegli rewidenci, doradcy podatkowi, doradcy ds. ekonomii i biznesu, biegli księgowi, pełnomocnicy podatkowi.
- Zawody techniczno-naukowe: inżynierowie geodeci, inżynierowie, architekci, chemicy handlowi, piloci.
- Zawody medialne: dziennikarze, fotoreporterzy, tłumacze ustni, tłumacze pisemni.
(3) Osobami wykonującymi wolny zawód mogą być również osoby wykonujące podobny zawód, który jest porównywalny z wymienionymi zawodami katalogowymi pod względem działalności i wykształcenia. Wykaz wolnych zawodów w § 18 ust. 1 nr 1 EStG nie jest bowiem wyczerpujący. Ważne jest, aby działalność była wykonywana w sposób kierowniczy i na własną odpowiedzialność na podstawie własnej wiedzy fachowej. Dotyczy to na przykład następujących zawodów:
- Opiekunowie osób starszych, dietetycy, ergoterapeuci, podolodzy, logopedzi, ortoptyści, medyczni pedicurzyści, dyplomowani masażyści i masażyści leczniczy, medyczni kąpielarze, ratownicy medyczni, dentyści, położne, psycholodzy terapeuci, psychoterapeuci dzieci i młodzieży, doradcy ds. IT, doradcy biznesowi.
- Inżynieria oprogramowania, praca jako administrator i opiekun sieci lub oprogramowania (orzeczenia BFH z 22.9.2009, VIII R 31/07, VIII R 63/06, VIII R 79/06).
Działalności, które nie są uznawane za działalność w ramach wolnego zawodu i nie stanowią działalności gospodarczej, należą do innej działalności na własny rachunek. Cechą charakterystyczną jest również osobista praca. Jednak inna działalność na własny rachunek jest wykonywana raczej okazjonalnie i tylko wyjątkowo w sposób trwały (§ 18 ust. 1 nr 3 EStG):
- Wykonawcy testamentu,
- zarządcy majątku,
- członkowie rad nadzorczych,
- zarządcy nieruchomości,
- syndycy,
- powiernicy,
- opiekunowie,
- zarządcy spadku,
- mediatorzy,
- ankieterzy dla urzędów statystycznych,
- opiekunowie dzienni (opieka nad dziećmi),
- burmistrzowie honorowi.
Rozgraniczenie między działalnością gospodarczą a działalnością na własny rachunek jest często trudne, ponieważ na przykład w przypadku działalności w ramach wolnego zawodu zazwyczaj nie brakuje zamiaru zarobkowego. Wiele działań spełnia więc zarówno cechy działalności w ramach wolnego zawodu, jak i działalności gospodarczej. W takich przypadkach decydującym kryterium jest praca umysłowa i twórcza, która jest najważniejsza w przypadku działalności w ramach wolnego zawodu.
Jaki jest różnica między osobami prowadzącymi działalność gospodarczą a freelancerami w kontekście załącznika EÜR?
Co to jest "Anlage EÜR"?
Od 2005 roku rachunek zysków i strat jest znormalizowany (§ 60 ust. 4 i § 84 ust. 3c EStDV). Oznacza to, że osoby prowadzące rachunek zysków i strat muszą wypełnić urzędowy formularz "Załącznik EÜR" i dołączyć go do zeznania podatkowego.
Mali przedsiębiorcy, których przychody operacyjne (obrót, nie zysk!) wynoszą mniej niż 17.500 Euro brutto, do 2016 roku nie musieli wypełniać formularza podatkowego "Załącznik EÜR". Mogli obliczyć swój zysk w sposób nieformalny, zestawiając przychody i koszty operacyjne, i dołączyć te zapisy do zeznania podatkowego (pismo BMF z 10.2.2005, BStBl. 2005 I s. 320). Jednak ta zasada uproszczenia została zniesiona od roku podatkowego 2017. Obecnie wszyscy podatnicy, którzy obliczają swój zysk za pomocą rachunku zysków i strat, są zasadniczo zobowiązani do elektronicznego przesyłania zeznania podatkowego i znormalizowanego "Załącznika EÜR" do administracji podatkowej.
