(2023) Czy mogę odliczyć mój gabinet/pracownię?

Wydatki na domowe biuro można odliczyć jako koszty uzyskania przychodu lub koszty operacyjne.

Od 1.1.2023 zmieniono zasady uwzględniania podatkowego wydatków na "Homeoffice" i "Homework", przy czym należy rozróżnić następujące dwa przypadki (§ 4 ust. 5 nr 6b i 6c EStG, zmienione przez "Jahressteuergesetz 2022" z 16.12.2022; pismo BMF z 15.8.2023, IV C 6-S 2145/19/10006):

1. Biuro stanowi "centrum" całej działalności zawodowej:

   W takim przypadku koszty biura domowego można odliczyć - jak wcześniej - w rzeczywistej wysokości lub - nowość - z roczną ryczałtem w wysokości 1.260 Euro jako koszty uzyskania przychodu lub koszty operacyjne. Musi to być "prawdziwe" domowe biuro, czyli oddzielne pomieszczenie, które jest prawie wyłącznie wykorzystywane do celów zawodowych i nie zawiera przedmiotów prywatnych. Centrum swojej działalności w domowym biurze mają na przykład pisarze, tłumacze lub specjaliści IT, którzy pracują prawie wyłącznie w domu.

2. Brak centrum, ale praca jest wykonywana (również) w domu:

   W takim przypadku można odliczyć podatkowo dzienną stawkę ryczałtową w wysokości 6 Euro za każdy dzień, maksymalnie 210 dni, czyli maksymalnie 1.260 Euro rocznie. Aby otrzymać dzienną stawkę ryczałtową, miejsce pracy w mieszkaniu nie musi spełniać żadnych szczególnych warunków. Nie ma znaczenia, czy pracuje się w kącie roboczym, przy kuchennym stole czy w oddzielnym pomieszczeniu.

Biuro jako centrum

Jak opisano powyżej, wydatki na domowe biuro można odliczyć w pełnej wysokości lub z roczną ryczałtem, jeśli stanowi ono "centrum całej działalności zawodowej" (§ 4 ust. 5 zdanie 1 nr 6b zdanie 2 EStG). Należy zwrócić uwagę na następujące szczegóły:

• Roczna ryczałtowa w wysokości 1.260 Euro to kwota ryczałtowa, która pokrywa wydatki na całą działalność zawodową w domowym biurze. Do 1.260 Euro koszty nie muszą być udokumentowane.
• Prawo wyboru odliczenia rocznej ryczałtowej zamiast rzeczywistych wydatków można wykorzystać tylko jednolicie na cały rok. Prawo wyboru można wykorzystać do momentu, gdy decyzja podatkowa stanie się ostateczna.
• Roczna ryczałtowa jest uwzględniana miesięcznie. Jeśli warunki do odliczenia kosztów biura nie są spełnione przez cały rok, roczna ryczałtowa jest pomniejszana o jedną dwunastą za każdy pełny miesiąc kalendarzowy, w którym warunki do odliczenia wydatków na domowe biuro nie są spełnione.
• Roczna ryczałtowa jest stosowana indywidualnie. Nie można jej wykorzystać wielokrotnie dla różnych działań, ale należy ją ewentualnie podzielić na różne działania.
• Oprócz odliczenia rocznej ryczałtowej nie jest dozwolone odliczenie dziennej stawki ryczałtowej (6 Euro za dzień) za inną działalność w tym samym okresie.
• Jeśli z domowego biura korzysta kilka osób, np. małżonkowie, partnerzy życiowi, warunki muszą być sprawdzone dla każdej osoby podlegającej opodatkowaniu.

Przykład 1:

A i B korzystają wspólnie z domowego biura, każdy w 50% (udział czasowy). Tylko dla A biuro stanowi centrum całej działalności zawodowej. Całkowite koszty wynoszą 4.000 Euro i są pokrywane proporcjonalnie do udziału w użytkowaniu.
A może odliczyć 2.000 Euro jako koszty operacyjne lub koszty uzyskania przychodu. B nie może odliczyć żadnych wydatków na biuro, ale może skorzystać z dziennej stawki ryczałtowej w wysokości 6 Euro za dzień.

Przykład 2:

A i B korzystają wspólnie z domowego biura, które dla obu przez cały rok kalendarzowy stanowi centrum całej działalności zawodowej. Rezygnują z ustalania poniesionych na ten cel wydatków i mogą zatem odliczyć roczną ryczałtową w wysokości 1.260 Euro jako koszty operacyjne lub koszty uzyskania przychodu.

