(2023) Ce înregistrări sunt necesare?

Ca bază pentru calculul excedentului de încasări se folosesc înregistrări simple care includ toate veniturile încasate și toate cheltuielile efectuate în cursul anului. Conform așa-numitului "principiu de încasare-plată", veniturile din exploatare trebuie înregistrate în anul fiscal în care au fost încasate, iar cheltuielile de exploatare în anul fiscal în care au fost efectuate.

Nu este suficient să creați un singur articol "Venituri din exploatare" și "Cheltuieli de exploatare". În cazul unui volum mai mare de afaceri, ar trebui să defalcați aceste articole, de preferință conform structurii din formularul fiscal "Anexa EÜR".

Înregistrarea veniturilor

Chiar și ca persoană care calculează excedentul de încasări, sunteți obligat să înregistrați veniturile individual în scopuri de TVA (§ 22 alin. 2 UStG; Hotărârea BFH din 26.2.2004, BStBl. 2004 II p. 599). Trebuie să listați

• venituri supuse TVA cu sume nete și TVA aferentă, separate pe cote de TVA (7 %, 19 %),
• venituri scutite de TVA.

Înregistrări separate ale cheltuielilor de exploatare

Anumite cheltuieli de exploatare trebuie înregistrate individual și separat de celelalte cheltuieli de exploatare, deoarece numai atunci pot fi deduse în măsura prevăzută de lege (§ 4 alin. 7 EStG). Și anume

• costuri de ospitalitate 70 %,
• cadouri până la 35 Euro pe an și partener de afaceri,
• costuri pentru biroul de acasă (numai dacă este centrul activității totale),
• retrageri și depuneri, dacă doriți să deduceți cheltuieli de dobânzi peste suma de bază de 2.050 Euro ca cheltuieli de exploatare.

Registrul de active

Într-un registru de active trebuie să înregistrați continuu următoarele bunuri de capital cu costurile de achiziție sau producție și data achiziției, producției sau depunerii lor (§ 4 alin. 3 fraza 5 EStG):

• bunuri de capital neamortizabile, cum ar fi terenuri, participații, alte investiții financiare, bunuri imateriale neamortizabile.
• bunuri de capital amortizabile, achiziționate, produse sau depuse în capitalul de exploatare după 5.5.2006. Acest lucru se aplică bunurilor cu costuri de achiziție sau producție de peste 1.000 Euro net (pentru achiziții după 1.1.2008).
• anumite bunuri de capital circulant, achiziționate, produse sau depuse în capitalul de exploatare după 5.5.2006. Acest lucru se aplică acțiunilor la societăți pe acțiuni, valorilor mobiliare și altor creanțe și drepturi necertificate, terenurilor și clădirilor din capitalul circulant.

Notă: În acest registru de active trebuie, de asemenea, să fie înregistrate valorile contabile la începutul și la sfârșitul anului fiscal pentru bunurile de capital amortizabile (de exemplu, mașini de serviciu, PC-uri, mobilier de birou etc.), precum și sumele de amortizare și, dacă este cazul, amortizarea specială conform § 7g EStG.

Este necesar un alt registru special pentru bunurile de mică valoare. Cele achiziționate sau produse în perioada 2010-2018 trebuie

• până la 250 Euro net (până în 2017: 150 Euro) să nu mai fie înregistrate (sunt amortizate imediat) și
• de la 250,01 Euro (până în 2017: 150,01 Euro) până la 1.000 Euro net să fie înregistrate într-un cont special și amortizate ca un articol colectiv pe o perioadă de 5 ani.

Retrageri și depuneri

Acestea trebuie înregistrate separat dacă aveți "alte dobânzi datorate" pentru împrumuturi de afaceri. În caz contrar, deducerea dobânzilor datorate este limitată la dobânzile pentru finanțarea bunurilor de capital și la alte dobânzi până la doar 2.050 Euro (§ 4 alin. 4a fraza 6 EStG).

Suma de deducere pentru investiții

Sunt necesare înregistrări speciale dacă doriți să deduceți o sumă de deducere pentru investiții. Acest lucru este posibil dacă profitul - fără suma de deducere pentru investiții - nu depășește 200.000 Euro.

Biroul de acasă

Pentru persoanele independente care solicită fiscal un birou de acasă, se aplică obligații speciale de înregistrare conform § 4 alin. 7 EStG. Aceste obligații se referă la înregistrarea costurilor aferente biroului de acasă. Este acceptabil să estimați aceste costuri și să le documentați după încheierea anului fiscal sau calendaristic pe baza extrasului anual al instituției de credit. Acest lucru se aplică și cheltuielilor variabile, cum ar fi costurile de apă și energie.

În ceea ce privește sumele de amortizare, este suficient să le înregistrați o dată pe an, la scurt timp după sfârșitul fiecărui an calendaristic sau fiscal. Pentru deducerea unei sume forfetare anuale, nu se aplică obligațiile speciale de înregistrare conform § 4 alin. 7 EStG.

Persoanele care calculează excedentul de încasări nu sunt supuse, în principiu, unor obligații legale speciale de înregistrare. DAR: O obligație de înregistrare poate rezulta din Legea privind taxa pe valoarea adăugată sau din "Principiile pentru conducerea și păstrarea corectă a registrelor, înregistrărilor și documentelor în formă electronică, precum și accesul la date (prescurtat GoBD)". Conform acestora, întreprinzătorii sunt obligați să înregistreze tranzacțiile comerciale fără numerar în termen de zece zile. Încasările și plățile în numerar trebuie înregistrate zilnic. Informațiile nu trebuie să se piardă, astfel încât este necesară o arhivare ordonată a facturilor de intrare și ieșire, precum și o înregistrare sistematică a plăților. De obicei, acest lucru se realizează prin numerotarea și contorizarea continuă a facturilor de intrare și ieșire, precum și prin arhivarea în dosare speciale sau prin înregistrări electronice. Modificările ulterioare în contabilitate, cum ar fi anulările sau corecțiile, trebuie documentate clar. Prin urmare, nu renunțați la înregistrările continue, chiar dacă calculați excedentul de încasări.

Important: Ca întreprinzător, trebuie să stocați toate documentele, inclusiv documentele MS-Office, fișierele PDF și e-mailurile, într-un mod sigur din punct de vedere al reviziei. Aceasta înseamnă că modificările ulterioare ale documentelor electronice, chiar și neintenționate, trebuie excluse sau trebuie asigurată o trasabilitate printr-o istorie completă a modificărilor. Stocați documentele electronice într-un sistem de management al documentelor.