Regulacja w przypadku trudności
Dotychczasowa ustawowa regulacja w przypadku trudności nadal obowiązuje: Aby uniknąć "niesprawiedliwych trudności", urząd skarbowy może zezwolić na złożenie zeznania podatkowego nadal na urzędowym formularzu papierowym w urzędzie skarbowym (§ 25 ust. 4 zdanie 2 EStG; § 13a ust. 3 EStG; § 18 ust. 3 zdanie 3 UStG; § 14a zdanie 2 GewStG). Oprócz przepisów szczegółowych, ordynacja podatkowa zawiera ogólną regulację w przypadku trudności (§ 150 ust. 8 AO): Urząd skarbowy może zrezygnować z elektronicznego przesyłania danych, jeśli jest to dla podatnika ekonomicznie lub osobiście nieuzasadnione.
Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy podatnik nie dysponuje niezbędnym wyposażeniem technicznym, a stworzenie technicznych możliwości zdalnego przesyłania danych w wymaganym formacie urzędowym byłoby możliwe tylko przy znacznym nakładzie finansowym, lub gdy podatnik ze względu na swoje indywidualne umiejętności i wiedzę nie jest w stanie lub jest w stanie w ograniczonym zakresie korzystać z możliwości zdalnego przesyłania danych. Jednak urzędy skarbowe stosują to coraz bardziej restrykcyjnie!
Uwaga: Jeśli nie spełnisz obowiązku złożenia "Załącznika EÜR", urząd skarbowy może zagrozić i nałożyć karę pieniężną (§ 328 AO). Jednak urząd skarbowy nie może nałożyć opłaty za opóźnienie, ponieważ "Załącznik EÜR" nie jest częścią zeznania podatkowego (OFD Rheinland z 21.2.2006, S 2500-1000-St 1).
W "Załączniku EÜR" należy podać w sposób ściśle formalny liczne szczegółowe informacje o przychodach i wydatkach. Wypełnienie obecnie ponad 100 wierszy na czterech stronach wymaga dużo dodatkowej pracy i wiedzy - a często także dodatkowych kosztów na doradztwo i wsparcie fachowe.
Lohnsteuer kompakt
Zaleca się, aby rachunek zysków i strat był dostosowany do systematyki "Załącznika EÜR", aby ułatwić sobie później zamknięcie roczne. Powinieneś uporządkować swoje przychody i wydatki według kryteriów formularza, ponieważ w ten sposób łatwiej będzie je przyporządkować do zapytań w formularzu.
Co to jest "Anlage EÜR"?
Jak działa rachunek zysków i strat?
Rachunek zysków i strat (zgodnie z § 4 ust. 3 EStG) jest najprostszą formą ustalania zysku. Tutaj przychody operacyjne są porównywane z kosztami operacyjnymi.
Wynik to zysk lub strata podatkowa.
So erfolgt die Gewinnermittlung
Przychody operacyjne
./. Koszty operacyjne
= Zysk lub strata
Dokumenty
Rachunek zysków i strat również wymaga, aby przychody i koszty operacyjne były udokumentowane. Należy zbierać te dokumenty oraz wyciągi bankowe. Nie jest wymagana określona forma zbierania dokumentów, ale należy unikać słynnego pudełka na buty. Uporządkowane przechowywanie dokumentów może teoretycznie wystarczyć zamiast zapisów (§ 146 ust. 5 AO).
Oznacza to, że jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat nie musisz teoretycznie rejestrować swoich kosztów operacyjnych, ale możesz je udowodnić wyłącznie na podstawie dokumentów.
Tyle teorii. Ale uwaga: obowiązek prowadzenia rejestrów może wynikać z ustawy o podatku VAT lub "Zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (GoBD)". Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania transakcji bezgotówkowych w ciągu dziesięciu dni. Dochody i wydatki gotówkowe muszą być rejestrowane codziennie. Informacje nie mogą zostać utracone, dlatego konieczne jest uporządkowane przechowywanie faktur przychodzących i wychodzących oraz systematyczne rejestrowanie płatności. Zwykle odbywa się to poprzez bieżące numerowanie i księgowanie faktur przychodzących i wychodzących, a także przechowywanie w specjalnych folderach lub elektroniczne zapisy. Późniejsze zmiany w księgowości, takie jak anulowania lub korekty, muszą być jasno udokumentowane. Dlatego nawet jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat nie rezygnuj z bieżących zapisów.