Praca w domu, ale brak centrum

Koronawirus zmienił świat pracy. Wielu pracowników pracuje czasowo w home office, a czasowo w firmie lub urzędzie, więc centrum ich działalności nie znajduje się w domowym biurze. I nie zawsze pracownicy (lub osoby samozatrudnione) mają oddzielne pomieszczenie, które jest akceptowane podatkowo jako biuro. Jednak również oni ponoszą koszty związane z pracą w mieszkaniu, np. na ogrzewanie, prąd i wodę. W latach 2020-2022 osoby, które pracowały w domu i nie miały uznanego biura, mogły odliczyć ryczałt w wysokości 5 Euro za dzień, maksymalnie 600 Euro rocznie, jako koszty uzyskania przychodu. Była to ryczałtowa stawka za home office. I również od 2023 roku przysługuje im ulga podatkowa.

• Od 1.1.2023 ryczałtowa stawka za home office została przedłużona na czas nieokreślony. Kwota odliczenia podatkowego została podniesiona z 5 Euro do 6 Euro za dzień i jest przyznawana na maksymalnie 210 dni pracy w domu zamiast dotychczasowych 120 dni. W przeciwieństwie do dotychczasowych 600 Euro, maksymalna kwota wynosi teraz 1.260 Euro rocznie (§ 4 ust. 5 nr 6c EStG, wprowadzony przez "Jahressteuergesetz 2022" z 16.12.2022).
• Dotychczasowe określenie "ryczałtowa stawka za home office" było mylące, ponieważ sugerowało konieczność posiadania domowego biura. Obecnie ustawodawca mówi o pracy w mieszkaniu - prawdopodobnie bez względu na to, czy jest to główne, czy wakacyjne mieszkanie. Dlatego teraz należy mówić o ryczałcie za pracę w domu lub po prostu o dziennej stawce ryczałtowej.
• Aby otrzymać dzienną stawkę ryczałtową, miejsce pracy w mieszkaniu nie musi spełniać żadnych szczególnych warunków. Nie ma znaczenia, czy pracuje się przy kuchennym stole, w kącie roboczym czy w oddzielnym pomieszczeniu. Typowe domowe biuro nie jest warunkiem wstępnym do odliczenia ryczałtu. Dzienna stawka ryczałtowa pokrywa wszystkie (dodatkowe) koszty związane z użytkowaniem mieszkania.
• Dzienna stawka ryczałtowa: Podatnicy mogą odliczyć ryczałtową kwotę 6 Euro za każdy dzień, w którym działalność zawodowa jest wykonywana "głównie" w mieszkaniu i nie odwiedzają pierwszego miejsca pracy. Odliczenie dziennej stawki ryczałtowej jest również dozwolone, jeśli dostępne jest inne miejsce pracy. "Głównie" to określenie czasowe. Oznacza to, że więcej niż połowa rzeczywistego dziennego czasu pracy musi być wykonywana w mieszkaniu.
• Maksymalna kwota: Łącznie odliczenie dziennej stawki ryczałtowej za domowe miejsce pracy jest ograniczone do maksymalnej kwoty 1.260 Euro rocznie (210 dni x 6 Euro). Koszty materiałów biurowych można odliczyć dodatkowo.
• Prawo wyboru: Ze względów uproszczenia również pracownicy, którzy mają uznane biuro, mogą wybierać między - ewentualnie proporcjonalną - roczną ryczałtą w wysokości 1.260 Euro a dzienną stawką ryczałtową w wysokości 6 Euro za dzień. Nie jest dozwolone jednoczesne odliczenie rzeczywistych kosztów, rocznej lub dziennej stawki ryczałtowej. Dotyczy to również sytuacji, gdy w roku kalendarzowym wykonywane są różne prace. Odliczenie dotyczy zawsze całej działalności zawodowej podatnika.
• Działania: Jeśli podatnicy wykonują różne prace, zarówno dzienna stawka ryczałtowa w wysokości 6 Euro, jak i maksymalna kwota 1.260 Euro mogą być podzielone na różne działania lub przypisane w całości do jednego działania. Kwoty nie mogą być odliczane wielokrotnie w odniesieniu do różnych działań.
• Podwójne gospodarstwo domowe: Jeśli koszty zakwaterowania są zgłaszane w ramach podwójnego gospodarstwa domowego, dodatkowe odliczenie dziennej stawki ryczałtowej nie jest dozwolone. To samo dotyczy sytuacji, gdy odliczane są koszty domowego biura.
• Rozliczenie: Dzienna stawka ryczałtowa jest - podobnie jak inne koszty uzyskania przychodu - rozliczana z ryczałtem dla pracowników w wysokości 1.230 Euro. Oznacza to, że oszczędność podatkowa występuje dopiero wtedy, gdy koszty uzyskania przychodu przekraczają łącznie 1.230 Euro.
• Obowiązek prowadzenia dokumentacji: Dni kalendarzowe, w których spełnione są warunki do skorzystania z dziennej stawki ryczałtowej, muszą być rejestrowane przez podatnika i wiarygodnie udokumentowane w odpowiedniej formie.