Ważne: Jako przedsiębiorca musisz przechowywać wszystkie dokumenty, w tym dokumenty MS-Office, pliki PDF i e-maile, w sposób zabezpieczony przed zmianami. Oznacza to, że późniejsze zmiany w dokumentach elektronicznych, nawet niezamierzone, muszą być wykluczone lub musi być zapewniona możliwość ich śledzenia poprzez pełną historię zmian. Przechowuj dokumenty elektroniczne w systemie zarządzania dokumentami.
Nie musisz wysyłać dokumentów do urzędu skarbowego wraz z zeznaniem podatkowym. Musisz jednak przechowywać dokumenty przez 10 lat. Ze względów podatkowych należy przechowywać wszystkie księgi i zapisy, które są istotne dla opodatkowania (§ 147 ust. 1 AO).
Zasada przepływu środków
Przychody i wydatki są rejestrowane zgodnie z zasadą przepływu środków, czyli w momencie dokonania płatności. Nie liczy się data faktury, ale data płatności.
Należy rejestrować tylko przychody i wydatki, które mają wpływ na wynik finansowy, czyli wpływają na zysk. Na przykład zaciągnięcie pożyczki nie stanowi przychodu operacyjnego i nie musi być księgowane. Z drugiej strony, kwoty pieniężne na spłatę pożyczki nie są kosztami operacyjnymi. Jednak zapłacone odsetki od zadłużenia i koszty pożyczki mogą być odliczane jako koszty operacyjne. Podobnie wypłaty gotówkowe z konta bankowego nie są uwzględniane.
Fakturę z 30.11.2021 opłacasz dopiero 2.2.2022.
Przy ustalaniu zysku za rok 2021 ten wydatek nie jest brany pod uwagę; zostanie uwzględniony dopiero przy ustalaniu zysku za rok 2022.
Beispiel
Regularnie powtarzające się płatności
Czynsz, składki ubezpieczeniowe itp. są uznawane za regularnie powtarzające się płatności, które są dokonywane do 10 dni przed i po zakończeniu roku i są przypisywane do roku, do którego ekonomicznie należą. Dotyczy to nie tylko wydatków, ale także przychodów (§ 11 EStG).
Regularnie powtarzającym się wydatkiem jest również zaliczka na podatek VAT za grudzień lub czwarte kwartał, która musi zostać złożona do 10 stycznia następnego roku. Płatność w styczniu jest więc odliczana jako koszty operacyjne w starym roku. To samo dotyczy zwrotu podatku VAT, nawet jeśli urząd skarbowy przekaże pieniądze dopiero po 10 stycznia (wyrok BFH z 1.8.2007, BStBl. 2008 II s. 282).
Przykład: Składkę na ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za rok 2023 przelewasz już 27.12.22. Chociaż płatność została dokonana jeszcze w 2022 roku, kwota zostanie przypisana do roku 2023 i uwzględniona dopiero przy ustalaniu zysku za 2023 rok.
Netto czy brutto?
Jeśli jesteś podatnikiem VAT, wskazane jest wykazywanie wszystkich przychodów i kosztów operacyjnych w wartości netto - czyli bez VAT. Pobierany i zapłacony VAT należy podać osobno. Do zaliczki na podatek VAT i deklaracji VAT potrzebne są wartości netto.
Jednak osoby korzystające ze zwolnienia z VAT zgodnie z § 19 UStG podają swoje przychody operacyjne z kwotą faktury (czyli bez VAT), a koszty operacyjne z kwotą brutto (w tym VAT). To samo dotyczy przedsiębiorców, którzy osiągają wyłącznie przychody zwolnione z VAT, np. lekarze, naturopaci, fizjoterapeuci, położne, agenci ubezpieczeniowi i brokerzy.
Płatności VAT
Płatności VAT wpływają na zysk: pobrany VAT z faktur wyjściowych stanowi przychody operacyjne, zapłacony VAT (podatek naliczony) z faktur wejściowych to koszty operacyjne. Zwroty VAT z urzędu skarbowego to przychody operacyjne, płatności VAT do urzędu skarbowego to koszty operacyjne.
Rozliczenia międzyokresowe i rezerwy
Nie są dokonywane, ponieważ decydujący jest moment płatności. Na przykład składka ubezpieczeniowa zapłacona w ciągu roku nie musi być częściowo przenoszona na następny rok. Jest księgowana w pełnej wysokości w roku zapłaty.
Należności i zobowiązania
Nie są wykazywane, ponieważ zgodnie z zasadą przepływu środków rejestrowane są tylko faktycznie dokonane płatności.
Konta bilansowe
Nie muszą być prowadzone. W związku z tym nie ma konta kasowego. Salda na kontach bankowych nie muszą być uzgadniane z dokumentami. Nie jest konieczne rejestrowanie przyjętych płatności gotówkowych w księdze kasowej (wyrok BFH z 16.02.2006, X B 57/05).
Inwentaryzacja
Nie jest wymagana inwentaryzacja na koniec roku, tj. rejestracja środków trwałych i zapasów, ponieważ nie dokonujesz porównania majątku firmy. Oznacza to również, że nie ma potrzeby żmudnej wyceny zapasów.
Środki obrotowe
Koszty nabycia środków obrotowych, takich jak towary i materiały eksploatacyjne, są rejestrowane jako koszty operacyjne w momencie zapłaty.
Istnieje szczególna zasada dotycząca niektórych środków obrotowych, mianowicie udziałów w spółkach kapitałowych, papierów wartościowych i porównywalnych niewystawionych wierzytelności i praw, gruntów oraz budynków w środkach obrotowych:
- W przypadku nabycia po 5.5.2006 koszty nabycia tych środków nie mogą być już natychmiast w pełni odliczone jako koszty operacyjne, lecz koszty nabycia lub wartość zastępcza dla tych środków są uwzględniane jako koszty operacyjne dopiero przy sprzedaży lub wycofaniu, w momencie, gdy wpływa przychód ze sprzedaży lub przedmiot jest faktycznie wycofany (§ 4 ust. 3 zdanie 4 EStG).
Środki trwałe
Środki trwałe są w roku nabycia, wytworzenia lub wniesienia do majątku firmy nie są rejestrowane jako koszty operacyjne w pełnej wysokości kosztów nabycia lub wytworzenia, lecz tylko poprzez amortyzację - dokładniej: odpisy amortyzacyjne (AfA). W tym celu koszty nabycia lub wytworzenia są rozłożone na okres użytkowania i roczna kwota jest uwzględniana jako koszty operacyjne.
Środki trwałe o niskiej wartości
Dla środków trwałych o niskiej wartości, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku firmy od 1.1.2018, obowiązują następujące nowe zasady:
- Środki trwałe o wartości do 250 Euro (bez VAT) mogą być natychmiast odliczone jako koszty operacyjne lub opcjonalnie amortyzowane przez okres użytkowania. Prawo wyboru można zastosować indywidualnie dla każdego środka trwałego (prawo wyboru dotyczące środka trwałego). Nie ma specjalnego obowiązku rejestracji, np. w rejestrze środków trwałych (§ 6 ust. 2a zdanie 4 EStG).
- Środki trwałe o wartości od 250,01 Euro do 800 Euro (bez VAT) mogą być w roku nabycia, wytworzenia lub wniesienia w pełni odliczone jako koszty operacyjne lub opcjonalnie amortyzowane przez okres użytkowania. W takim przypadku środki trwałe muszą być wymienione w specjalnym rejestrze środków trwałych, z datą nabycia, wytworzenia lub wniesienia oraz kosztami nabycia lub wytworzenia. Rejestr nie jest wymagany, jeśli te informacje są widoczne z księgowości. Środki trwałe do 250 Euro nie muszą być od 2018 roku wymienione w rejestrze środków trwałych (§ 6 ust. 2 zdanie 4 i 5 EStG).