Pytanie brzmi, czy oprócz dziennej stawki ryczałtowej można również odliczyć koszty podróży.

Należy tutaj rozróżnić, czy podróże prowadzą do "pierwszego miejsca pracy", czy są wykonywane w ramach "pracy w terenie" (przypadek podstawowy). Istnieje również specjalna regulacja, gdy "trwale nie ma innego miejsca pracy". Najpierw zajmijmy się przypadkiem podstawowym:

• Podróże do pierwszego miejsca pracy: Jeśli pracownik jedzie w dniu pracy w domu dodatkowo do swojego pierwszego miejsca pracy, nie można odliczyć dziennej stawki ryczałtowej w wysokości 6 Euro, lecz tylko koszty podróży z ryczałtem za odległość. Zasadniczo nie jest dozwolone jednoczesne korzystanie z ryczałtu i kosztów podróży. W tych przypadkach odliczenie dziennej stawki ryczałtowej nie zależy od tego, czy pracownik ma dostęp do innego miejsca pracy.
• Podróże w ramach pracy w terenie: Jeśli pracownik oprócz pracy w mieszkaniu wykonuje również pracę w terenie, może odliczyć zarówno dzienną stawkę ryczałtową, jak i koszty podróży służbowej. Dzienna stawka ryczałtowa jest jednak przyznawana tylko wtedy, gdy praca w tym dniu jest wykonywana "głównie w mieszkaniu", tj. przez więcej niż połowę rzeczywistego dziennego czasu pracy.

Przykład 1:

Zatrudniony inżynier budowlany jedzie w ciągu dnia najpierw na plac budowy (praca w terenie), a następnie wykonuje prace biurowe nie w miejscu pracy swojego pracodawcy (pierwsze miejsce pracy), lecz w swoim miejscu pracy w mieszkaniu. Inżynier budowlany może odliczyć zarówno koszty podróży na plac budowy, jak i dzienną stawkę ryczałtową za ten dzień, jeśli praca była wykonywana głównie w mieszkaniu, tj. przez więcej niż połowę całkowitego czasu pracy w danym dniu.

Przykład 2:

V jest zatrudnionym maklerem ubezpieczeniowym. W ciągu dnia V jedzie najpierw do klienta (godzina jazdy) i doradza mu w jego mieszkaniu (czas trwania: dwie godziny). Następnie V wraca do domu (godzina jazdy). Stamtąd V wykonuje inne czynności zawodowe w mieszkaniu przy kuchennym stole (trzy godziny). V ma dostęp do innego miejsca pracy w biurze swojego pracodawcy (pierwsze miejsce pracy). V nie pracuje głównie w swoim mieszkaniu. Czas podróży (łącznie dwie godziny) i doradztwo u klienta (dwie godziny) przekraczają łącznie czas pracy w mieszkaniu (trzy godziny). V nie ma prawa do dziennej stawki ryczałtowej.

Specjalna regulacja "brak innego miejsca pracy":

Jeśli dla działalności zawodowej "trwale nie ma innego miejsca pracy" i praca jest wykonywana w mieszkaniu oraz w pierwszym miejscu pracy lub w terenie, można odliczyć zarówno dzienną stawkę ryczałtową, jak i koszty podróży lub koszty podróży służbowej. W tych przypadkach nie jest wymagane, aby praca była wykonywana "głównie w mieszkaniu". Specjalna regulacja dotyczy wielu nauczycieli, których centrum działalności znajduje się w szkole, ale nie mają tam biurka do przygotowania i opracowania lekcji.

Przykład:

Pan Steuerle jest nauczycielem i codziennie uczy w szkole od 8:00 do 13:00, a po południu od 15:00 do 18:00 przygotowuje i opracowuje lekcje oraz sprawdza prace klasowe w mieszkaniu. Pan Steuerle nie ma w szkole innego miejsca pracy do przygotowania i opracowania lekcji. Pan Steuerle może odliczyć zarówno ryczałt za odległość za podróże do szkoły (pierwsze miejsce pracy), jak i dzienną stawkę ryczałtową za pracę w mieszkaniu.