- Dla środków trwałych o wartości od 250,01 Euro do 1.000 Euro (bez VAT) można utworzyć pozycję zbiorczą, która jest rozliczana przez 5 lat, zmniejszając zysk o 20% rocznie (tzw. amortyzacja zbiorcza). Prawo wyboru musi być stosowane jednolicie dla wszystkich środków trwałych roku obrotowego o kosztach nabycia powyżej 250 Euro do 1.000 Euro (prawo wyboru dotyczące roku obrotowego). Poza księgowym ujęciem w pozycji zbiorczej nie ma dalszych obowiązków dokumentacyjnych. Nie musisz prowadzić rejestru zapasów (§ 6 ust. 2a zdanie 1 i 4 EStG).
- Środki trwałe powyżej 800 Euro muszą być amortyzowane zgodnie z ogólnymi zasadami. Każdego roku można odliczyć tzw. "odpisy amortyzacyjne" (AfA). Istnieje jednak możliwość utworzenia tzw. pozycji zbiorczej dla kosztów do 1.000 Euro i rozliczenia jej liniowo przez 5 lat.
Lohnsteuer kompakt
W przypadku dochodów z nadwyżki (praca najemna, wynajem i dzierżawa, inne dochody) obowiązuje zasada, że od 1.1.2018 środki trwałe o niskiej wartości o kosztach nabycia do 800 Euro (bez VAT) mogą być natychmiast odliczone jako koszty uzyskania przychodu lub opcjonalnie amortyzowane przez okres użytkowania (§ 9 ust. 1 nr 7 zdanie 2 EStG).
Dotacje inwestycyjne na środki trwałe
Jeśli otrzymasz dotacje publiczne na zakup lub wytworzenie określonych środków trwałych, jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat masz wybór: możesz
- odjąć dotację od kosztów nabycia lub wytworzenia środka trwałego, co zmniejsza podstawę amortyzacji. To zmniejszenie należy dokonać już w roku, w którym dotacja zostanie przyznana, a nie dopiero w roku, w którym dotacja zostanie faktycznie wypłacona (wyrok BFH z 29.11.2007, BStBl. 2008 II s. 561).
- opodatkować dotację jako przychody operacyjne, w roku, w którym dotacja zostanie przyznana (wyrok BFH z 19.7.1995, BStBl. 1996 II s. 28).
Oddzielne konta bankowe
Czy musisz prowadzić oddzielne konta bankowe dla transakcji firmowych i prywatnych? Z prawnego punktu widzenia nie jesteś do tego zobowiązany, ale jest to zdecydowanie lepsze. Jeśli jednak posiadasz tylko konto mieszane, musisz zapewnić odpowiednie zapisy, aby można było wyjaśnić pochodzenie wpływów na to konto (wyrok BFH z 12.6.2003, XI B 8/03).
Jak działa rachunek zysków i strat?
Jakie dokumenty są wymagane?
Rachunek zysków i strat (EÜR) opiera się na prostych zapisach, które obejmują wszystkie przychody i wydatki danego roku. Zgodnie z zasadą przepływów pieniężnych przychody operacyjne są ujmowane w roku, w którym faktycznie wpłynęły, a wydatki operacyjne w roku, w którym zostały zapłacone.
W przeciwieństwie do podwójnej księgowości lub bilansu, nie muszą Państwo sporządzać skomplikowanego rachunku zysków i strat ani przeprowadzać inwentaryzacji. Sposób, w jaki zbierają Państwo dokumenty i rejestrują liczby, pozostaje w dużej mierze dowolny.
Ważne jest jednak, aby nie prowadzić tylko jednej kategorii dla przychodów i wydatków operacyjnych. Zwłaszcza w przypadku większej skali działalności należy podzielić pozycje zgodnie z układem "Anlage EÜR" w formularzu podatkowym, aby zapewnić przejrzystą i prawidłową prezentację.
Rejestracja przychodów
Jako osoba prowadząca rachunek zysków i strat są Państwo zobowiązani do rejestrowania przychodów osobno dla celów podatku VAT (§ 22 ust. 2 UStG; wyrok BFH z 26.2.2004, BStBl. 2004 II s. 599). Należy wymienić
- przychody podlegające opodatkowaniu VAT z kwotami netto i odpowiednim podatkiem VAT, oddzielnie według stawek podatkowych (7 %, 19 %),
- przychody zwolnione z VAT.
Oddzielne rejestrowanie wydatków operacyjnych
Niektóre wydatki operacyjne muszą być rejestrowane osobno i oddzielnie od pozostałych wydatków operacyjnych, ponieważ tylko wtedy można je odliczyć w ustawowo przewidzianym zakresie (§ 4 ust. 7 EStG). Dotyczy to
- kosztów reprezentacyjnych w 70 %,
- prezentów do 50 Euro rocznie na osobę,
- kosztów domowego biura (tylko jeśli jest to główne miejsce pracy),
- wypłat i wpłat, jeśli chcą Państwo odliczyć odsetki powyżej kwoty podstawowej 2.050 Euro jako wydatki operacyjne.
Rejestr środków trwałych
W rejestrze środków trwałych należy na bieżąco rejestrować następujące aktywa wraz z kosztami nabycia lub wytworzenia oraz datą ich nabycia, wytworzenia lub wniesienia (§ 4 ust. 3 zdanie 5 EStG):
- nieamortyzowalne aktywa trwałe, takie jak grunty, udziały, inne inwestycje finansowe, nieamortyzowalne wartości niematerialne.
- amortyzowalne aktywa trwałe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to aktywów o kosztach nabycia lub wytworzenia przekraczających 1.000 Euro netto (przy nabyciu od 1.1.2008).
- określone aktywa obrotowe, które zostały nabyte, wytworzone lub wniesione do majątku przedsiębiorstwa po 5.5.2006. Dotyczy to udziałów w spółkach kapitałowych, papierów wartościowych i porównywalnych niewystawionych roszczeń i praw, gruntów oraz budynków w obrocie.
Uwaga: W tym rejestrze środków trwałych należy również wpisać wartości księgowe na początku i na końcu roku obrotowego oraz odpowiednie kwoty amortyzacji i ewentualnie specjalną amortyzację zgodnie z § 7g EStG dla amortyzowalnych środków trwałych (np. samochody służbowe, komputery, meble biurowe itp.).
Wymagany jest również inny specjalny rejestr dla środków trwałych o niskiej wartości. Te, które zostały nabyte lub wytworzone w okresie od 2010 do 2018 roku, muszą
- do 250 Euro netto (do 2017: 150 Euro) nie muszą być rejestrowane (są amortyzowane natychmiast) i
- od 250,01 Euro (do 2017: 150,01 Euro) do 1.000 Euro netto muszą być rejestrowane na osobnym koncie i amortyzowane jako pozycja zbiorcza przez 5 lat.
Wypłaty i wpłaty
Należy je rejestrować osobno, jeśli ponieśli Państwo "pozostałe odsetki od zadłużenia" z tytułu kredytów firmowych. W przeciwnym razie odliczenie odsetek od zadłużenia jest ograniczone do odsetek na finansowanie aktywów oraz do dalszych odsetek do kwoty jedynie 2.050 Euro (§ 4 ust. 4a zdanie 6 EStG).
Kwota odliczenia inwestycyjnego
Wymagane są specjalne zapisy, jeśli chcą Państwo odliczyć kwotę odliczenia inwestycyjnego. Jest to możliwe, jeśli zysk - bez kwoty odliczenia inwestycyjnego - nie przekracza 200.000 Euro.
Domowe biuro
Dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które chcą odliczyć domowe biuro od podatku, obowiązują specjalne obowiązki rejestracyjne zgodnie z § 4 ust. 7 EStG. Obowiązki te dotyczą rejestracji kosztów przypadających na biuro. Dopuszczalne jest jednak oszacowanie tych kosztów i udokumentowanie ich po zakończeniu roku gospodarczego lub kalendarzowego na podstawie rocznego zestawienia banku. Dotyczy to również wydatków zależnych od zużycia, takich jak koszty wody i energii.
W odniesieniu do kwot amortyzacji wystarczy je zarejestrować raz w roku, w odpowiednim czasie po zakończeniu danego roku kalendarzowego lub gospodarczego. W przypadku odliczenia rocznej ryczałtu nie obowiązują szczególne obowiązki rejestracyjne zgodnie z § 4 ust. 7 EStG.
Osoby prowadzące rachunek zysków i strat nie podlegają co prawda szczególnym ustawowym obowiązkom rejestracyjnym. ALE: Obowiązek rejestracji może wynikać z ustawy o podatku VAT lub "Zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (w skrócie GoBD)". Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania transakcji bezgotówkowych w ciągu dziesięciu dni. Przychody i wydatki kasowe muszą być rejestrowane codziennie. Informacje nie mogą zostać utracone, dlatego konieczne jest uporządkowane przechowywanie faktur przychodzących i wychodzących oraz systematyczne rejestrowanie płatności. Zwykle odbywa się to poprzez bieżące numerowanie i księgowanie faktur przychodzących i wychodzących, a także ich przechowywanie w specjalnych folderach lub za pomocą zapisów elektronicznych. Późniejsze zmiany w księgowości, takie jak anulowania lub korekty, muszą być jasno udokumentowane. Dlatego: nie rezygnujcie Państwo z bieżących zapisów, nawet jako osoby prowadzące rachunek zysków i strat.
Ważne: Jako przedsiębiorcy muszą Państwo przechowywać wszystkie dokumenty, w tym dokumenty MS-Office, pliki PDF i e-maile, w sposób zapewniający ich integralność. Oznacza to, że późniejsze zmiany w dokumentach elektronicznych, nawet niezamierzone, muszą być wykluczone lub musi być zapewniona możliwość ich śledzenia poprzez pełną historię zmian. Przechowujcie Państwo dokumenty elektroniczne w systemie zarządzania dokumentami.
Jakie dokumenty są wymagane?
Jakie szczególne zasady dotyczą wstępnego zgłoszenia podatku obrotowego?
Wstępne zgłoszenie podatku obrotowego należy obliczyć samodzielnie, przesłać elektronicznie do urzędu skarbowego i zapłacić do 10. dnia po zakończeniu okresu zgłoszeniowego. Dla grudnia lub - w przypadku płatności kwartalnych - dla czwartego kwartału płatność musi zostać dokonana do 10 stycznia następnego roku (§ 18 ust. 1 UStG).
Pytanie brzmi, do którego roku należy przyporządkować tę płatność pod względem podatku obrotowego i dochodowego.
- Podatek obrotowy: Do obliczenia zobowiązania z tytułu podatku obrotowego płatność za grudzień lub czwarty kwartał należy przypisać do starego roku w rocznym zeznaniu podatku obrotowego (§ 18 ust. 1 UStG).
- Podatek dochodowy: W rachunku zysków i strat w formie rachunku przychodów i rozchodów wstępna płatność podatku obrotowego za grudzień lub czwarty kwartał jest traktowana jako koszty operacyjne starego roku. Dotyczy to jednak tylko wtedy, gdy płatność została dokonana do 10 stycznia nowego roku. Ponieważ płatność podatku VAT jest regularnie powtarzającym się wydatkiem, który w przypadku płatności w ciągu 10 dni po zakończeniu roku kalendarzowego jest przypisywany do roku, do którego ekonomicznie należy. Dlatego w przypadku osób prowadzących rachunek przychodów i rozchodów płatność w styczniu może być jeszcze odliczona jako koszty operacyjne w starym roku (pismo BMF z 10.11.2008, BStBl. 2008 I s. 958; wyrok BFH z 1.8.2007, BStBl. 2008 II s. 282).
Co obowiązuje, jeśli 10 stycznia przypada na sobotę lub niedzielę, jak w styczniu 2021?
- Podatek obrotowy: W tym przypadku termin płatności wstępnej płatności podatku obrotowego przesuwa się na następny dzień roboczy - a dla płatności za grudzień 2015 jest to 11 stycznia 2016, dla płatności za grudzień 2020 jest to 11 stycznia 2021 (§ 108 ust. 3 AO).
- Podatek dochodowy: W odniesieniu do podatku dochodowego fiskus jest bardzo surowy: jeśli wstępna płatność podatku obrotowego nastąpi dopiero po 10.1.2016, nie może być uwzględniona jako koszt operacyjny w rocznym rozliczeniu 2015, lecz może być uwzględniona dopiero w rocznym rozliczeniu 2016. Płatność po 10 stycznia nie jest już regularnie powtarzającym się wydatkiem (OFD Nordrhein-Westfalen z 7.3.2014, Kurzinfo ESt 9/2014; potwierdzone wyrokiem BFH z 11.11.2014, VIII R 34/12).
- Co więcej, administracja finansowa uważa, że nie tylko płatność musi zostać dokonana, ale także termin płatności musi przypadać do 10 stycznia. A tak nie było w styczniu 2015 i styczniu 2016, ponieważ termin płatności zgodnie z § 18 ust. 3 UStG został przedłużony do następnego dnia roboczego - a zatem poza 10-dniowy okres. Oznacza to, że nawet terminowe płatności przed 10.1.2016 uniemożliwiłyby odliczenie kosztów operacyjnych w 2015 roku.
Obecnie Federalny Trybunał Finansowy dał fiskusowi wyraźną reprymendę: wstępne płatności podatku obrotowego, które zostały dokonane w ciągu dziesięciu dni po zakończeniu roku kalendarzowego, są również odliczane podatkowo w poprzednim roku, jeśli 10 stycznia następnego roku przypada na sobotę lub niedzielę. W przypadku podatku dochodowego nie ma znaczenia przedłużony "termin płatności" w następnym dniu roboczym (wyrok BFH z 27.6.2018, X R 44/16).
Nawet jeśli fiskus wymaga, aby wstępna płatność podatku obrotowego była "wymagalna" w ciągu dziesięciodniowego okresu, warunek ten jest spełniony. Przy ustalaniu terminu płatności należy kierować się wyłącznie ustawowym terminem określonym w § 18 ust. 1 zdanie 4 UStG, a nie ewentualnym przedłużeniem terminu zgodnie z § 108 ust. 3 AO. To przedłużenie nie ma zastosowania w kontekście § 11 ust. 2 EStG w przypadku podatku dochodowego, ponieważ jest to jedynie fikcja wpływu i odpływu.
Federalny Trybunał Finansowy w dwóch przypadkach wyjaśnił, że dziesięciodniowy okres dodatkowo wymaga, aby regularnie powtarzający się wydatek był nie tylko opłacony krótko po zakończeniu roku kalendarzowego, do którego należy ekonomicznie, ale także musiał być wymagalny w krótkim okresie wokół końca roku (wyrok BFH z 16.2.2022, X R 2/21; wyrok BFH z 21.6.2022, VIII R 25/20).
Przypadek 1: Podatnik zapłacił podatek obrotowy za miesiące maj-lipiec 2017 dopiero 9 stycznia 2018, ale domagał się odliczenia jako kosztu operacyjnego za rok 2017. Urząd skarbowy odmówił, ponieważ podatek obrotowy nie był wymagalny w okresie przełomu roku 2017/2018. BFH zgodził się z urzędem skarbowym, a wydatek został przypisany do roku 2018.
Przypadek 2: Powódka zapłaciła 10 stycznia 2018 wstępną płatność podatku obrotowego za okres zgłoszeniowy grudzień 2017. Jednak z powodu przedłużenia terminu płatności była ona wymagalna dopiero 10 lutego 2018. Również tutaj urząd skarbowy odmówił odliczenia za rok 2017, a BFH zgodził się. Wstępna płatność podatku obrotowego za okres zgłoszeniowy grudnia poprzedniego roku, która została wprawdzie zapłacona w ciągu dziesięciodniowego okresu, ale z powodu przedłużenia terminu płatności była wymagalna dopiero później, może być uznana za koszt operacyjny u osób prowadzących rachunek przychodów i rozchodów dopiero w roku odpływu.
Uwaga: Przepisy są niezwykle skomplikowane i zawierają wiele szczegółów, na przykład w przypadku polecenia zapłaty. W razie potrzeby zapytaj w swoim urzędzie skarbowym, kiedy należy ująć wstępną płatność podatku obrotowego.
Jakie szczególne zasady dotyczą wstępnego zgłoszenia podatku obrotowego?
